Tenir une réunion : Démarrer une réunion Immédiate

Pour débuter, il s’agit d’aller dans votre Beespace et de cliquer sur le petit plus à côté de Mes réunions (1) ou sur le bouton Créer une réunion (2).

boutons créer une réunion immédiate

 

Ensuite, vous n’avez qu’à choisir le type de réunion qui vous convient : est-ce une réunion immédiate (ex. : scrum) ou une réunion structurée et planifiée (tel un CA)? Dans le cas présent, nous cliquerons sur Réunion immédiate :

Réunion immédiate

Réunion immédiate vous permettra de démarrer une réunion instantanément, sans avoir à préparer et distribuer un ordre du jour. Très utile si vous devez tenir une réunion non planifiée, mais dont vous voulez conserver la trace des décisions prises et des tâches assignées! En un clic, votre réunion instantanée débute!

Au démarrage, une réunion immédiate contient un premier sujet, d’une durée planifiée de 10 minutes.

Vous êtes déjà prêt à prendre des notes, assigner des tâches et consigner vos décisions. Un seul sujet n’est pas suffisant? Vous pourrez en rajouter à votre guise durant la réunion, si vous en éprouvez le besoin.

Comme pour une réunion planifiée, toutes les fonctionnalités de Beenote sont disponibles lors d’une réunion immédiate. Très pratique lors d’une réunion improvisée : l’enregistrement audio de la rencontre (en totalité ou seulement les points importants), la prise de photos (pour conserver les croquis sur les tableaux blancs) et l’insertion de fichiers, ou encore l’insertion des liens vers les sites web consultés. Vous pourrez conserver une trace des gens présents à la réunion en les ajoutant à la rencontre.
Une fois la rencontre terminée , elle sera aussitôt disponible dans la liste des rencontres « non publiées ». Vous pourrez donc la réviser en toute quiétude, pour y apporter des précisions et des corrections, avant de la publier en version finale.

Notez que les réunions immédiates sont également possibles avec les versions mobiles de Beenote (disponibles sous iOS et Android).

 

Si vous désirez planifier une réunion, consultez la rubrique Créer un ordre du jour >