Il est toujours utile d’avoir sous la main le compte rendu d’une réunion passée. Que ce soit pour revoir la liste des décisions qui ont été prises ou encore pour savoir qui était responsable de cette tâche. C’est aussi une bonne source d’information et de référence pour les gens présents, mais aussi pour les absents.

Évitez donc de négliger cette tâche, puisqu’un compte rendu pourrait vous être fort utile en cas de mésentente sur un sujet. À la fin d’une réunion, prenez quelques minutes pour rédiger un compte rendu détaillé et par la suite, le faire parvenir aux participants rapidement. Ce document peut aussi informer les personnes absentes des sujets abordés.

Tout d’abord, il faut savoir que le compte rendu est un résumé de la réunion qui s’appuie sur l’ordre du jour. Le compte rendu reprend donc les mêmes informations de base que l’ordre du jour ainsi que les informations supplémentaires obtenues suite à la tenue de la réunion. À partir des éléments de votre ordre du jour, vous seriez même en mesure de rédiger une bonne partie de votre compte rendu.

Vous êtes étudiants?

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Comment rédiger un bon compte rendu?

3 étapes simples

1. Avoir une bonne structure

Avant la réunion, prenez soin de préparer un ordre du jour détaillé. Cela vous aidera grandement lors de la rédaction de votre compte rendu en vous servant de ce modèle. Vous pourrez alors ajouter vos notes directement sous chacun des titres, ce qui permettra une mise en page rapide une fois la réunion terminée.

Vous pouvez même utiliser un logiciel de gestion de réunion afin de vous aider dans la rédaction du compte rendu. Comment? Lors de votre réunion, apportez votre outil technologique de prédilection (portable, tablette, téléphone…) et transcrivez immédiatement vos notes dans les sujets discutés.

À la fin de la réunion, votre compte rendu sera pratiquement terminé (80%).  Vous n’aurez qu’à prendre quelques minutes de votre temps en post réunion pour vous relire et corriger vos textes à l’aide d’Antidote par exemple et le tour est joué!

2. Prendre des notes

Si vous voulez que votre compte rendu soit complet et détaillé, vous devez prendre des notes pendant la réunion. Sinon, il est évident que vous oublierez des informations importantes. Pour vous aider, vous pouvez utiliser des abréviations, cela facilite grandement la prise de notes. Vous pourriez également enregistrer la réunion afin de ne rien oublier.

3. Transmettre le compte rendu à vos collègues

Si vous voulez que votre compte rendu soit utile, n’oubliez pas de le rendre disponible à tous les participants via un répertoire centralisé ou par courriel, une fois la rédaction terminée! Le plus tôt sera le mieux, idéalement 48h, car la mémoire est une faculté qui oublie rapidement.

Éléments importants à indiquer dans votre compte rendu

1. Information de base: La date, l’adresse, la salle et l’heure de début et fin de la réunion.
2. Le nom des personnes présentes, des personnes absentes et des invités.
3. L’objectif principal de la réunion. 
4. Un résumé et l’objectif de chacun des points à l’ordre du jour: Informer / Échanger / Générer des idées / Consulter / Décider.
5. Les actions et tâches qui ont été assignées, à qui cela s’adresse ainsi que la date due.
6. Les décisions prises s’il y a lieu.
7. Joindre les documents, images ou adresses web nécessaires.
8. Approbation du compte rendu.
9. Envoyer le compte rendu par email ou utiliser un outil de gestion de réunions pour centraliser tous vos comptes rendus.
10. Date et lieu de la prochaine réunion. 

Modèle de compte rendu

Voici le modèle classique de compte rendu obtenu par Beenote et qui sera produit suite à votre réunion. Cette structure simple vous permettra d’y inclure tous les éléments importants sans oublier l’essentiel: votre discussion. 

Compte rendu ou procès-verbal?

On entend souvent les mots compte rendu et procès-verbal pour parler du document que nous devons fournir à la fin de nos réunions. Quelle est la différence entre ces 2 appellations?

Le compte rendu est un document qui sert à résumer ce qui se dit en réunion, et ce, par sujet. Il est utilisé dans la majorité des différents types de réunions.

Le procès-verbal (PV) est quant à lui, une retranscription exacte de la réunion. Il sert de document officiel en cas de litige ou mésentente. Il a une valeur juridique.

Le PV contient précisément les décisions prises puisqu’elles ont été soumises et adoptées par approbation des membres. Il est particulièrement utilisé dans les conseils d’administration et comités.

Vous pourriez même ajouter à votre procès-verbal un enregistrement audio de la réunion.

Après la rédaction du compte rendu, quels sont les prochaines étapes?

Bien entendu, une fois le compte rendu rédigé, et lu de tous, le projet continu. La réalisation des tâches et le suivi des actions sont les étapes qui se doivent d’être accomplies pour atteindre l’objectif principal de la réunion.

Allez, au boulot!