Il n’est pas rare de voir des piles de papier combler le vide de certains de nos bureaux. Il devient ardu de chercher une information à travers tout ce brouhaha de feuilles. Quand s’ajoute à ceci, les ordres du jour à lire et partager ainsi que les comptes rendus de réunions à conserver, il devient impossible de s’y retrouver.

Mais si vous utilisiez un portail de gestion de réunions tel que Beenote afin d’avoir des réunions utilisant moins de papier, voir même zéro papier? Qu’est-ce que cela pourrait vous apporter de plus qu’un bureau propre? Bien plus que vous ne le pensez! Si vous changiez vos habitudes et adoptiez de bonnes pratiques de réunion, voyons voir les répercussions positives que cela pourrait avoir sur l’ensemble de l’organisation.

 

1. Sécurité des données

Des documents sécures pour une paix d’esprit, voilà la première raison d’utiliser un portail de gestion de réunions. Pas de vol de documents confidentiels, traçabilité des documents et identification rapide des personnes qui ont eu accès aux données confidentielles.

2. Améliorer la collaboration d’équipe

Permet l’écriture collaborative de l’ensemble des documents de réunion, diminution exhaustive des échanges par courriel, suivi des approbations de l’ordre du jour et du compte rendu et collaboration en temps réel lors de la réunion.

3. Augmenter la participation active aux réunions virtuelles

Tout le monde a accès aux documents, peut les lire avant la réunion et être préparé durant la tenue de celle-ci. Les participants se sentiront donc plus impliqués.

4. Faciliter le partage de documents

Les documents centralisés permettent d’avoir toujours en main la dernière version disponible et diminuent le risque d’erreur de version.

réunion zéro papier

5. Déplacement simplifié et productif

Rapidité d’accès à tous vos documents durant vos déplacements grâce à une synchronisation sur tous vos appareils.

6. Faciliter la recherche d’information

Recherche facile par mots clés dans tous les ordres du jour et comptes rendus, et ce, par dossier et équipe.

7. Diminuer le temps passé en procédure administrative

Impression, manipulation, partage, classement, archivage et recherche sont maintenant des tâches reléguées aux oubliettes.

8. Diminuer les coûts inhérents aux réunions

Grâce au dépôt centralisé des documents, plus besoin de dépenser pour le papier, l’encre, l’envoi par la poste, etc.

9. Respecter davantage l’environnement

Partager de belles valeurs de recyclages avec notre entourage afin de sauver des arbres.

10. Gagner de l’espace dans vos bureaux

Gagner de l’espace physique dans vos bureaux grâce aux documents électroniques, car ils étaient auparavant décernés pour le rangement (archives).

Melanie est Spécialiste du marketing numérique chez Comnet Technologie. Elle s’occupe du design, du contenu, de l’expérience utilisateur et de tout le marketing pour Beenote. Melanie aide les individus, les équipes et les organisation à adopter de bonnes pratiques de réunion.

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