La prise de notes en réunion est un art que tout bon participant peut acquérir avec de la patience, mais surtout avec de l’écoute. Prendre des notes est une tâche difficile et je vous expose ici, les étapes importantes à prendre en considération pour réussir et ainsi avoir des réunions plus efficaces.

1. Déterminez le preneur de notes

En premier lieu, il est important de déterminer qui prendra les notes de la réunion. Il se peut que ce soit toujours vous ou sinon, je vous suggère de faire une rotation de cette responsabilité dans l’équipe de travail. Si un logiciel de gestion de réunions est utilisé, vous pouvez même être plusieurs à collaborer à la prise de notes.

2. Être bien préparé

Avant la réunion, consultez l’ordre du jour et utilisez celui-ci comme guide. Prenez connaissance des sujets traités, qui seront présents, quels sont les objectifs et le plus important, être au courant du contenu de la réunion.

3. Être bien outillé

Préférez-vous utiliser le traditionnel bloc-notes et un crayon ou vous êtes plutôt du style techno et utilisez un logiciel de gestion de réunions? Chacun a sa préférence alors pourquoi ne pas jumeler les deux? Mais il reste que dans notre milieu de travail actuel, tout va très vite. Alors le meilleur outil pour la prise de notes est un système de gestion des réunions (SGR).

taking notes-mobile-notebook

Bloc-notes

Pour 

• Garde l’attention avec le groupe, car on regarde plus souvent les gens dans les yeux lorsque l’on écrit à la main.
• Avoir une meilleure compréhension de ce qui se dit, car on résume plus.

Contre

• Plus lent à écrire
• Difficulté à se relire
• Dois conserver les notes des présentations précédentes
• Faire la recherche à l’intérieur d’anciennes notes peu devenir laborieux
• Dois remettre au propre ce qui a été écrit. La transcription limite souvent les gens à transmettre le procès-verbal.

Ordinateur / téléphone / tablette

Pour

  • Écrire plus vite à l’ordinateur qu’à la main
  • Sauve du temps : pas besoin de retaper plus tard
  • Permets de s’impliquer activement à la réunion
  • Être un collaborateur au lieu d’un spectateur
  • Peut immédiatement mettre à jour les tâches
  • Plus d’une personne peut être désignée comme preneur de notes
  • Les notes sont automatiquement rendues disponibles à tous les participants. On peut donc avoir une rétroaction rapide.
  • On n’a pas besoin d’être dans la même salle, il suffit de se connecter à la réunion à distance.

Contre

  • Peut donner l’impression que les gens travaillent sur autre chose.
  • Possibilité de tout transcrire textuellement, car on écrit plus de textes qu’à la main.
  • Une plus grande source de distraction si vous trouvez la réunion ennuyante.

 

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4. Bien écouté et être attentif

Lors de la prise de notes, vous devez primordialement écouter, être attentif à tout ce qui se dit. Vous devez en premier lieu, comprendre l’ensemble de la discussion et noter ensuite. Sinon ce ne sera pas bien compris par la suite. Ceci vous permettra de garder l’essentiel des points discutés.

Faites attention : Plus vous notez, moins vous écoutez. Vous n’avez pas besoin de TOUT écrire textuellement. Sélectionnez les informations utiles selon les objectifs de la réunion. Voici les points dont vous devriez porter une attention particulière :

  • Les décisions qui sont prises
  • Les actions qui doivent être posées
  • Les tâches qui sont assignées
  • Les informations sensibles qui doivent être conservées ou enregistrées*
  • Les prochaines étapes qui suivront après la réunion

* L’enregistrement en réunion permet de :

  • Gagnez du temps : Réduis votre temps passé sur la prise de notes en réunion et la transcription en post-réunion.
  • Accroître votre productivité : Vous pouvez réécouter des éléments que vous avez manqués ou par manque de compréhension afin de bien produire votre compte-rendu.
  • Être précis : L’enregistrement de la réunion améliore grandement la précision des notes, car vous éliminerez les problèmes résultants de notes incomplètes ou incorrectes.
  • Protection : L’enregistrement en partie ou en entier de la réunion peut servir de preuve en cas de différent ou de mésententes ou tout simplement de confirmer les faits.

 

5. Structurez vos notes

Prenez l’habitude de toujours prendre vos notes de la même façon. Utilisez les listes à point, rester concis, utiliser des mots clés, des abréviations courantes (bcq = beaucoup, ê =être, qqch. = quelque chose) et personnelles (tjs = toujours, ext. = extérieur). Afin de gagner du temps, prenez vos notes directement sur l’ordinateur / tablette / téléphone.

6. Osez interrompre la réunion

Lors de la prise de notes, si vous avez l’impression qu’un point n’est pas clair, n’hésitez pas à interrompre le présentateur. Posez vos questions, demandez-lui de répéter ou d’éclaircir les points discutés. Cela peut vous sembler déplacé voir grossier, mais ce n’est pas le cas. Si vous étiez attentif et que vous avez manqué quelque chose, les gens se feront un plaisir de répéter. Probablement que d’autres participants se trouvent dans la même situation que vous et n’osent pas poser de questions.

Si vous n’êtes toujours pas à l’aise de faire répéter, que vous êtes une personne de type introverti, lors de vos prochaines réunions, utilisez l’enregistrement. Ce sera un atout pour vous.

Dans un autre ordre d’idée, lorsque vous voyiez que la réunion ne reste pas concentrer sur les objectifs du départ, il peut être bien d’interrompre la réunion et de ramener les gens dans le droit chemin. Cette tâche doit être assumée par le leader mais il doit aussi avoir un certain soutien de la part de ses partenaires.

7. Complétez vos notes tout de suite après la réunion

Relisez immédiatement vos notes, vous êtes encore dans le vif du sujet! Vérifiez que rien n’a été oublié, complétez certains points et organisez vos écrits. L’idéal serait que le compte-rendu soit pratiquement final à la fin de la réunion. Afin de passer peu de temps en post-réunion, il est important de se relire dans les 24h ! Passé ce délai, on oublie 50% de ce qu’on a entendu.

Et vous, quels sont vont trucs pour avoir une prise de notes efficaces?

 

 

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Melanie est Spécialiste du marketing numérique chez Comnet Technologie. Elle s’occupe du design, du contenu, de l’expérience utilisateur et de tout le marketing pour Beenote. Melanie aide les individus, les équipes et les organisation à adopter de bonnes pratiques de réunion.