Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Build Strong Teams Through Regular Team Review Meetings

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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Dans votre travail quotidien, votre équipe s’arrête-t-elle à réfléchir à la manière dont vous travaillez ensemble, à ce que vous avez appris et à ce que vous pouvez améliorer? Tout comme l’examen annuel des performances est remplacé par des retours d’informations fréquents et une communication ouverte entre les responsables et les employés, votre équipe peut bénéficier également de révisions périodiques des processus. Ces réunions d’évaluation permettent à votre équipe de réfléchir à la manière dont elle collabore, d’apprendre de cette réflexion et de mieux travailler en équipe par la suite.

Qu’est-ce qu’une réunion d’évaluation d’équipe? Pourquoi est-ce important?

Un examen approfondi permet aux membres de l’équipe d’analyser individuellement et collectivement les processus d’équipe et de déterminer les points à améliorer. La planification périodique en équipe des réunions de révision aide votre équipe à intégrer les connaissances récentes, que votre travail soit basé sur un projet ou non. Les réunions d’évaluation d’équipes (également connues sous le nom de révision après action ou rétrospective) permettent à votre équipe de:

• Analyser collectivement les pratiques actuelles et celles qui ne le sont pas.
• Identifier comment mieux collaborer dans le futur.
• Apprendre des succès et des échecs.
• Apprendre de ces coéquipiers, pas seulement des gestionnaires.
• Établir les prochaines étapes concrètes.

Les réunions d’évaluation des équipes ne sont pas destinées à discuter des chiffres des ventes ou d’autres données quantitatives, ni à attribuer des reproches à un membre ou à critiquer les performances individuelles. L’accent est mis sur le processus et non sur les résultats.

4 principaux domaines de réflexion

Nous suggérons quatre principaux domaines de réflexion dans vos réunions d’évaluation d’équipe, chacune comportant une variété de questions. Utilisez-les à profusion afin de stimuler une discussion enrichissante qui profite à l’équipe!

1. Processus de communication

Comment communiquez-vous en équipe? Comment utilisez-vous le courrier électronique, les discussions en ligne et les réunions pour collaborer entre vous? Ces pratiques sont-elles utiles? Quelles sont la qualité et la fréquence de vos communications? De quelle façon devrait-elle être ajustée? Avez-vous des problèmes de communication avec les membres de l’équipe? Les gens se sentent-ils à l’aise de parler? L’équipe est-elle inclusive en ce sens qu’elle permet à tout le monde de s’exprimer?

2. Processus de prise de décision

Comment prenez-vous des décisions? Vos méthodes de décision actuelles sont-elles efficaces? Êtes-vous généralement d’accord avec les décisions prises par l’équipe? L’équipe suit-elle les décisions prises? Comment résolvez-vous les conflits? Les limites sont-elles claires sur les décisions que peuvent prendre les individus et celles qui nécessitent une contribution de la part de l’équipe?

3. Alignement sur les objectifs et les rôles

Dans quelle mesure les objectifs et les priorités de l’équipe sont-ils clairs? Comment les tâches de chaque membre de l’équipe sont-elles liées les unes aux autres? A quoi ressemble le processus de travail? Existe-t-il des opportunités pour les individus de grandir et de s’accomplir?

4. Alignement sur les objectifs et les rôles

L’information est-elle partagée en temps opportun? Les informations sont-elles stockées dans des emplacements accessibles auxquels tous les membres de l’équipe peuvent accéder? L’équipe se réfère-t-elle collectivement aux informations précédentes pour rester sur la bonne voie?

Maintenant que vous connaissez l’objet des réunions d’évaluation d’équipes, étudions comment les mettre en œuvre avec succès.

Définissez des attentes claires pour créer un espace sécurisé

Une communication claire est essentielle face à une résistance potentielle que certains membres de l’équipe pourraient avoir devant la tenue des réunions d’évaluation. Vous voulez éviter que les gens se comportent défensivement ou se disputent. L’objectif est de faire de la réunion un processus plutôt qu’une performance individuelle. Faites que la réunion engendre l’apprentissage et l’élaboration des plans d’action pour l’avenir. Vous pouvez même inclure des normes spécifiques dans l’ordre du jour afin que les gens sachent quel comportement est attendu lors de la réunion d’évaluation.

