Beeboard pour organisateur de réunions

Enfin, plus de temps pour vous,

pour réaliser vos autres tâches de travail.

Vous avez comme rôle de planifier les réunions dans votre milieu de travail et vous avez l’impression de juste faire ceci? Cette tâche est devenue répétitive et ardue?

Beeboard est là pour alléger votre tâche en prenant en charge la planification, l’organisation, l’exécution et même les tâches en post réunion.

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Planification

L’intégration à votre calendrier corporatif simplifie la gestion et minimise les conflits d’horaire entre participants et même de vos salles de réunions.

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Organisation

L’écriture de l’ordre du jour est rapide, structurée et peut même être faite à partir de modèle prédéfini par vous!

Exécution

Prenez vos notes directement dans Beeboard lors de vos réunions. Vous pouvez même enregistrer afin de faciliter l’écriture du procès-verbal.

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Post réunion

Avec Beeboard, votre compte rendu est pratiquement complété lorsque la réunion se termine. Quelques corrections, et le tour est joué!

Planifiez facilement vos plages horaires de réunions

Oubliez les allers-retours de courriels pour valider une heure et une date de réunion, tout ceci se fait à partir de votre calendrier corporatif. Validez rapidement l’heure qui convient à tous en un simple coup d’œil.

L’horaire choisi de la réunion s’ajoute à tous les calendriers des participants et vous serez avisé des réunions à venir.

Organisez votre ordre du jour avec structure

Préparez un ordre du jour clair et structuré. Fini les tâches répétitives, vous pouvez même créer votre ordre du jour à partir de modèle préétabli selon vos besoins.

Votre ordre du jour comprend les éléments essentiels tels que les sujets prévus, les responsables, les objectifs et les rôles de chaque participant, mais le plus important pour avoir des réunions efficientes : la durée de chaque sujet et en parallèle le temps global de réunion.

Lorsque l’ordre du jour est approuvé, chaque participant est avisé par courriel et peut le consulter sur l’appareil de son choix, afin d’être bien préparé à la réunion.

Fini les conflits d’horaire!

Il est maintenant facile de gérer votre horaire et même réserver une salle de conférence à même Beeboard.

Organisez votre première réunion! C’est facile et rapide avec Beeboard.

Écrivez rapidement votre compte rendu

Économisez du temps en rédaction de compte rendu à l’aide de notre outil en temps réel. Lors des réunions, prenez vos notes directement dans Beeboard, et ce, par sujet discuté.

Si vous ne pouvez être présent, l’enregistrement audio de la réunion vous permettra d’écrire rapidement votre compte rendu ou procès-verbal que vous pourrez facilement supprimer ces fichiers audio par la suite.

Les multiples configurations (plus de 2000) permettent une mise en page personnalisée du compte rendu dans un format qui saura répondre à vos besoins.

Une fois terminé, le compte rendu est accessible à tout moment dans votre portail. Vous pouvez même le transmettre par courriel incluant un lien URL ou un fichier PDF selon votre choix.

L’efficience d’utiliser un outil collaboratif

Beeboard est avant tout un espace de travail collaboratif alliant efficience et efficacité.

Beeboard permet d’enrayer tous les courriels envoyés et reçus en lien avec les réunions. C’est un portail qui permet de partager l’ordre du jour à tous avant la réunion, mais également de permettre l’écriture collaborative de l’ordre du jour ou du compte rendu.

Dans Beeboard, le partage des documents relatifs aux réunions est un incontournable. C’est pourquoi une bibliothèque est disponible à tous les membres.

Sécurité

Avec plus de 20 années d’expérience en solution sécuritaire pour tribunaux, les créateurs de Beenote savent et comprennent l’importance que vous misez sur la sécurité.

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ISO 27001

PCI DSS, niveau 1

SOC 1-2-3

Encore plus de fonctions que vous aimerez

Partage facile

Vos ordres du jour et comptes rendus sont disponibles en format PDF.

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Notes personnellles

Prenez vos notes personnelles directement en réunion. Vous conserverez ainsi une trace écrite des points importants. Plus besoin de retranscrire!

Zéro papier

Économisez du temps d’impression avec notre outil collaboratif où tous les documents sont centralisés pour un accès rapide et sans tracas!

Enregistrement

Enregistrez en tout ou en partie la réunion afin d’alléger votre tâche de transcription du procès-verbal.

Documentation

Ajoutez une URL, attachez un documen ou une image à vos ordres du jour, comptes rendus et tâches.

Beespace : Votre tableau de bord

Regroupe toutes vos réunions de la journée, celles à venir, vos tâches et vos notes personnelles.

Bibliothèque

Déposez tous vos documents relatifs à vos réunions au même endroit.

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Modèle d'ordre du jour

Déterminez à l’avance le modèle d’ordre du jour que votre organisation a besoin pour ses futures réunions.

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Réunion récurrente

Dupliquez un ordre du jour précédent pour faciliter votre processus lors de la prochaine réunion.

Invitations simplifiées

Afin de diminuer votre tâche de travail, les invitations s’ajouteront automatiquement à votre calendrier.

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Suivi des approbations

Configurez selon vos besoins le suivi des approbations de vos documents.

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Gestion de temps

Nos intégrations à votre agenda corporatif permettent de sauver beaucoup de temps de comptabilité d’horaire entre participants.

Organisez votre première réunion avec Beeboard!