Organiser une réunion : Inviter des coéquipiers

Lors de la planification de la réunion, une section de l’ordre du jour est prévue pour indiquer les personnes à inviter, selon leur rôle dans la rencontre. L’interface est des plus conviviales : tapez le début ou n’importe quelle partie du nom de la personne désirée et une liste de choix vous est offerte. Les avatars vous permettent de repérer rapidement les personnes désirées.

À la fin de la préparation de la réunion, toutes ces personnes recevront un courriel d’invitation. Ce courriel contient deux éléments importants. D’abord, un lien vers la réunion dans Beenote. Au moment de la réunion, les invités n’auront qu’à cliquer sur le lien pour se retrouver instantanément dans la réunion. Ils pourront également se rendre dans la rencontre via leur Beespace.

Le deuxième élément contenu dans le courriel est l’invitation électronique qui sera utilisée pour mettre à jour l’agenda électronique des invités, si désiré.

N’oubliez pas : pour que les courriels soient envoyés, il faut cocher la case correspondante à la fin de la planification :

courriel invitation

Une dernière remarque concernant les invitations électroniques : puisque les courriels servent à intégrer les réunions Beenote dans les agendas des invités, il faut toujours envoyer un courriel lorsqu’une réunion est déplacée. Ceci permet de garder l’agenda synchronisé avec les réunions planifiées dans Beenote. En plus, les invités recevront un courriel pour les aviser du changement.

Souvenez-vous que lors de l’envoi de l’invitation, vous aurez également la possibilité de rajouter un commentaire supplémentaire, qui sera inclus dans le courriel d’invitation. C’est l’occasion d’indiquer les dernières directives pour la préparation à la rencontre.

Enfin, si vous voulez qu’une action en particulier soit effectuée avant la tenue de la rencontre (par exemple, préparer les statistiques qui devront être présentées à la direction), Beenote offre une gestion intégrée des tâches qui vous permettra d’assigner cette tâche à la personne responsable. Elle recevra un courriel d’avis et la tâche sera assignée à son Beespace.

Inviter des collègues ou des gens externes à vous rejoindre dans Beenote

Bien sûr, il est possible d’inviter à vos réunions des collègues qui n’ont pas de compte Beenote au sein de votre organisation. Il s’agit même d’un rôle explicite dans la préparation de l’ordre du jour.

Par contre, pour tirer le maximum d’avantages de la solution Beenote, il est préférable que vos collègues soient inscrits. Il est très facile d’inviter vos collègues à vous rejoindre dans Beenote.

Vous n’avez qu’à cliquer sur la petite icône d’ajout de coéquipiers dans le coin droit et d’inscrire les courriels à l’endroit approprié.

Beenote-invitation-teammates

 

 

Vous pouvez également trouver cette icône dans les dossiers de l’équipe :

beenote-add-teammates-invite

Votre collègue ou invité recevra un courriel d’invitation afin de joindre votre équipe. Il devra se créer un compte. Ensuite il pourra se joindre à vos réunions.