Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Advance Your Meeting Conversation with Norms.

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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Vous pensez peut-être: que diable sont les normes? Nous sommes si heureux que vous ayez demandé. La définition officielle stipule que les normes sont des standards de comportement qu’une équipe attend de ses membres. En pratique, cela signifie que les normes sont les règles de base de la collaboration d’une équipe. En énonçant explicitement les normes, chaque membre du groupe comprendra comment agir (et interagir) avec les autres. Ils fournissent également un standard dont les membres peuvent se donner mutuellement des commentaires.

Les normes sont utiles dans une variété de types de collaboration, y compris les réunions. Dans toutes situations n’exigeant pas les mêmes comportements, il est utile d’établir des règles de base en fonction du type de discussion ou de réunion. Des normes de réunion claires aligneront les attentes des participants et guideront les actions des membres de l’équipe afin que vous puissiez avoir une discussion plus productive.

Normes générales de réunion

Certaines normes se réfèrent à des processus, des pratiques de préparation et de communication pouvant s’appliquer à toute réunion. Vous trouverez ci-dessous une liste des normes de réunion que nous avons collectées au fil des ans en fonction de notre expérience en matière de facilitation et de participation aux réunions. En les examinant, déterminez celles qui pourraient améliorer la culture de votre équipe.

NORMES DE PROCESSUS:
  • Respectez le temps de chacun en commençant et en terminant à l’heure.
  • Une seule conversation à la fois. S’abstenir de bavarder.
  • Placez des éléments de sujet à discuter dans un registre et acceptez d’en discuter plus tard, à un moment plus approprié.
  • Soyez présent de corps et d’esprit avec les personnes que vous rencontrez. Utilisez vos smartphones uniquement pour vous accompagner pendant la réunion.
  • Prenez des pauses si nécessaire. (Bon pour les longues réunions.)
  • Tout le monde est responsable d’aider à rester concentré sur le sujet. Parlez si vous sentez que vous sortez de l’ordre du jour établi.
  • Défiez les faits établis.
  • Confronter les conflits, tête première.
  • Concentrez-vous aux actions positives, et non pas à vos devoirs, à vos souhaits, à vos envies.
  • Essayez d’atteindre ceci « GETGO » – assez bon pour aller, mais pas à la perfection.
  • Tout le monde est responsable du respect des normes. Reconnaissez si vous ne le faites pas.
NORMES DE PRÉPARATION:
  • Soyez présent et prêt à vous engager. Lisez l’ordre du jour et faites tout travail préalable à l’avance.
  • Mettez de côté les autres sujets et travaux afin de vous concentrer sur la discussion en cours.
  • Le matériel de réunion et l’ordre du jour doivent être envoyés au moins 24 heures avant une réunion.
NORMES DE COMMUNICATION:
  • Posez des questions pour obtenir des éclaircissements afin d’éviter d’émettre des hypothèses.
  • Assurez-vous que la voix de chacun soit entendue.
  • Équilibrez votre participation – parlez et écoutez.
  • Écoutez activement les coéquipiers sans interrompre les autres.
  • Précisez quand vous préconisez ou proposez une idée.
  • Dites-le maintenant, dans la salle. Évitez d’attendre plus tard pour soulever un problème.
  • Toutes les voix comptent. Toutes les opinions sont valables, mais offrez un raisonnement derrière votre pensée.

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Normes pour les types spécifiques de conversation en réunion

Il existe de nombreux types de conversations lors d’une réunion. Chaque conversation bénéficiera de la sélection de normes spécifiques à ce type de discussion. Considérez, par exemple, comment une réunion peut se passer différemment si une session de remue-méninges (brainstorming) est la norme « toutes les idées sont de bonnes idées » par rapport à « garder à l’esprit nos contraintes de ressources ».

