Post réunion: Faire le suivi des tâches assignées dans le registre des tâches

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Post réunion

Comment accéder au registre des tâches?

1.Pour accéder à un registre des tâches, vous devez d’abord sélectionner une équipe dans le menu de gauche de votre Beespace.

menu-gauche-beespace

2.Dans la barre d’options sous le nom de l’équipe, cliquez sur Registres.

 

3.Dans la seconde barre d’options sous le nom de l’équipe, vous avez aussi accès au registre des tâches, des décisions et des sujets*. Sélectionnez Tâches.
*Fonction disponible en Beeboard seulement.

Pour en savoir plus sur les différents forfaits de Beenote >

Comment faire un suivi des tâches assignées?

Une fois que vous êtes dans le registre des tâches, vous pouvez effectuer un suivi des tâches assignées. Vous pouvez suivre la progression de toutes les tâches attribuées aux membres de cette équipe de travail. C’est-à-dire que les tâches vous concernant s’y retrouveront, de même que celles de vos collègues dont vous n’êtes pas le responsable.

Pour en apprendre plus sur Comment faire une to-do liste efficace? >

En tant qu’observateur d’une tâche, vous ne pourrez pas la modifier ni la mettre à jour. Cela est réservé à la personne qui en est le responsable. Seul le responsable peut changer la date limite ou la priorité de la tâche, par exemple.

Pour une tâche, il n’y a qu’un seul responsable, c’est-à-dire une seule personne à qui la tâche est assignée. Toutefois, il peut y avoir plus d’un observateur.

 

Comment trouver l’information pour effectuer un bon suivi des tâches?

1) Dans cette section, vous pouvez choisir les tâches que vous voulez consulter selon le statut (Non commencé, En cours, En attente, Annulée, Complétée).

2) Vous pouvez sélectionner la période correspondante aux tâches (Dernier mois, Dernier 3 mois, Dernier 6 mois, Dernière année, Toutes les dates).

3) Il est possible de chercher à travers les tâches celles qui sont assignées à une personne en inscrivant le nom de celle-ci dans la barre de recherche.

4) Il est aussi possible d’effectuer une recherche par mot-clé.

5) Cette icône que vous retrouvez à la droite est l’icône de synchronisation des tâches Beenote aux intégrations à Google Tasks et Microsoft Outlook Tasks.

Cette petite icône est pratique si vous avez intégré votre compte Beenote avec votre compte Google ou Microsoft. Cela permettra d’intégrer vos tâches personnelles, assignées et suivies dans Beenote à Google Tasks et Microsoft Tasks. La synchronisation permet de modifier et créer une tâche dans un endroit pour qu’elle se modifie automatiquement dans l’autre.

Le bouton synchronisation google tasks (si intégré avec Google) ou outlook tasks (si intégré avec Microsoft) a pour fonction d’activer la synchronisation entre Beenote et Google Tasks ou Microsoft Tasks. Par exemple, si vous changez le statut d’une tâche et que celui-ci ne s’actualise pas dans les deux, cliquez sur le bouton et la synchronisation se fera.

6) Dans cette section, vous pouvez constater le statut de la tâche.

7) La date de création de la tâche se retrouve dans cette colonne.

8) La date limite de la tâche est tout aussi visible.

9) Les tâches peuvent être notées de 1 à 5 en fonction de la priorité de celle-ci.

 

Lors de la création d’une tâche, il est possible de lui assigner un dossier d’appartenance, car par défaut, une nouvelle tâche apparaît dans Dossier personnel. Dans le registre, le dossier d’appartenance de la tâche suivie sera mentionné dans cette colonne.