Beeboard : État de l'ordre du jour

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Lorsque vous voulez mettre en mode « pause » la rédaction de votre ordre du jour ou que vous l’avez tout simplement terminé, vous devez enregistrer votre ordre du jour. Trois états de l’ordre du jour sont possibles : Brouillon, Prêt pour approbation et Confirmé.

3 États de l'ordre du jour

BROUILLON

Lorsque vous rédigez votre ordre du jour, il se peut que vous ayez besoin d’abandonner le travail en cours pour diverses raisons. L’option Brouillon sera utile pour vous afin de conserver le travail en cours.

Vous pouvez également utiliser l’option Brouillon lorsque vous désirez une écriture collaborative de l’ordre du jour. Les participants invités à collaborer* reçoivent une invitation par courriel à éditer l’ordre du jour en y ajoutant des sujets, notes, documents et/ou liens. Une fois terminé, vous ou un autre membre de l’équipe , pourra cliquer sur Confirmer.

* Seulement le leader et les partenaires peuvent éditer l’ordre du jour. Les participants et les invités temporaires ne peuvent modifier l’ordre du jour. L’ordre du jour en mode brouillon ne sera également pas visible par eux. En savoir plus sur les rôles >

 

PRÊT POUR APPROBATION

Votre ordre du jour est maintenant terminé. Vous pouvez le mettre en mode Prêt pour approbation et déterminer les gens qui doivent l’approuver afin d’avoir un ordre du jour final et de bien tenir votre réunion de conseil ou de comité.

 

CONFIRMÉ

Lorsque vous considérez votre ordre du jour complet et terminé, confirmez-le et il sera disponible à tous les membres de votre réunion. Vous pourrez également l’envoyer par courriel en format PDF ou un lien sera accessible vers Beeboard.

Comment faire un ordre du jour BROUILLON?

Étape 1 : Sélectionner Enregistrer

menu enregistrer ordre du jour

Étape 2 : Sélectionner Brouillon

État de l'ordre du jour - brouillonDans l’onglet Mes Réunions ou dans Mon Beespace, l’état -Brouillon- de votre ordre du jour sera désormais affiché.

Mes reunions - État de l'ordre du jour

Étape 3 : Pour éditer à nouveau l’ordre du jour, vous pouvez cliquer sur le titre (1) de votre réunion ou sur l’icône d’édition (2).

Étape 4 : Lorsque l’édition est terminée, Enregistrer approbation-ordre-du-jourde nouveau votre ordre du jour et cette fois-ci, cliqué sur Prêt pour approbation ou Confirmé.

État de l'ordre du jour - confirmé

Ordre du jour PRÊT POUR APPROBATION

Étape 1 : Sélectionner Enregistrer

menu enregistrer ordre du jour

Étape 2 : Sélectionner Prêt pour approbation (1)

État de l'ordre du jour - prêt pour approbation

Étape 3 : Sélectionner Enregistrer (2).

Étape 4: Les approbateurs doivent approuver en cliquant sur J’approuve dans la liste. La date de l’approbation y sera alors inscrite. Vous avez le choix d’envoyer ou pas un courriel les informant qu’ils doivent approuver votre ordre du jour.

 

Étape 5 : Dans l’onglet Mes réunions, l’état de vos réunions sont visibles. Cliquez sur Plus d’info afin de consulter la liste des approbateurs. Vous pouvez également connaitre ceux qui ont consulté ou pas l’ordre du jour.

en attente d'approbation

ordre du jour en-attente-approbation

Prenez note que l’ordre du jour peut toujours être modifié lorsqu’il est en attente d’approbation.

Étape 6 : C’est le dernier approbateur de l’ordre du jour qui confirmera l’état final de l’ordre du jour.

Ordre du jour CONFIRMÉ

Vous pouvez à tout moment Confirmé l’ordre du jour.

Étape 1 : Sélectionner Enregistrer

menu enregistrer ordre du jour

Étape 2 : Sélectionner Confirmé et elle s’ajoutera à votre calendrier.

État de l'ordre du jour - confirmé

 

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