Réussir son implantation de logiciel de gestion de réunions

par | Avr 6, 2022 | Meilleures pratiques en réunion, Conseil d'administration, Type de réunion

Dernière mise à jour le 3 juin 2022

Le changement peut freiner certaines personnes, surtout au moment d’adopter un nouvel outil technologique à son travail. Les êtres humains préfèrent de base rester dans leurs chaussettes!

L’implantation de logiciel de gestion de réunions peut sembler être une opération énorme parce qu’elle implique toutes les personnes d’une organisation. Tout le monde a besoin de faire des réunions.

Pourtant, si l’on établit une bonne stratégie d’implantation et que l’on procède de la bonne façon, la tâche devient beaucoup plus facile. Une fois le logiciel de gestion de réunions bien choisi pour votre équipe ou pour votre conseil d’administration, l’implantation est aussi une étape cruciale à la réussite du projet.

Voici les 3 principales étapes d’implantation de logiciel de gestion de réunions:

Comprendre la réticence face à l’implantation d’un nouveau logiciel

Le comportement humain est un facteur déterminant dans l’implantation d’un nouvel outil. Il est important de comprendre les raisons de la résistance au changement. Cela permet d’établir une stratégie d’implantation beaucoup plus alignée face aux futurs utilisateurs.

La première raison est l’accomplissement personnel qui est étroitement relié à la peur de l’échec. Le cerveau a tendance à voir le changement toujours plus difficile que ce qu’il est vraiment. La nouveauté force la sortie de la zone de confort.

  • Ils craignent de ne pas pouvoir apprendre les aspects techniques suffisamment vite et d’être laissés pour compte
  • Ils ne voient pas ce qu’ils peuvent en retirer sur le plan personnel dans leur travail

Une autre raison est l’incompréhension des bénéfices généraux pour l’organisation. L’humain a besoin d’un motivateur pour accepter un changement et l’adopter dans le temps.

  • Ils ne voient pas en quoi la nouvelle solution est meilleure que l’ancienne ou son utilité pour l’organisation
  • Ils ne voient pas quels sont les avantages de l’outil et quels seront les résultats globaux pour l’organisation

De plus, chaque personne a sa propre vision des choses et peut-être que certains préfèrent conserver leur réunion par courriel au lieu d’utiliser un logiciel de gestion de réunions. Parfois, ils ne voient pas tout simplement pas comment le processus en place pourrait être amélioré.

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La dernière raison de la résistance au changement est reliée à l’ampleur de la tâche. Le temps est précieux et plusieurs personnes devront être incluses dans cette implantation.

  • Ils ne voient pas combien de temps et d’énergie devront être mis sur cette opération
  • Ils ne sont pas certains de leur disponibilité avec leur charge de travail actuelle

Ces 3 raisons sont à prendre en considération lors de la planification de votre processus d’implantation de logiciel de gestion de réunions. Pour que l’outil soit implanté de manière unanime et durable, les personnes qui l’utiliseront doivent obtenir une bonne expérience face à ce nouveau logiciel… de sa présentation à sa mise en pratique!

Établir une bonne stratégie d’implantation

Afin de réussir votre implantation de logiciel de gestion de réunions, établissez une bonne stratégie basée sur la résistance au changement. Utilisez la base du «QUI», «QUAND» et «COMMENT» et surtout, considérez ces 4 facteurs influents:

1. Les personnes responsables et les supers utilisateurs

Tout d’abord, il faut déterminer les personnes responsables de l’implantation, c’est à-dire l’équipe chargée de la mise en œuvre du projet. Si vous faites partie d’une grande équipe ou d’une grande organisation, vous aurez certainement besoin d’aide dans le processus d’implantation comme la présentation de l’outil et la formation.

Encore plus important, vous devez aussi désigner des supers utilisateurs pour la période de formation et pour le transfert de connaissances en cas de départ. Ces personnes-ressources doivent devenir des pros du logiciel et servir de soutien technique lors de l’apprentissage du logiciel.

2. Les bénéfices personnels de l’outil

Incorporer les avantages personnels que les utilisateurs auront avec cet outil dans leur travail va permettre de les motiver. Vous pourrez leur rappeler ces bénéfices tout au long du processus d’implantation. Soyez précis. Il faut vendre la salade comme on dit!

Voici quelques bénéfices qu’un logiciel de gestion de réunion comme Beenote permet:

  • Simplifier la planification de réunion ou de conseil d’administration
  • D’inscrire des points importants à discuter dans un ordre du jour commun (réduit les oublies)
  • Faciliter le transfert d’information entre les collègues ou les membres du CA (réduit le dérangement)
  • Connaître en avance ce qui sera discuté durant la réunion et permettre de mieux se préparer
  • Permettre à chacun son moment de discussion durant les réunions
  • Consulter facilement toute la documentation pour des suivis plus rapides
  • Retracer des informations importantes plus rapidement dans un seul outil
  • Sauver un temps énorme durant les réunions d’équipe et leur permettre de retourner à leur travail plus rapidement
Essai gratuit Beenote

3. Les avantages pour l’organisation

Vous devez prouver que cette solution de gestion de réunions peut régler certains problèmes et amener des bénéfices pour l’organisation. Démontrez le «big picture», c’est-à-dire le but d’adopter cet outil sans oublier de mentionner les répercussions reliées aux objectifs et la mission de l’entreprise.

Bénéfices:

  • Est-ce que l’outil de gestion de réunions peut améliorer la collaboration et la communication entre les différentes équipes ou les membres du conseil d’administration? (relié à l’engagement)
  • Est-ce qu’il peut centraliser la documentation de l’organisation à un seul endroit accessible et confidentiel? (relié à la sécurité)
  • Est-ce qu’il peut rendre les réunions beaucoup plus productives, donc plus d’énergie pour la réussite des objectifs? (relié à la performance)
  • Est-ce qu’il peut permettre d’entretenir une meilleure gouvernance de votre conseil d’administration?