L’un des résultats souhaités de la réunion pourrait être: «Améliorer les performances futures de l’équipe en apprenant comment nous travaillons ensemble».

Reportez-vous au modèle d’ordre du jour ci-dessous pour vous inspirer.

Rassembler des réflexions individuelles en pré réunion

En travail préparatoire, demandez à chaque membre de l’équipe de partager ses réflexions dans un document partagé et de lire les commentaires des autres. Cela sert à quelques objectifs: 1) il est plus probable que la voix de chacun soit incluse, et 2) les gens seront plus attentifs, car ils auront fait le travail avant la réunion, éliminant ainsi la pression de la performance (ce qui peut être particulièrement utile pour les introvertis de l’équipe.)

Si un membre de votre équipe préfère faire des commentaires de manière anonyme, demandez-lui de partager ses idées directement avec le chef d’équipe ou vous pourriez récolter les commentaires anonymement. Le chef d’équipe peut ensuite consolider les résultats en thèmes et les apporter à la réunion pour discussion.

Vous pouvez appliquer le modèle de question ORID (objectif, réflexion, interprétation et décision) pour concevoir les questions de révision de l’équipe. Ces questions aident les gens à partager des exemples concrets et à réfléchir aux expériences passées. Vous pouvez adapter les questions à vos besoins.

• Que se passe-t-il par rapport à ce qui est désiré et pourquoi?
• Qu’est-ce qui réussit et ce qui réussit le moins?
• Qu’est-ce qui fonctionne bien que vous recommanderiez de répéter, et pourquoi?
• Qu’est-ce qui ne fonctionne pas bien ou comme prévu que vous recommanderiez de changer, et pourquoi?
• Quelles nouvelles approches recommanderiez-vous d’essayer et pourquoi?
• Quels sont les 3 à 5 apprentissages que cette équipe ou une future équipe devrait connaître?
• Y a-t-il autre chose que cette équipe ou une future équipe devrait savoir?

Utilisez l’exercice « Débuter, Arrêter, Continuer » pour identifier les prochaines actions

Les réunions d’évaluation d’équipes ne consistent pas seulement à apprendre et à réfléchir, mais aussi à générer des actions spécifiques. Préparez des post-its et demandez aux gens d’écrire les pratiques qu’ils pensent que l’équipe devrait commencer, arrêter ou continuer à faire. Écrivez une idée sur chaque post-it et placez les idées de chacun sur un tableau blanc ou un tableau à feuilles mobiles sous les catégories «Débuter», «Arrêter» et «Continuer». Puis regroupez les post-its dans des thèmes similaires. L’équipe peut discuter de ces idées et décider des actions spécifiques qui répondent à ces préoccupations.

Les équipes virtuelles peuvent inscrire leurs idées dans un document partagé en ligne avec les trois colonnes. Projetez les résultats sur l’écran pour que tous puissent les voir clairement pour la discussion.

Cet exercice est particulièrement utile pour les équipes qui effectuent périodiquement des réunions d’évaluation afin qu’ils puissent continuer à améliorer les processus.

processus

Capturez des informations et faites-en des références

Vous êtes excité d’essayer ces activités lors de votre prochaine réunion d’évaluation? Génial! Il y a encore une chose à faire pour que vos réunions aient plus d’impact et soient plus efficaces – capturez les apprentissages et référez-vous à eux régulièrement.

Un utilisateur de Beenote a déclaré: «Avant de commencer un nouveau projet, nous prenons le temps d’examiner les leçons que nous avons capturées lors des réunions précédentes afin de les incorporer dans notre planification de projet. C’est le moyen idéal de tirer le meilleur parti de vos réunions d’évaluation au fil du temps.

 

Comment dirigez-vous vos réunions d’évaluation d’équipe? Comment créez-vous un espace sûr pour que tout le monde puisse partager des commentaires honnêtes?

Nous sommes curieux de l’apprendre. Partagez avec nous votre façon de procéder.

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La motiviation première de Tai Tsao est d’aider les individus, les équipes et les organisations à libérer leur potentiel, à transformer leur façon de travailler et à avoir un impact durable. Tai est responsable de la gestion du changement et du succès client chez Meeteor et co-auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Tai collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes à améliorer leurs pratiques de réunion.