Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de 3 Meeting Habits That Will Make You More Effective.

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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Lorsqu’une année se termine et qu’une autre commence, nous réfléchissons à l’année écoulée, établissons nos intentions et examinons les habitudes à modifier ou à créer pour soutenir notre vision pour l’année suivante. En ce début de printemps, nous vous invitons à examiner vos habitudes de réunion (oui, les comportements autour des réunions peuvent être des habitudes!). Est-ce que ces habitudes soutiennent ou nuisent à vos efforts de productivité? Pouvez-vous remplacer vos mauvaises habitudes de réunion par des habitudes plus efficaces?

Les employés perdent beaucoup de temps dans des réunions improductives

L’employé moyen consacre environ 31 heures par mois à des réunions d’affaires improductives, ce qui équivaut à 37 milliards de dollars en coûts salariaux annuels. Entre les réunions, les courriels et diverses interruptions, environ 60% du temps de travail est consacré à éteindre les feux et à maintenir le statu quo plutôt que de faire avancer le travail.

Pourtant, exécutées efficacement, les réunions peuvent fournir un contexte significatif pour prendre des décisions, partager des idées, établir des relations et promouvoir la culture d’entreprise. Préparez-vous à récupérer votre temps et à apporter plus de facilité à votre vie professionnelle en brisant les mauvaises habitudes de réunion!

À quoi ressemblent les habitudes de réunion?

Premièrement, nous devons comprendre la nature d’une habitude. Dans The Power of Habit, Charles Duhigg partage les recherches du MIT qui met au jour une boucle neurologique composée de trois parties – le déclencheur, la routine et la récompense – qui forment le cœur de chaque habitude.

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Cette boucle neurologique constitue le noyau de chaque habitude.

Alors, comment ça marche? Un déclencheur déclenche un modèle de comportement de routine. La routine est renforcée par la récompense de sorte que la prochaine fois que le même déclencheur se produit, le cycle se répète. Lorsque vous voulez cesser une mauvaise habitude, commencez par identifier les éléments dans la boucle des habitudes.

 

Imaginez ce scénario:
Vous assistez à toutes les réunions auxquelles vous êtes invité – même si vous n’avez pas vraiment besoin d’être là. Beaucoup de ces réunions vous font perdent du temps ou ne sont pas pertinentes pour votre travail. Vous quittez la plupart de ces réunions malheureux et irrité.

Déclencheur:L’invitation à la réunion. Que ce soit un courriel, un mémo ou un appel téléphonique, l’invitation à la réunion déclenche votre comportement de routine.
Routine: Cliquez sur « aller » et assistez à la réunion. Vous n’avez pas sérieusement envisagé la possibilité de refuser une invitation à une réunion parce que vous ne pensez pas que votre responsable approuverait ou ce n’est juste pas acceptable sur votre lieu de travail.
Récompense: Vous vous sentez important ou dans le savoir. Vous pourrez passer le temps de la réunion à rêver, à répondre à des courriels ou travailler sur d’autres aspects de votre travail que vous devriez faire, mais au moins, vous êtes là où tout le monde est. De plus, vous avez évité la conversation embarrassante sur le pourquoi vous ne vouliez pas assister à cette réunion.

Accepter les invitations à des réunions par défaut est une habitude de réunion non examinée dans de nombreuses organisations, même lorsque les avantages d’un travail plus prioritaire l’emportent largement sur les avantages de la participation.

Briser les mauvaises habitudes de réunion

Comme l’explique Duhigg, le moyen le plus efficace de changer d’habitude n’est pas de changer le déclencheur ou la récompense, mais de se concentrer sur le changement de la routine. La prochaine fois que vous recevez une invitation à une réunion (le déclencheur), ne cliquez pas immédiatement sur « aller ». Lisez d’abord l’ordre du jour ou les détails de la réunion (nouvelle routine). Ensuite, décidez si assister à la réunion est le meilleur usage de votre temps. S’il n’y a pas d’ordre du jour disponible, contactez le responsable de la réunion pour en savoir plus sur l’objectif de la réunion, ou savoir comment vous pouvez contribuer au mieux à la conversation ou comment rester informé si vous manquez la réunion. Cette nouvelle routine vous rapportera les récompenses suivantes : du temps récupéré et moins de stress et de distraction afin que vous puissiez vous concentrer sur un travail plus prioritaire.

Convaincu que le développement de meilleures habitudes de réunion devrait être une priorité? Développez l’une de ces trois nouvelles habitudes présentées ici-bas, ou toutes les trois au fil du temps!

Nouvelle habitude de réunion # 1: Définir les résultats souhaités pour vos réunions

Pourquoi: Une rencontre sans objectif ne mènera probablement nulle part. Définir le résultat souhaité permet de définir à quoi ressemblera le succès de votre réunion. Ça vous invite également à considérer si la tenue d’une réunion est le moyen le plus approprié pour atteindre l’objectif, au lieu de recevoir des courriels ou d’autres formes de communication.

Déclencheur: Envoyez une invitation à une réunion.
Routine: Inscrivez le résultat souhaité dans l’invitation afin que tout le monde connaisse le but de la réunion.
Récompense: Tout le monde est sur la même longueur d’onde, ce qui conduit à une conversation plus ciblée et une meilleure chance d’atteindre le résultat souhaité.

Nouvelle habitude # 2: Le leader de la réunion doit s’assurer de garder la conversation centrée

Pourquoi: Les conversations en réunion peuvent dériver, de sorte que vous vous trouvez au milieu d’une conversation totalement différente de ce qui était prévu initialement. Vous passez du temps à discuter, à débattre et à décider autre chose que ce que vous vouliez décider.

Déclencheur: La conversation s’écarte du sujet.
Routine: Reconnaissez que le nouveau sujet est important mais pas urgent, et saisissez le sujet émergent sur un tableau blanc, une note post-it ou dans votre outil de gestion de réunions pour que l’équipe puisse y revenir une autre fois. Guidez la conversation vers le sujet original.
Récompense: Le temps des participants est respecté et apprécié. Il y a moins de frustration et de ressentiment envers les personnes qui ont conduit la conversation hors des sentiers battus. Vous obtenez les résultats de réunion souhaités, et de nouvelles idées ou sujets sont notés pour plus tard.

Nouvelle habitude # 3: Décidez qui fera quoi et quand

Pourquoi: Les conversations de réunion peuvent être robustes et sans une responsabilité clairement définie, il est difficile de parvenir à un suivi efficace.

Déclencheur: Quelques minutes avant la fin de la réunion, assignez un chronométreur pour noter la tâche/action ou régler une alarme ou encore mieux, utilisez l’alarme ou le gardien de temps avec Beenote.
Routine: Posez ces questions: Qu’avons-nous décidé de faire ensuite? Qui va s’assurer que les actions sont faites et quand? Assignez quelqu’un en réunion pour enregistrer l’information et la partager avec l’équipe.
Récompense: L’équipe est certaine que les choses vont se faire. Le suivi des résultats est amélioré et le travail progresse.

Si vous êtes prêt à modifier vos routines pour créer des habitudes de réunion positives, partagez cet article avec vos collègues et trouvez un partenaire responsable de la mise en œuvre des pratiques. Améliorer ces habitudes de réunion peut simplement transformer la culture de réunion de votre équipe pour le mieux!

 

Quelles habitudes de rencontre aimeriez-vous cultiver? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!

 

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Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.

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