Il existe des trucs fort simples afin de s’assurer d’avoir la meilleure réunion possible. Je vais vous en partager quelques-uns dans ce nouveau blog.

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1.INVITER LES BONNES PERSONNES

Le premier truc, que je crois l’un des plus importants, est d’inviter les bonnes personnes. Ce choix doit être basé sur le sujet de la réunion et l’objectif visé. Que ce soit, par exemple, une réunion de brassage d’idée (brainstorming), d’évaluation, de suivi, de gestion des livrables, etc.

Les intervenants ne peuvent être les mêmes. Il faut surtout s’assurer d’avoir les bonnes personnes en relation avec l’objectif de la réunion. Ceci est essentiel.

ecrire agenda

2. ORDRE DU JOUR DE LA RÉUNION

Maintenant qu’on a invité le bon monde, il faut leur fournir un ordre du jour qui indiquera entre autres :

  1. le ou les sujets couverts dans cette réunion;
  2. qui est responsable de chaque sujet question d’être prêt;
  3. l’objectif attendu pour chaque point tel qu’Informer, Échanger, Générer des idées, Consulter ou Décider;
  4. transmettre ou rendre disponible la documentation nécessaire à la bonne préparation des participants.

3.TEMPS ALLOUÉ

La majorité des réunions est d’une heure et est suivie de très près de deux heures. Est-ce trop ? Selon notre expérience, les réunions peuvent durer moins que le temps qu’on prévoyait y consacrer. Mais comment y arriver ?

Avec une meilleure planification! Comment? En rédigeant un ordre du jour détaillé indiquant les sujets couverts, par qui et combien de temps lui est alloué.

time guardian

4.GARDIEN DU TEMPS

Afin de s’assurer d’arriver dans le délai prévu, il faut nommer un gardien du temps. Il pourra indiquer aux participants s’ils dépassent le temps qui leur est alloué pour leur partie. Le but n’est pas nécessairement de faire de la discipline, ce qu’aucun n’aime faire, mais de simplement informer les participants que le temps avance.

Si l’ensemble des participants sont en accord avec le fait que plus de temps soit accordé à ce point, alors on continue. On le fait cependant avec la connaissance de la situation.

 

5. ENVOI DU COMPTE RENDU

Une fois la réunion terminée, les participants s’attendent habituellement à recevoir un compte rendu qui indiquera les principaux points discutés. Il est surtout important d’inclure les décisions qui furent prises avec les tâches attendues.

Article pouvant vous intéresser: Comment rédiger un compte rendu? 

Ce sont cinq trucs de base qui vous permettront de mieux gérer vos réunions et ainsi valoriser les participants et augmenter le taux de réussite des projets impliqués.

Beenote couvre ces cinq trucs avec aisance et conformité. Avec l’approche structurée de planification, d’exécution et de suivi des réunions, Beenote valorisera l’importance de votre rôle de leader de réunion tout en facilitant votre travail.

Entrepreneur technologique en série avec plus de 25 ans d’expérience en gestion et mise en marché de nouvelles technologies. Beenote 1er portail de gestion des réunions sans papiers pour conseil, comité et leurs équipes.

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