Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Check-out: 5 Minutes to More Effective Meeting Results.

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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Nous avons tous passé par là. La réunion d’affaires se termine et tout le monde est impatient de sortir. Au milieu de l’urgence palpable de vérifier le courrier électronique, de se rendre à la prochaine réunion, ou de revenir au « vrai » travail. Le leader termine la réunion précipitamment sans véritable clôture, se précipite pour obtenir quelques derniers mots alors que l’équipe se dirige vers la sortie.

C’est un scénario qui se déroule tous les jours dans les salles de réunion du monde entier. C’est aussi un énorme problème qui diminue l’efficacité de vos réunions. Semblable à l’ouverture de vos réunions, la clôture peut affecter considérablement les résultats de vos réunions d’affaires.

La clôture permet aux participants de partager leurs pensées et leurs idées, d’exprimer des questions ou des préoccupations persistantes et de réfléchir aux résultats et au processus de la réunion. Réserver les 5 dernières minutes de votre réunion permettra à tout le monde de partir en sachant ce qui a été accompli et de se sentir engagé.

Les risques des fins peu rigoureuses

Le processus de clôture est souvent négligé parce que les gens n’ont plus le temps, la réunion déraille, ou les avantages d’une fermeture efficace ne sont tout simplement pas compris. Cependant, les risques potentiels de ne pas avoir une bonne clôture de réunion sont significatifs.

Sans clôture efficace et cohérente, vous courez le risque que les participants quittent confus, frustrés ou avec des questions non résolues, des besoins non adressés et des idées tacites. N’importe lequel de ces facteurs pourrait avoir des effets négatifs, comme le fait que les participants ne savent pas quoi faire, se plaignent à leurs collègues, ont des émotions négatives envers l’équipe ou un désengagement général. Un peu plus de temps investit dans votre clôture et tout ira plus loin.

Assurer une clôture efficace avec un alignement approprié

Afin d’assurer la clôture appropriée de vos réunions d’affaires, assurez-vous d’aligner le processus, les personnes et les résultats.

Personnes

Encouragez les membres de l’équipe à partager ce qu’ils ont en tête et à faire en sorte que toutes les voix soient entendues. Posez des questions telles que : Comment vous sentez-vous par rapport à ce qui a été accompli ? Y a-t-il des questions persistantes, des préoccupations ou des problèmes non résolus ? Y a-t-il des faits saillants ou des remerciements que vous voulez partager ?

Résultats

Avoir une exploration honnête de l’efficacité de la réunion. Réfléchissez à de potentielles questions : Avons-nous couvert tout ce que nous avions l’intention de discuter lors de cette réunion ? Est-ce que tout le monde est d’accord avec les décisions prises lors de la réunion ? Tout le monde comprend les prochaines étapes ? Avons-nous atteint le (s) résultat (s) souhaité (s) ? (Si vous couvrez plusieurs sujets, vous pouvez vérifier les décisions et les tâches à la fin de chaque sujet plutôt que de tous les couvrir au moment de la clôture de réunion.) 

Processus

Explorez le processus de réunion avec les participants. Posez des questions et répondez à des questions telles que : Comment avons-nous travaillé en équipe lors de cette réunion ? Le processus nous a-t-il aidés à atteindre l’objectif ? Sinon, que pouvons-nous faire différemment la prochaine fois ?

Quatre conseils pour une clôture fantastique

La clôture de votre réunion n’a pas besoin d’être longue ou laborieuse. Une clôture courte, simple et efficace peut être réalisée en mettant en œuvre ces quatre suggestions :

Astuce # 1. Ajoutez-la à l’ordre du jour.

Allouer du temps pour la clôture à l’ordre du jour de votre réunion. Prévoyez les cinq dernières minutes de la réunion pour faire votre clôture. (Une bonne règle est une minute par participant.) Assurez-vous de garder la discussion de départ dans les délais de la réunion, et mettez-la en évidence en tant que partie importante de la réunion d’équipe.

Astuce # 2. Résumez rapidement les résultats. 

Reconnaître si les résultats souhaités ont été atteints. En outre, obtenez des engagements aux tâches et assurez-vous que chaque tâche a un propriétaire et une date d’échéance. Assurez-vous que tout le monde comprend les décisions prises pour éviter de ressasser les discussions futures. 

Astuce # 3. Ouvrez le dialogue. 

Posez des questions ouvertes afin que les participants puissent apporter les points les plus urgents pour eux. Les questions peuvent être générales: « Y a-t-il quelque chose dans votre esprit que vous n’avez pas eu l’occasion de partager? » Ou spécifique, « Que pouvons-nous changer pour être plus efficace lors de notre prochaine réunion? » La chose la plus importante est de fournir un moment d’échange pour chaque participant.

Astuce # 4. Capturer les points importants.

Les informations partagées pendant la période de clôture sont des idées pour améliorer les expériences de réunion futures. Assurez-vous que les principaux éléments à retenir sont reconnus, capturés et partagés dans les notes de réunion pour de futures références.

C’est ton tour !

Comment se terminent la plupart de vos réunions d’affaires? Sont-elles closes efficacement? Laquelle de ces suggestions prévoyez-vous d’essayer dans vos réunions? Partagez vos expériences dans les commentaires ci-dessous, et si vous avez des procédures de clôture qui, selon vous, seraient bénéfiques pour nos lecteurs, nous aimerions lire à leur sujet.

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Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.