Même si les technologies occupent de plus en plus de place dans nos vies, certains sont plus réticents à les intégrer à leur travail et plus précisément en contexte de réunion. Plusieurs clament haut et fort que tout le monde perd son temps sur Facebook, Instagram et Cie ou dans ses courriels et qu’ils ne suivent tout simplement pas les échanges et nuisent ainsi au bon déroulement de la rencontre. Et si, au contraire, utiliser son smartphone en réunion pouvait être bénéfique pour tout le monde?

Parfois, les gens n’ont tout simplement pas envie d’apprendre à utiliser un nouvel outil, soit par manque de temps, par manque d’intérêt ou par habitude. Dans plusieurs secteurs d’activités, il n’est pas toujours facile de changer des habitudes établies depuis longtemps. Pourtant, accorder quelques heures à l’apprentissage d’un logiciel ou d’une application mobile peut faire économiser du temps dans tout le processus entourant la réunion (avant-pendant et après), gagner en efficacité, productivité et développer la collaboration d’équipe.

Vos réunions pourraient gagner en efficacité si vous introduisez un logiciel conçu à cet effet. Vous ne me croyez pas? Découvrez comment les outils technologiques permettent de rendre vos réunions plus efficaces.

(Avant la réunion)

1. Gagner du temps : Ordre du jour

Chaque semaine, c’est toujours la même rengaine, écrire le fameux ordre du jour de la réunion qui vous prend plus de temps que nécessaire.

  1. Vous rédigez le tout dans un logiciel de traitement de texte ou autre.
  2. Envoyez cet ordre du jour aux autres au cas où vous auriez oublié d’inscrire un point important.
  3. Vous mettez ensuite cet ordre du jour au propre.
  4. Envoyez cet ordre du jour aux autres pour approbation.
  5. Vous l’envoyez par courriel aux gens qui seront présents (parfois en oubliant des adresses courriel ou des documents importants, oups!)
  6. Le faites imprimer au cas où les gens ne l’auraient pas reçu.

Au final, tout ceci vous aura pris un temps fou avec tous ces allers-retours entre participants!

Mais quand est-il si vous utilisez une solution de gestion des réunions?

Le mot d’ordre : collaboration

  1. Vous rédigez l’ordre du jour dans la solution choisie.
  2. Vous envoyez l’information en indiquant aux autres participants d’ajouter les points manquants, de joindre les documents importants s’il y a lieu ou autres éléments nécessaires.
  3. L’ordre du jour est disponible à tous, en tout temps, et lieu.

Besoin d’en dire plus?

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2. Gagner du temps : Gestion des horaires

Ce qui peut demander également beaucoup de temps lors de la planification de réunion est la gestion des horaires de tous et l’accessibilité aux salles de conférence, ce qui peut presque devenir une discipline olympique dans certaines organisations. Avec l’intégration à votre agenda corporatif, l’heure et la date de la prochaine rencontre deviennent maintenant faciles à gérer.  Votre agenda corporatif permet d’envoyer des sondages de préférences pour les disponibilités de rencontre avec un résultat de disponibilité maximale de présence. On peut également voir le calendrier de tout le monde afin de déterminer le meilleur moment. Les choix finaux seront automatiquement intégrés à votre solution de gestion des réunions.

3. Avoir des participants préparés

En faisant parvenir à tous les participants un ordre du jour détaillé de la réunion, vous vous assurez qu’ils seront tous bien préparés pour la rencontre. Ils pourront avoir accès à toutes les informations à un seul endroit et y avoir accès de n’importe quel endroit, à n’importe quel moment.

4. Réunion sans papier, notes incluses

Il n’est pas rare que les gens apportent un petit cahier de notes en réunion. Alors, pourquoi ne pas utiliser votre smartphone, que la plupart apportent de toute manière, et transcrire immédiatement vos propres notes dans l’application. Vous aurez ainsi accès à toutes vos notes et lorsque vous voudrez retrouver une note que vous avez prise lors d’une réunion passée, la tâche sera moins ardue que de fouiller à travers plusieurs cahiers. En plus, vous faites un bon geste pour l’environnement. 🙂

Article pouvant vous intéresser : Prendre des notes en réunion, 6 raisons d’être accro.

(Pendant)

5. Outils pour le télétravail

Beaucoup de gens de nos jours travaillent à la maison pour diverses raisons. Jumelée à un outil de vidéoconférence tel que Zoom, Skype ou Hangout, l’utilisation d’une solution de gestion des réunions permet de voir dans l’ensemble les sujets, de prendre des notes personnelles, de se sentir plus impliqué durant la réunion en étant le preneur de notes attitré par exemple. Vous ne serez plus qu’un simple spectateur, mais bien un participant actif.

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6. Accessibilité

Un imprévu est vite arrivé et LA réunion importante que vous aviez, sera faite sans vous malheureusement. Heureusement, avec votre smartphone, tablette ou portable, vous pourrez suivre en temps réel cette réunion, peu importe l’endroit où vous vous trouvez!

7. Confirmation

La technologie peut également être une forme de protection très utile. Par exemple, dans un contexte de réunion, l’enregistrement audio est en effet un bon moyen d’éviter toute confusion ou tout conflit quelconque. En possédant des enregistrements, vous avez tout ce qui vous permet de confirmer ou d’infirmer certains propos.

 

8. Efficacité

Que ce soit pour des sujets non prévues qui s’ajoutent, des discussions qui vont dans tous les sens (la machine à café est brisée, nonnnn…), plusieurs désagréments arrivent et la plupart du temps, les réunions sont nombreuses et prennent plus de temps que prévu. Afin de rester focalisé sur les objectifs, utiliser un chronomètre qui indique le temps en court et celui qui reste. Alors plus de raisons non valables de dépasser le temps qui était prévu initialement!

 

9. Implication : Pas toujours le même

Dans de nombreuses organisations, les réunions sont souvent planifiées, animées et rédigées par la même personne. Dès maintenant, chacun peut avoir, à tour de rôle, l’opportunité d’alterner ces tâches. Ainsi les gens auront le sentiment d’être impliqués, de ne plus être seulement spectateurs.

(Après)

10. Gagner du temps : compte rendu

L’utilisation d’outils technologiques dans un contexte de réunion peut permettre de gagner beaucoup de temps. En inscrivant les notes durant la réunion, compléter vos comptes rendus devient une tâche rapide et de plus, la transmission par courriel se fait automatiquement.

Au lieu d’avoir à créer un compte rendu à partir de notes douteuses et pas toujours très claires (mais que veut donc dire la petite étoile à côté du mot assurances?), vous pouvez utiliser ces outils afin de produire votre compte rendu rapidement.

11. Simplifier les suivis

En un seul endroit, vous accédez à l’ensemble des décisions prises et des tâches assignées. Ainsi, vous pouvez facilement effectuer tous vos suivis (qui a fait quoi, quelles tâches est attitrées à qui, où en est rendus ladite tâche) et vous évitez ainsi de perdre des informations importantes en cours de route.

 

En conclusion

Bien sûr, certains diront toujours que les technologies sont sources importantes de distractions, mais elles sont là pour rester. Adopter donc ses outils technologiques pour vous en faire des alliés et avoir enfin des réunions plus efficaces.

 

Et vous, comment utilisez-vous votre smartphone en réunion?

 

Melanie est Spécialiste du marketing numérique chez Comnet Technologie. Elle s’occupe du design, du contenu, de l’expérience utilisateur et de tout le marketing pour Beenote. Melanie aide les individus, les équipes et les organisation à adopter de bonnes pratiques de réunion.

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