Last Updated on

Plusieurs clament haut et fort que lorsque le smartphone est permis en réunion, certains perdent leur temps (et parfois ceux des autres) sur Facebook, Instagram et Cie, ou ils répondent à leurs emails ou qu’ils ne suivent tout simplement pas les échanges et nuisent ainsi au bon déroulement de la rencontre. Et si, au contraire, utiliser son smartphone pour les réunions pouvait être bénéfique pour tous les participants? Vous ne me croyez pas?

 

Voilà 11 raisons d’utiliser votre smartphone pour les réunions.

 

Avant la réunion

 

1. Outil collaboratif : La rédaction de l’ordre du jour peut se faire à plusieurs.

2. L’ordre du jour est disponible en tout temps, et lieu. Cela permet une meilleure préparation des participants pour la réunion.

3. Intégration à votre agenda corporatif et notification de réunion à venir sur votre smartphone

 

Pendant la réunion

 

4. Respect de l’environnement et économie monétaire avec les réunions zéro papier : les gens consultent l’ordre du jour et les documents pertinents sur leur smartphone.

5. Outil collaboratif : Chacun des participants peut ajouter des notes au sujet en cours.

apportez smartphone réunion

6. Le smartphone permet de prendre et conserver facilement ses notes personnelles. Elles pourront être recherchées ensuite par mots clés. Plus besoin de cahiers de notes où il est ardu de trouver l’information ensuite.

7. Outil pour le télétravail : Le smartphone permet de suivre en temps réel une réunion pour laquelle vous ne pouvez être physiquement présent. Jumelée à un outil de vidéoconférence tel que Zoom, Skype ou Hangout, c’est comme si vous y étiez!

8. L’enregistrement audio permet de se protéger, de conserver une trace de ce qui a été dit et décidé. Vous documentez ainsi vos réunions afin d’éviter confusion ou conflit.

9. Pratiquer le co-walking : L’avantage principal du smartphone c’est sa mobilité. Alors, pourquoi rester confiné dans vos bureaux? Sortez à l’extérieur avec quelques-uns de vos collègues et faites un co-walking sur un sujet qui vous cause du souci. Vous allez voir, l’inspiration viendra plus rapidement.

 

Après la réunion

 

10. Accès  à tous les documents de la réunion et de celles passées avec le dépôt centralisé.

11. Suivi des tâches: Le smartphone permet d’un seul coup d’œil de voir l’ensemble des tâches qui ont été assignées en réunion pour un meilleur suivi et avancements des projets.

 

En conclusion

Bien sûr, certains diront toujours qu’apporter son smartphone en réunion est une source importante de distractions, mais ils sont là pour de bon. Faites-vous en un allié et ayez enfin des réunions plus efficaces. 

 

Beenote est une solution de gestion de réunions disponible en version mobile.

Related Post