Chaque jour, dans une entreprise, il s’y tient un nombre incalculable de réunions, car plusieurs sont informelles, bien entendues. Seulement chez Microsoft avec leur outil Teams, en avril 2020, ils ont obtenu un nombre record de réunions: 2,7 milliards! Ça fait beaucoup de réunions virtuelles.

Mais au-delà du nombre de réunions, chacune a un nom précis. Elles ont un objectif différent, les participants n’ont pas les mêmes rôles, la durée est variable, les décisions seront influencées par l’objectif de départ et bien entendu les actions à prendre seront différentes d’un type de réunion à l’autre et les résultats ne seront pas les mêmes.

Nous vous détaillons ici sommairement les 16 différents types de réunion pour que vous puissiez rapidement vous y retrouver.

 

La réunion d’équipe collaborative

Ce n’est plus qu’une personne qui écrit l’ensemble des documents, c’est la responsabilité de chaque personne impliquée d’y mettre son grain de sel. Chaque membre de l’équipe participe à la discussion et l’équipe prend des notes collaboratives dans une solution de gestion des réunions. Le but ultime est de travailler ensemble, d’être actif dans tout le processus des réunions.

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La réunion d’information

Le partage d’information est le but principal de ce type de réunion pour ainsi annoncer des nouvelles d’entreprise ou un nouveau produit. Elle est préférée à une communication écrite, car elle permet de répondre rapidement aux interrogations et de valider la compréhension du message.

 

​La réunion de résolution de problèmes

Se réunir permet de trouver une solution en groupe, de voir différent angle et point de vue que nous n’aurions pas trouvé seul. C’est aussi le meilleur moyen pour résoudre des différends entre personnes concernées.

 

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La réunion de prise de décision

C’est le moment d’avoir une discussion sur un sujet précis dont chaque personne présente en connait l’essentiel pour prendre une décision éclairée. Le consensus est primordial pour que la décision soit valide et que les actions qui en découlent se réalisent.

 

​La réunion de projet

Réunions qui sont la plupart du temps convoquées par le responsable du projet, qui ont lieu fréquemment pour mettre à jour les personnes de l’équipe sur ledit projet et le faire avancer adéquatement. C’est l’occasion de discuter de ce qui a moins fonctionné ainsi que les solutions apportées. Bien sûr, on inscrit les réussites au compte rendu.

 

La réunion récurrente

Que ce soit hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, la réunion récurrente permet de faire le point sur les projets en cours, de consulter l’équipe sur les problèmes encourus et de s’aligner ensemble sur les prochaines étapes et actions à prendre pour continuer sur la bonne voie.

 

La réunion en ligne ou à distance

Réunion qui se tient à distance, et en ligne par un outil de visioconférence, par certains ou tous les membres de l’équipe. Idéal pour les équipes multisites, les collaborateurs qui travaillent de la maison ou toute raison qui nécessite d’avoir une réunion virtuelle à l’extérieur du bureau.

 

La réunion debout (stand-up ou scrum)

Réunion qui provient des pratiques agiles, le stand-up meeting ou scrum permet de gagner en rapidité en se tenant debout et en cercle, durant habituellement entre 5 et 15 minutes. Chaque participant mentionne ce qui a été fait, ce qui sera fait aujourd’hui et s’il a un problème qui bloque l’avancement du travail et si l’équipe peut aider à le résoudre.

 

Le co-walking (réunion marché ou walking meeting)

Il fait beau à l’extérieur et vous avez besoin de vous aérer l’esprit, mais une réunion se tient dans 5 minutes? C’est le moment de faire une réunion marché avec vos 3-4 vos collègues. Vous y trouverez que des bienfaits sur votre corps et esprit.

 

Conseil d’administration

Le conseil d’administration est un groupe de personnes qui représente les intérêts financiers des actionnaires. Lors des CA, ils définissent les politiques et orientent l’équipe de direction sur les stratégies à mettre en place et par le fait même, veillent à sa réalisation.

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Comité exécutif ou comité de direction

Ces réunions permettent aux principaux cadres dirigeants de se réunir pour ainsi mener les différentes activités de l’entreprise, échanger sur les stratégies à haut niveau portant sur les intérêts de l’organisation et assurer le suivi des décisions du CA.

 

​Les rencontres individuelles (One-on-one)

Les cadres tiennent ces réunions avec leurs collaborateurs 1 fois par année, ou même plus dans certaine organisation, pour faire le point sur les aspects négatifs et positifs du travail de ce dernier.

 

Génération d’idées (brainstorming)

Ce n’est pas le moment de se censurer, car la réunion de génération d’idées permet de sortir sa créativité pour de nouveaux projets et même trouver des solutions à certains problèmes.

 

La formation

Que ce soit à l’embauche dans une entreprise ou pour perfectionner les collaborateurs, les formations individuelles ou en groupe sont un type de réunion qui se tient régulièrement en entreprise.

 

La conférence

Un animateur, ou bien entendu un conférencier donne une prestation sur un sujet précis devant une assemblée.

 

Comité social et économique (CSE)

Le CSE représente le personnel et doit être mis en place pour les organisations de plus de 11 salariés. L’employeur et les employés constituent le CSE. Diverses règles régissent le CSE dépendant de la taille de celle-ci.

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En conclusion

Beenote est l’outil idéal pour tenir l’ensemble de ces réunions afin d’apporter une structure et un soutien essentiel pour les leaders de réunion.

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