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Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de How Do I Get My Team to Prepare for a Meeting?

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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Les leaders de réunions savent qu’il peut être difficile, voire même un défi de préparer leurs coéquipiers à une réunion. Il n’est pas surprenant que, avec des horaires chargés et 62 réunions par mois, les travaux préparatoires aux réunions soient une tâche fastidieuse. Quoi d’autre pourrait décourager davantage les gens de prendre le temps de se préparer pour une réunion?

  • Les travaux préliminaires ne sont généralement pas abordés lors de la réunion.
  • L’équipe examine les travaux préparatoires en groupe au cours de la réunion.
  • Le responsable de la réunion envoie les travaux préparatoires trop tard.
  • Il y a trop de travaux préparatoires ou le contenu est dense et peu engageant.
  • Les informations sur les travaux préparatoires sont enfouies dans des courriels ou des flux de discussion.
  • Les autres tâches des coéquipiers ont priorité sur celle-ci.

 

Si l’importance de la préparation d’une réunion n’est pas claire et qu’il n’y a pas de conséquences à ne pas le faire, les travaux préparatoires vont naturellement tomber à la fin de la liste de priorités des gens. Si ceux qui le terminent finissent par avoir l’impression de perdre leur temps, le cycle se perpétue. Cela est particulièrement vrai lorsque les travaux préparatoires sont examinés en détail lors de la réunion.

 

7 stratégies pour amener vos collègues à se préparer pour une réunion

Si vous êtes un leader ou un participant frustré par un manque d’engagement collectif à mener à bien les travaux préparatoires aux réunions, vous n’êtes pas seul. Voici sept approches que vous pouvez essayer avec vos équipes et vos clients. Vous n’êtes pas obligé de tous les adopter. Essayez-en quelques-unes et voyez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe ou votre contexte organisationnel.

1. Soyez spécifique

Fournissez (ou demandez) des instructions de travail préparatoire claires comprenant la durée. Doivent-ils partager leurs réflexions ou répondre à une question spécifique? Par exemple:

  • Lisez le document ci-joint et vous devrez partager vos impressions et à expliquer en quoi cela influencera vos prochaines étapes. (~ 5 min)
  • Examinez les documents ci-joints et réfléchissez à ce qui manque à cette proposition. (~ 10 min)

Lorsque vous donnez des instructions spécifiques, les participants peuvent indiquer comment le travail préparatoire aidera à atteindre les résultats souhaités. Cela réduit également la tendance humaine à retarder les travaux qui ne sont pas clairs.

2. Envoyez un rappel avant la réunion

Assurez-vous de donner aux gens suffisamment de temps pour se préparer à une réunion. Envoyez le travail préparatoire avec l’ordre du jour au moins 24 heures avant la réunion. Si vous envoyez les travaux préparatoires trop à l’avance, attendez-vous à ce que certaines personnes l’oublient. Essayez d’envoyer à nouveau un courriel de rappel contenant les instructions de prétravail et les pièces jointes quelques heures avant la réunion. Cette action unique ramène les travaux préparatoires à l’esprit des gens et rend le matériel rapidement accessible.

3. Rendre le travail préparatoire accessible et engageant

Complétez ou remplacez les paragraphes de texte par des puces, des images et/ou des graphiques pour rendre le contenu plus attrayant. Envisagez d’envoyer un message vocal ou même une vidéo si ces formats sont mieux adaptés au contenu. Le ton de votre voix peut rendre plus facile l’explication des nuances d’une situation complexe.

Soyez conscient du temps qu’il faut pour exécuter le travail préliminaire. Plus il y en a, moins les gens prendront le temps de le faire.

En général, 5 à 10 minutes de préparation par 30 minutes de réunion sont acceptables.

 

4. Établissez une norme pour fixer du temps dans votre calendrier pour terminer les travaux préparatoires

Lorsque vous recevez une invitation à une réunion avec prélude, bloquez immédiatement l’heure dans votre calendrier pour qu’elle soit terminée le jour ou les heures qui précèdent la réunion. L’idée est de bloquer les travaux préparatoires dans votre calendrier comme s’il s’agissait d’une réunion. De cette façon, vous avez un rappel visuel pour le faire – vous le verrez dans l’agenda – et vous éviterez de manquer de temps. Vous pouvez aussi suggérer cette pratique à d’autres.

5. Informer un participant clé du travail préparatoire

Il arrive parfois que tout le monde, à l’exception d’un décideur clé, ait terminé les travaux préparatoires. Vous devez donc organiser la réunion comme si personne ne l’avait pas fait. C’est une situation très frustrante.

Pour éviter cela, s’il y a une personne en particulier, telle qu’un haut responsable, qui doit se préparer à l’avance pour une réunion afin que celle-ci soit couronnée de succès, organisez avec lui une rencontre de 5 à 10 minutes pour examiner le travail ensemble. Présentez le contenu ou parcourez les travaux préparatoires en vous servant des documents comme guide. Vous pouvez également envoyer un rappel personnel sur l’importance des travaux préparatoires et de leur incidence sur l’efficacité de la réunion.

6. S’engager sur l’importance de terminer les travaux préparatoires

Si ne pas se préparer pour une réunion est un problème avec tous les membres de votre équipe, soulevez-le lors d’une réunion. Expliquez en quoi le travail préparatoire aidera le groupe à tirer le meilleur parti du temps de réunion. Demandez à chaque personne de respecter l’heure du groupe en s’engageant à faire les travaux préparatoires avant la réunion. Parfois, le simple fait d’attirer l’attention sur le problème incitera les gens à changer de comportement, en particulier lorsqu’ils s’y sont engagés publiquement.

Lorsque les personnes effectuent les travaux préparatoires, félicitez-les pour leurs efforts et notez comment cela a permis de rendre les réunions plus productives.

 

7. Si aucune de ces stratégies ne correspond à la culture de votre organisation, prévoyez du temps dans la réunion pour effectuer les travaux préparatoires

C’est une solution de dernier recours. Si vous ne pouvez pas amener les gens à se préparer à l’avance, planifiez des réunions plus longues et utilisez les 5 à 10 premières minutes pour permettre aux gens de lire et de réfléchir en silence sur les travaux préparatoires. Utilisez du matériel écrit ou vidéo plutôt que de présenter le travail préliminaire comme contenu pendant la réunion pour les raisons suivantes:

  • Vous pouvez contrôler exactement ce qui est inclus et comment il est présenté. Lorsque vous présentez en direct, vous risquez de manquer quelques points ou d’expliquer le problème en utilisant un langage moins qu’idéal.
  • Le temps nécessaire à la consommation de contenu est différent d’un individu à l’autre. Si des personnes lisent un document ou regardent une vidéo, le temps est automatiquement limité.

Cette stratégie a été couronnée de succès dans des entreprises de premier plan telles qu’Amazon et LinkedIn.

 

Les travaux préparatoires peuvent améliorer la qualité de votre conversation de réunion

Influencer les membres de l’équipe pour qu’ils se préparent à une réunion est une stratégie importante pour que les réunions productives fassent partie de la culture de l’entreprise. Au fil du temps, les collègues comprendront l’importance des travaux préparatoires et deviendront plus cohérents dans la préparation de leurs réunions.

Quelles stratégies ont été couronnées de succès dans votre organisation? Dites-nous comment votre équipe fonctionne!

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