La saison des réunions est de retour

Le mois de septembre représente pour de nombreuses personnes le retour à l’école, pour d’autres c’est la saison de la chasse qui s’en vient à grands pas. Mais pour une bonne quantité d’entre nous, c’est le retour de la saison des réunions. Cette activité essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise ou encore d’un projet est souvent méprisée, mais est toutefois perçue comme importante à l’avancement des projets selon les résultats de notre sondage maison.

Comme le mentionnait les auteurs de The science and fiction of meetings (publié par MIT Sloan Management Review Winter 2007), les employés passent beaucoup de temps en réunion, qui est en constante croissance, et aiment particulièrement s’en plaindre. Mais en privé, ils voient tout de même les réunions comme un outil de productivité – un outil que les compagnies devraient apprendre à mieux utiliser.

C’est à partir de cet énoncé, vieux de quelques années déjà, que l’équipe de Beenote s’est dit qu’il serait plus qu’important et intéressant d’aller mesurer la relation qu’ont les employés avec les réunions. Nous voulions par conséquent connaître et mesurer l’état actuel de la réunion au travail. C’est ce que nous avons fait en sollicitant plus de 1 300 personnes.

Voici les grandes lignes de cette étude :

  • Ils travaillent à 37% pour des entreprises qui ont plus de 251 employés.
  • Près de 38% travaillent dans des organisations de moins de 25 employés.
  • Parmi les répondants, on remarque que le groupe d’âge de 40 à 59 ans est représenté à hauteur de 60%.
  • Leur rôle lors de réunions balance entre celui du leader et de participants ex æquo à 47%.

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Maintenant qu’on a un aperçu de QUI s’intéresse à la réunion, explorons comment ces derniers pratiquent leur art :

  • Ils le pratiquent souvent, car près de 60% le font plusieurs fois par semaine.
  • Ils sont majoritairement (54%) entre 4 et 6 participants.
  • Leur réunion peut durer entre 30 et 60 minutes pour 49% des cas.

Beenote-état de la réunion en général

De façon générale, ces derniers considèrent leurs réunions à 39% aidantes et à 35% nécessaire. Ils considèrent l’impact de leurs réunions face à leurs projets comme étant positives à 83%.

Beenote-relation-entre-projets-et-reunions

Donc on peut conclure que les gens ont une perception positive de l’impact de leur réunion sur le résultat de leur travail. Toutefois, malgré cette perception positive, près de 80% d’entre eux nous ont indiqué avoir des problèmes dans une ou plusieurs des étapes du cycle de vie des réunions dont nous en avons tiré les cinq principaux problèmes :

  1. Manque de préparation des participants pour 28%
  2. Mauvaise communication pour 20%
  3. Temps alloué n’est pas observé pour 17 %
  4. Pas de suivi des tâches à 25%
  5. Pas de compte rendu à 13%

Beenote-Problèmes en réunion

Dans l’ensemble, on arrive donc à des résultats qui ressemblent dans les grandes lignes à l’étude du MIT. Les employés et entreprises du Canada sont à cet égard similaires à ce que ces chercheurs américains avaient sondé 10 ans plus tôt.

Selon nous, la meilleure approche, afin d’aider ces personnes et leurs employeurs à résoudre ces nombreux problèmes, est d’utiliser une solution de gestion de réunion. Une telle solution peut facilement maximiser les bonnes pratiques existantes tout en implantant de nouvelles façons de faire qui remplace celles qui font défaut. Nous avons donc demandé aux participants quelles seraient les raisons qui les inciteraient à utiliser une telle solution. La réponse fut fort intéressante :

Beenote-principaux-objectifs-solution-gestion-réunions

D’un ordre du jour transmis à l’avance et plus clair, un compte rendu accessible rapidement jusqu’à un suivi des tâches inclus dans cette solution se devrait d’aider davantage les gestionnaires à implanter les bonnes pratiques pour un résultat maximum.

Beenote est une solution logicielle de gestion de réunion disponible en mode nuagique pour toute entreprise qui cherche à maximiser ses objectifs de tenir des réunions efficientes. Beenote permet de maximiser ce processus. Il s’intègre de façon automatique avec votre environnement actuel tout en offrant de nombreuses ouvertures vers d’autres logiciels.

Fait au Québec par les gens de Comnet Technologie Inc., Beenote est accessible en mode gratuit et payant.

L’essayer c’est s’améliorer.

Etat de la reunion au travail-Beenote

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Entrepreneur technologique en série avec plus de 25 ans d’expérience en gestion et mise en marché de nouvelles technologies. Beenote 1er portail de gestion des réunions sans papiers pour conseil, comité et leurs équipes.