NORMES DE BRAINSTORMING:
  • Toutes les idées sont de bonnes idées.
  • Développez sur les idées des autres. Utilisez « Oui et … »; éviter « non, mais … »
  • Reportez le jugement des idées lors du brainstorming.
  • Gardez à l’esprit les contraintes de ressources.
RÉUNION DU PERSONNEL / NORMES D’ENREGISTREMENT
  • Soyez concis et précis.
  • Soyez ouvert aux commentaires
  • Ne partagez que de nouvelles informations, pas une répétition d’anciennes informations.
  • Assurez-vous que vos informations sont exactes.
  • Reconnaissez quand vous n’avez pas de réponse, mais fournissez-la après la réunion.
  • Partager les célébrations et les défis.
NORMES DE PRISE DE DÉCISION
  • Nous utiliserons [consensus, règle consultative, règle de vote, vote] comme processus de prise de décision.
  • Chaque personne est responsable de s’assurer qu’elle comprend les options et les arguments avant de prendre sa décision.
  • Soyez prêt à soutenir un consensus d’équipe même si vous n’y consentez pas initialement.
  • Ne poussez pas vos idées sur l’équipe après qu’une décision ait été prise.
  • Reconnaissez quand vous jouez à « l’avocat du diable » pour aider à tester une décision ou une idée.
  • Séparez vos propres sentiments de ceux qui conviennent le mieux à l’équipe / à l’organisation.

Normes pour les réunions virtuelles

Les équipes virtuelles présentent des niveaux de complexité supplémentaires, car tout le monde ne se trouve pas dans la même pièce. Envisagez d’utiliser des normes qui traitent des problèmes comportementaux courants lors des réunions virtuelles.

  • Ne pas effectuer de tâches multiples (faire d’autres travaux) pendant la réunion.
  • Utilisez le bouton muet de votre site pour empêcher la transmission du bruit de fond.
  • Parlez plus fort pour attirer l’attention si vous avez quelque chose à dire.
  • Activez votre vidéo chaque fois que possible.
  • Assurez-vous que chaque personne a la possibilité de répondre.

Conseils pour l’utilisation des normes lors de vos réunions

Partagez les normes avec l’ordre du jour

Les normes sont un moyen facile d’introduire les comportements souhaités dans votre équipe. Commencez par les ajouter à l’ordre du jour de votre réunion afin que tout le monde ait le temps de les examiner avant la réunion. Lors de vos premières réunions avec les normes, il est utile de les lire à haute voix et de demander si quelqu’un a des questions ou des normes supplémentaires à ajouter avant de passer au premier point à l’ordre du jour.

Utilisez différentes approches pour renforcer les normes

Il est important de suivre vos normes. Demandez que chaque personne aide à identifier qu’une norme est violée. Ce rôle modélise le comportement en pointant vers la norme et en rappelant doucement au participant s’il ne la suit pas. Les indices visuels peuvent être particulièrement utiles à cette fin. Écrire les normes sur un tableau ou les projeter sur l’écran rappelle continuellement aux participants de vérifier leur propre comportement.

 

Moins c’est Plus: sélectionnez les normes les plus pertinentes

Ne visez pas plus de 6 normes pour toute réunion. Trop de normes deviennent difficiles à retenir et à suivre. Il peut y avoir certaines normes dont vous devrez être explicites au début, mais qui finissent par devenir un comportement standard, par exemple, débuter la réunion à l’heure prévue. Lorsqu’une norme est en transition, supprimez-la de votre liste pour introduire un nouveau comportement souhaité.

À votre tour!

Nous vous recommandons d’utiliser notre liste comme point de départ et d’ajouter vos propres normes qui reflètent la culture et l’expérience personnelle de votre organisation. Conservez une liste des normes que vous pouvez facilement utiliser lors de la planification d’une réunion. Partagez cette liste avec le reste de l’équipe et demandez-leur de contribuer, d’identifier les normes sur lesquelles l’équipe, à leur avis, doit se concentrer le plus. Envisagez d’avoir des normes «fondamentales» qui s’appliquent à chaque réunion et des normes «spécialisées» qui changent en fonction du type de conversation à tenir.

Au bout du compte, le respect des normes est comme une habitude. Ils peuvent facilement submerger un groupe si vous essayez d’en faire trop en même temps. Commencez par introduire le concept de normes. Expliquez clairement pourquoi vous les incluez dans votre préparation de réunion, quelle valeur elles ajouteront et comment elles seront utilisées.

Et vous, avez-vous des normes que vous trouvez particulièrement utiles dans vos réunions? Partagez-les ci-dessous.

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Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.