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Entrevue avec Louis Turmel, président fondateur de Beenote

Au départ d’où vient cette idée? Pourquoi une solution de gestion de réunions?

Il y a quelques années, j’allais à tellement de réunions que j’étais rendu à croire que c’était du temps perdu. Effectivement, une réunion a confirmé mes illusions. Je vous raconte.

J’étais invité à assister à une réunion de lancement de produit dont j’étais le principal sujet de la rencontre. Donc j’étais préparé : mon discours était prêt, je connaissais l’objectif de la réunion et surtout, je savais pourquoi j’étais là! Par contre, pour mon voisin de chaise, c’était une tout autre réalité. Je m’explique.

À son arrivée, il m’a demandé si je savais pourquoi j’étais là. Innocemment, je lui ai dit que non, je ne savais pas pourquoi j’assistais à cette réunion et, à ma grande surprise, lui non plus!! Il m’a même dit que pour être sûr de ne rien manquer, il avait également invité ses collègues à se joindre à la réunion, au cas où!!

À ce moment-là précis, j’ai compris que les gens n’étaient pas impliqués, ne savaient pas pourquoi ils se réunissaient, n’étaient pas préparés. Bien entendu, le projet n’est pas allé au sommet de ses performances. Ceci est un cas banal, qui arrive tellement souvent en entreprise.

Au plus profond de moi, j’ai compris qu’il fallait aider les entreprises à mieux gérer leurs réunions, à atteindre l’efficience opérationnelle. Au début, je croyais que Voxlog pourrait être l’outil idéal qui m’aiderait à préparer et tenir des réunions plus efficientes. Cependant, Voxlog est un outil d’enregistrement auquel on ajoute des notes et dans le cas présent, j’avais besoin d’un outil de notes grâce auquel on se servirait de l’enregistrement pour bonifier nos dires.

Beenote est né de ces balbutiements pour arriver à ce qu’on connait aujourd’hui. Une solution de gestion de réunions offrant une structure préétablie d’ordre du jour et de compte rendu offrant l’enregistrement audio, en plus d’y ajouter une multitude d’autres fonctionnalités.

Qu’est-ce que les réunions pour Beenote?

Nous aimons haïr les réunions, mais elles sont là pour rester! Elles sont importantes, voire essentielles à l’avancement des projets, pour prendre des décisions ou pour partager des informations. L’important avec les réunions ce n’est pas la quantité, mais bien la qualité. Si elles sont mieux planifiées en amont, elles seront plus productives lors de la tenue de celles-ci et les gens passeront moins de temps en post réunion afin de compléter le compte rendu.

Au moins 20% de temps peuvent être gagnés un utilisant une solution de gestion de réunions.

bennote bees

Pourquoi l’abeille chez Beenote? Quel est le lien avec les réunions?

Comme vous avez sans doute remarqué, l’abeille est l’emblème de Beenote. Ce n’est pas un hasard, vous savez. L’abeille est un insecte qui fonctionne en groupe, avec un niveau hiérarchique bien précis avec des tâches et des rôles établis. Chacune des abeilles est utile, chacune dans son individualité, permet au groupe d’avancer, de construire la ruche, de ramasser le pollen et pour finir, de récolter le fruit de leur effort : le miel. Nous pouvons donc facilement faire le parallèle avec milieu de travail et les réunions en entreprise.

 

telecharger checklist reunion

Quels types de réunion tenez-vous?

Chez Beenote, les types de réunions ont évolué avec le produit, car nous sommes une startup. Au départ, nous tenions des réunions de brainstorming afin de développer le produit, trouver des idées en groupe, échanger sur les idées que nous avions et faire des tests avec des groupes cibles.

Par la suite, ce furent des réunions de gestion de projet : résolution de problème, validation, proposition de solution et respect des livrables.

Maintenant que le produit est mature, nous tenons des réunions hebdomadaires d’information entre les différents départements afin d’informer les autres sur l’avancement de nos tâches respectives, un peu dans le style scrum.

Nous avons également des réunions hebdomadaires par département afin de discuter, échanger et prendre des décisions sur les prochaines étapes.

Comment se déroule une réunion type chez Beenote?

Les réunions chez Beenote se déroulent en 5 étapes essentielles : La gestion des horaires, la planification de l’ordre du jour, la tenue de la réunion, la rédaction du compte rendu et la réalisation des tâches.

 

avant pendant après-reunion

Gestion des horaires : Intégration Google

Chez Beenote, nous utilisons l’intégration à l’agenda Google (l’intégration à Microsoft Office 365 est aussi disponible) afin de déterminer l’horaire des réunions non prévues.integration agenda google

Avec le temps, nous avons convenu que ce serait toujours le même créneau horaire pour faciliter la gestion des horaires et permettre aux gens de se préparer plus facilement en amont.

Pré travail: l’ordre du jour

L’invitation, faite par le leader, se fait 3 jours avant la réunion afin de permettre à tous les participants de collaborer à l’écriture de l’ordre du jour. Le rôle du leader de la réunion est de prendre l’initiative de créer et de prendre en charge tout le processus de la réunion. Idéalement, il change à chaque réunion afin de permettre à chaque coéquipier de se sentir investi dans l’équipe et d’être actif durant la réunion.

Comme l’équipe de Beenote est petite, pour nous, 3 jours sont amplement suffisants pour permettre à chaque partenaire de documenter les sujets qu’il juge pertinent de partager à tous.

