Last Updated on 23 mars 2021 by Beenote

Plusieurs clament haut et fort que lorsque le smartphone est permis en réunion, certains perdent leur temps (et parfois ceux des autres) sur Facebook, Instagram et Cie, ou ils répondent à leurs emails ou qu’ils ne suivent tout simplement pas les échanges et nuisent ainsi au bon déroulement de la rencontre. Et si, au contraire, utiliser son smartphone pour les réunions pouvait être bénéfique pour tous les participants? Vous ne me croyez pas? Voilà 11 raisons d’utiliser votre smartphone pour les réunions.

 

Planifier votre réunion

 

1. Utilisez un outil collaboratif de gestion de réunion; la rédaction de l’ordre du jour peut se faire à plusieurs collaborateurs.

2. Soyez mieux préparé: L’ordre du jour est disponible en tout temps, et lieu. Cela permet une meilleure préparation des participants à la réunion.

3. Soyez informé: Les notifications de réunion à venir s’affichent sur votre smartphone lorsque vous avez fait l’intégration à votre agenda corporatif (Microsoft 365 ou Google)

 

Pendant la tenue de votre réunion

 

4. Respect de l’environnement et économie monétaire avec les réunions zéro papier: les gens consultent l’ordre du jour et les documents pertinents sur leur smartphone.

5. Notes collaboratives: Chacun des participants peut ajouter des notes au sujet en cours.

6. Plus qu’un cahier de notes: Le smartphone permet de prendre et conserver facilement ses notes personnelles. Elles pourront être recherchées ensuite par mots clés. Plus besoin de cahiers de notes où il est ardu de trouver l’information ensuite.

 

ARBRES DECISIONELS

7. Outil pour le télétravail: Utiliser une appli de vidéoconférence tel que Teams ou Zoom et assister à une réunion virtuelle avec votre équipe. C’est comme si vous étiez au bureau!

8. L’enregistrement audio permet de se protéger, de conserver une trace audio de ce qui a été dit et décidé. Vous documentez ainsi vos réunions afin d’éviter confusion ou conflit.

9. Pratiquer le co-walking: L’avantage principal du smartphone c’est sa mobilité. Alors, pourquoi rester confiné dans vos bureaux ou à la maison? Sortez et faites un co-walking sur un sujet qui vous cause du souci. Vous allez voir, l’inspiration viendra plus rapidement.

 

BLOG  Les réunions, le mouton noir du travail - 3 principales raisons de se réunir

Faites un meilleur suivi de vos réunions

 

10. Accès  à tous les documents de la réunion et de celles passées avec le dépôt centralisé des comptes rendus

11. Suivi des tâches: Le smartphone permet d’un seul coup d’œil de voir l’ensemble des tâches qui ont été assignées en réunion pour un meilleur suivi et avancements des projets.

 

En conclusion

Bien sûr, certains diront toujours qu’apporter son smartphone en réunion est une source importante de distractions, mais ils sont là pour de bon. Faites-vous en un allié et ayez enfin des réunions plus efficaces.

 

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