La rédaction d’un ordre du jour détaillé est une étape cruciale dans la planification de toute réunion. Elle permet de bien vous préparer en plus de permettre aux participants de faire de même.

Ce document que vous transmettez normalement à tous les participants avant le début d’une réunion doit énoncer l’objectif principal et l’ensemble des points qui seront abordés.

Si ce n’est pas dans vos habitudes de rédiger un ordre du jour, sachez qu’il peut s’agir d’un excellent moyen d’améliorer vos réunions, de les rendre plus efficaces. Les membres de votre équipe seront ainsi mieux préparés à vos réunions. Vous éviterez donc de nombreuses pertes de temps.

N.B. Certains utilisent le mot « agenda » afin de désigner un ordre du jour. Il est toutefois préférable d’utiliser le terme ordre du jour, car agenda est un anglicisme et peu même porter à confusion dans certain contexte.

Les avantages d’avoir un ordre du jour en réunion

  • Il n’y aura plus d’oubli, tous les sujets seront présentés.
  • Une ligne directrice pour les gens présents.
  • Être informé sur l’avancement des projets de l’équipe en cours, les réalisations et les priorités.
  • Respecter le temps alloué à chaque sujet. Ce qui évite les réunions trop longues. Vous pouvez même nommer un gardien du temps!
  • Permets de rester concentré sur les sujets énoncés. On évite ainsi les pertes de temps à discuter du petit dernier à Amélie ou de la nouvelle voiture de Jean-Claude.

Pour vous aider à rédiger un ordre du jour selon les règles de l’art, je vous partage quelques trucs et astuces pour vous faciliter la tâche!

Votre ordre du jour doit inclure ces 6 éléments :

1. Informations de base à indiquer en premier à l’ordre du jour :

  • Titre de la réunion en lien avec l’objectif de celle-ci
  • Date : Choisir une date et une heure qui convient à chacun.
  • Heure de début et fin de la réunion
  • Endroit

2. Déterminer le type de réunion

Réunion du conseil d’administration, scrum, brainstorming, walking meeting, réunion de direction, mensuelle, ad hoc, etc.

3. Rôles dans la réunion

  • Inviter les bonnes personnes qui doivent être présentes.
  • Définir les rôles de chacun dans la réunion : leader, partenaires, participants et invités.

4. Objectifs

Définir l’objectif principal de la réunion. Cet objectif sera la ligne directrice afin de déterminer les éléments importants à mettre dans votre présentation.

5. Les sujets

  • Définir les sujets en lien avec l’objectif. Je vous suggère ici de débuter avec les sujets les plus importants et plus informatifs, car au début de la réunion l’attention des gens est à son zénith. Terminer vos rencontres avec les sujets qui demandent de la participation afin de réveiller tout ce beau monde.
  • Déterminer l’objectif de chaque sujet : informer, échanger, générer des idées, consulter ou décider.
  • Ajoutez le nom des personnes responsables à chacun des points à l’ordre du jour. Les participants auront donc en main toutes les informations afin de se préparer adéquatement.
  • Déterminer la durée de chaque sujet et par le fait même la durée totale de la réunion. Longueur idéale d’une réunion : entre 30 et 60 minutes. Les participants apprécieront certainement cet indicateur de temps.
  • À la toute fin, il est préférable d’avoir une section diverse, mieux connue sous le terme Varia.

6. Partage de l’ordre du jour

  • Avant d’envoyer l’ordre du jour final, demandez à vos collègues s’ils ont d’autres points à ajouter. Ça vous évitera d’avoir à envoyer plusieurs versions. Avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de réunion, la collaboration de plusieurs collègues peut faciliter grandement la tâche d’écriture.
  • Pour finir, partagez votre ordre du jour, à tous, par courriel, afin que vos collègues soient bien préparés. Ceci permet également de valider que tout est conforme et qu’aucun sujet n’est oublié.

Astuces

  • Inviter les participants à prendre part à la planification de l’ordre du jour. Si c’est toujours la même personne qui établit l’ordre du jour, il pourrait être intéressant de changer une fois de temps en temps. Ce pourrait être un bon moyen d’engager les gens de l’équipe à participer un peu plus à vos réunions.
  • Si vous avez des réunions qui se doivent d’être longues, prévoyiez à même votre ordre du jour, les moments de pause afin de bouger, s’étirer ou de prendre une collation.
  • Au début de votre réunion, afin de respecter l’ordre du jour que vous avez établi, vous pouvez :
    • faire la lecture de l’ordre du jour en mentionnant le temps prévu pour chaque point;
    • et s’il y a lieu, approbation du compte rendu de la dernière réunion.

pas d'ordre du jour - relaxe

Réunion de dernière minute

Il peut arriver qu’une réunion non prévue s’immisce à votre horaire et que vous n’eussiez pas prévu d’ordre du jour. Pas de panique, voici ce que vous pourriez faire :

  • En réunion, établissez à tour de rôle les sujets dont vous vouliez discutés.
  • Prévoir le temps maximum de la réunion et déterminer ensuite les priorités.
  • Prenez des notes afin de conserver une trace de cette réunion imprévue.
  • Vous pourriez même enregistrer votre rencontre.
  • Il existe des applications mobiles qui pourraient vous aider à l’exécution de votre réunion.

En conclusion

Rédiger un ordre du jour est une tâche qui nécessite un certain temps, ce qui explique qu’elle soit reléguée aux oubliettes par plusieurs. Pourtant, elle est nécessaire pour la préparation adéquate de tous les participants, mais également afin de sauver beaucoup de temps passer en réunion dont plusieurs les considèrent comme un fléau.

Mon secret pour avoir un ordre du jour bien préparé? Je vous suggère d’utiliser une application de gestion de réunion. La préparation de votre ordre du jour ne sera plus jamais un problème! Quelques minutes de travail et le tour est joué.

 

Et vous, quels sont vos trucs pour rédiger rapidement un ordre du jour?

 

Melanie est Spécialiste du marketing numérique chez Comnet Technologie. Elle s’occupe du design, du contenu, de l’expérience utilisateur et de tout le marketing pour Beenote. Melanie aide les individus, les équipes et les organisation à adopter de bonnes pratiques de réunion.

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