Intégrations : Envoi de courriels / Intégration à votre calendrier corporatif

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Intégrations

  • Envoi de courriels / Intégration à votre calendrier corporatif
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Tout d’abord, Beenote s’intègre à votre calendrier corporatif, qu’il soit Gmail, Outlook ou autre, dans la mesure où celui-ci gère bien les fichiers de type « ics » (calendrier). Lorsque vous planifiez une réunion, la dernière étape consiste à envoyer les courriels d’invitation aux participants inscrits à l’ordre du jour. N’oubliez pas de cocher la case d’envoi des courriels, car c’est la méthode requise pour mettre à jour les agendas des invités!

Le courriel d’invitation contient toute l’information pertinente pour la tenue la réunion : date, salle, adresse, invités, ordre du jour… Il contient également un lien URL pour accéder directement à la rencontre dans Beenote.

En eux-mêmes, les courriels constituent déjà des aide-mémoires. Mais il est facile de les perdre à travers la quantité de courriels qu’on reçoit tous les jours. Beenote insère donc dans chaque courriel un fichier «ics» contenant l’information requise pour s’intégrer à votre agenda. Pour plusieurs gestionnaires de courriels, comme Gmail par exemple, l’intégration est automatique. Pour d’autres, vous n’aurez simplement qu’à cliquer sur le bouton «Ajouter à l’agenda».

Une fois intégrée à votre calendrier, vous pourrez confirmer votre présence, via les boutons de participation (oui/non/peut-être). L’organisateur de la rencontre sera automatiquement informé de votre décision, via la gestion des statuts des participants. Certains gestionnaires de courriels permettent même d’indiquer votre décision directement à partir du courriel.

L’intégration à votre calendrier est particulièrement efficace! En ajustant les paramètres de notification des réunions Beenote, vous recevrez un avis à l’avance au moment qui vous convient. Finies, les rencontres oubliées! L’entrée dans le calendrier corporatif contient même le lien URL pour se connecter directement à la réunion dans Beenote. Vous ne pouvez pas être sur place ? Vous êtes à un seul clic de la réunion. Ça ne pourrait être plus facile!

Et si une réunion est déplacée ou supprimée ? Aucun problème. L’envoi de courriels lors d’une modification ou d’une suppression garantira la synchronisation des informations dans votre agenda.