Beenote étant un outil de travail collaboratif, chaque partenaire complète son sujet à l’ordre du jour. Il indique à ce sujet, l’objectif (informer, échanger, générer des idées, consulter ou décider), le ou les responsables (lui-même et les autres personnes que ça peut concerner. Il peut arriver que nous invitions une personne seulement pour un sujet précis et nous le libérons pour le reste de la réunion), les documents pertinents à présenter et qui seront conservés dans le registre des comptes rendus ainsi que le temps estimé de ce sujet. Lorsque le partenaire termine, le temps global de la réunion est automatiquement ajusté dans le calendrier de tous.

L’ordre du jour de la réunion reste également en état brouillon jusqu’à ce que le leader le confirme. La réunion est alors prête à être tenue.

brouillon-ordre-du-jour

 

 

À la toute fin, avec cet ordre du jour, nous avons créé un modèle que nous utilisons pour les prochains ordres du jour.

Le jour J : La 1re réunion avec Beenote

Avant de démarrer

Chez Beenote, nous alternons également le lieu de la réunion pour changer de la routine. Tantôt la salle de conférence, une autre fois la salle des opérations ou bien, le bureau du président!

Avant de débuter officiellement la réunion, il est important de déterminer le preneur de notes. Idéalement ce n’est pas le leader de la réunion, car il est très difficile de faire les deux tâches à la fois. Nous alternons également cette tâche d’une réunion à l’autre.

Tous arrivent avant l’heure prévue, afin de respecter le temps alloué et apportent leur ordinateur portable ou leur smartphone pour suivre l’évolution de l’ordre du jour. Dans la salle de conférence, nous projetons l’ordre du jour pour que tous puissent le consulter en temps réel, mais aussi pour projeter les vidéos, les liens URL ou autres documents pertinents à présenter aux participants et invités externes.

Il peut arriver qu’une personne soit en télétravail. À l’heure prévue, elle peut suivre et collaborer à la prise de notes en temps réel. De plus, si elle désire voir les participants, elle peut utiliser, en même temps que Beenote, une solution de vidéoconférence telle que Zoom.

On démarre la réunion planifiée

Le leader s’assure de suivre les points à l’ordre du jour. Il est le lien entre les différents intervenants et veille à ce que le temps soit respecté. Un signal sonore indique quand le temps est dépassé pour celui qui est en train de parler.

Le preneur de notes inscrit directement dans Beenote tout ce qui est pertinent d’ajouter au sujet de chaquepoint d’ordre du jour. Il assigne les tâches à qui de droit et enregistre et indique les décisions qui sont prises. Nous utilisons Antidote de Druide afin de corriger directement l’orthographe pendant la réunion.

Tous les partenaires c’est-à-dire ceux qui sont responsables d’un sujet, peuvent aussi ajouter des précisions aux notes.

Chacun des participants prend ses notes personnelles directement dans Beenote. Les invités externes utilisent, quant à eux, l’outil techno de leur choix ou apportent un bloc-notes et crayon pour les plus traditionnels.

 

À la fin de la rencontre, nous déterminons le leader pour la prochaine réunion pour que celui-ci soit le responsable de tout le processus de la réunion à venir.

Pour terminer : Le compte rendu

Le leader de la réunion (ou un des partenaires) est celui qui complète la rédaction du compte rendu et l’envoie le plus rapidement possible à tous les participants. Lorsque la prise de notes a bien été effectuée pendant la réunion, il lui reste seulement à valider que tout soit conforme.

Si les notes ont été prises durant la réunion, on estime à 80% le travail de rédaction du compte rendu de fait.

 

Chacun des participants reçoit un avis par courriel que le compte rendu a été complété. Il s’ajoute au registre des comptes rendus pour de futures consultations. Les tâches qui sont assignées sont également envoyées par courriel au même moment.

essayer beenote maintenant

Planification de la 2e réunion

Comme nous avons toujours le même modèle pour tenir nos réunions, nous dupliquons le compte rendu de la réunion précédente. (image duplication) et chaque responsable de sujet complète à nouveau sa partie.

duplication

L’approbation du compte rendu précédent s’ajoute automatiquement en mode Beeboard et manuellement en mode Beeteam.

Tenue de la 2e réunion

Les tâches qui ont été assignées en réunion ou dans la rédaction du compte rendu s’ajoutent automatiquement à l’ordre du jour pour en faire le suivi.
S’il y a des tâches qui ont été assignées hors réunion, nous les ajoutons lors de la tenue de celle-ci avec le registre des tâches relié au même dossier que la réunion.

registre taches

On démarre la réunion non prévue

Il peut arriver qu’une réunion impromptue se présente. Nous utilisons donc l’appli Beenote afin de conserver une trace écrite et vocale de ce qui a été dit. (Disponible sur iOS ou Android)

Les statistiques pour des réunions efficientes

Pour les chefs d’équipe, les gestionnaires, ou toute autre personne qui occupe un poste de gestion, il peut être très intéressant de consulter les statistiques des tâches, des réunions et de l’assistance aux réunions.

« Si nous ne mesurons pas, on ne peut pas améliorer les processus.  » – Louis Turmel

taches statistiques

 

Beenote est un outil de documentation des réunions, car il documente tout le processus avant, pendant et après, ce qui permet de rechercher des sujets, des décisions, des tâches ou comptes rendus. En fait, n’importe quel élément qui a été inscrit lors d’une réunion. Nous recherchons par mots clés afin de retrouver facilement ce qui nous intéresse.

duplication

 

Beenote est un outil complet qui nous aide grandement à améliorer notre processus.

« Nous avons amélioré de 52% notre efficience opérationnelle, les réunions sont courtes, vont droit au but et nous avons même un plaisir à y assister. » – Emmanuelle Césaire, Directrice du Développement des Affaires

 

Pour conclure, voici un proverbe africain à méditer :

seul plus vite ensemble plus loin

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