Objectifs et mission:

  • Est-ce qu’il peut accorder plus de temps à votre clientèle et à certains objectifs plus précis?
  • Est-ce que la solution de gestion de réunions permet d’être plus alignée à des valeurs de l’entreprise? Par exemple: l’engagement, l’inclusion ou même le développement durable avec des réunions sans papier.

4. Le processus d’implantation du logiciel

Maintenant que vous savez «COMMENT» vous allez promouvoir l’outil et «QUI» est responsable du projet, il faut savoir le «QUAND» et «COMMENT» il sera implanté. Il faut donc prévoir le processus d’implantation étape par étape.

Comment le déroulement de l’implantation peut être simple et durable? La meilleure façon d’assurer un démarrage sans panique est de le faire très, très progressivement. Au lieu de changer du jour au lendemain et de s’attendre à ce que tout le monde s’y mette d’un seul coup.

Plus importants encore, votre équipe ou votre conseil d’administration doivent connaître les étapes pour prévoir leur emploi du temps et anticiper leur adaptation. Partagez le plan et soyez transparent.

De plus, gardez en tête que durant le processus, ils doivent pouvoir collaborer et toucher directement à l’outil. Pensez à favoriser l’apprentissage à leur rythme pour qu’ils deviennent à l’aise avec le logiciel sans une trop grande pression.

Ils doivent également sentir qu’ils peuvent être supportés. Partagez les ressources et mettez à leur disposition des experts pour les accompagner. Cela permet de sécuriser les futurs utilisateurs.

Comme le soutien est un aspect essentiel, Beenote vous offre justement une tonne de ressources avec son blogue, sa page Beenote Academy, ses vidéos ainsi que ses démos personnalisées.

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Mettre en œuvre l’implantation étape par étape

Votre projet est bien approuvé et votre stratégie établie, c’est le moment de la mise en œuvre de l’implantation du logiciel de gestion de réunions. Voici notre exemple de processus étape par étape:

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Étape 1: Annoncer et présenter l’outil de gestion de réunions

La première étape consiste à semer l’information. Annoncez de manière positive qu’un nouveau logiciel sera implanté au sein de l’organisation ou de votre CA en planifiant d’abord une rencontre à discussion ouverte. Dans le courriel d’invitation, vous pouvez incorporer le lien du site web de l’outil ainsi qu’une brève explication de l’objectif de ce projet.

Cette réunion aura pour but d’introduire et de discuter du nouvel outil sans aller trop dans les détails techniques. C’est le bon moment d’introduire la stratégie déterminée précédemment. Les futurs utilisateurs doivent être optimistes et motivés face à ce changement!

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Étape 2: Faire une démonstration de l’outil

Maintenant, vous pouvez entrer plus en détail et démontrer ce que l’outil peut offrir en faisant une démonstration visuelle. Faites une pierre deux coups, utilisez à même le logiciel de gestion de réunions comme Beenote pour faire cette dite réunion.

Présentez les fonctions pertinentes sans surcharger la rencontre. Le but est que votre équipe ou votre CA comprend le fonctionnement global de l’outil. Puis, concluez avec une période de questions afin de répondre aux inquiétudes qu’il pourrait avoir.

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Étape 3 : Inviter les utilisateurs à parcourir le logiciel

Avant d’intégrer officiellement le logiciel, invitez tous les utilisateurs à se connecter et faire leur premier pas. Si vous utilisez notre solution, vous pouvez alors créer des équipes afin de conserver une confidentialité. Les membres de votre équipe ou comité peuvent explorer par eux-même pendant quelques jours et ainsi sentir qu’ils apprennent à leur rythme.

De plus, nous avons une une courte page des bases de Beenote pour démarrer rapidement avec Beenote pour permettre aux nouveaux utilisateurs d’avoir une procédure visuelle. Rien de mieux qu’une procédure claire pour rendre la tâche plus facile.

Rappelez les ressources à leur disposition. Ils doivent pouvoir se référer à au moins un super utilisateur. Cette personne déterminée précédemment doit être prête à répondre à toutes les questions durant cette période d’adaptation.

Avec Beenote, nous offrons des démonstrations personnalisées non seulement pour vous présenter notre solution, mais aussi pour vous former, vous et vos super utilisateurs, de toutes les petites particularités et fonctions pertinentes selon vos besoins.

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Étape 4 : Intégrer l’outil complètement

Une fois la période de formation passée, vous pouvez maintenant intégrer complètement le logiciel dans votre équipe ou conseil d’administration.

Prévoyez une autre petite rencontre pour l’intégration officielle et pour pouvoir répondre aux questions. Durant cette rencontre, officialiser l’implantation en donnant de bonnes pratiques d’utilisations.

Partagez comment incorporer concrètement l’outil ainsi que la bonne fréquence d’utilisation afin d’entretenir une bonne culture de réunions. Vous pouvez réexpliquer l’importance d’avoir des réunions bien structurées et sensibiliser votre équipe à une utilisation constante.

Si vous implantez au sein de votre conseil d’administration, mettez l’emphase sur la centralisation et la conformité des réunions.

Un logiciel de gestion de réunions doit devenir le premier réflexe lors de la planification de n’importe quel type de rencontre. En faire une bonne habitude permet de retirer le maximum de ce que l’outil à offrir.

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Étape 5 : Faire des suivis de rendement

Une fois qu’il est bien intégré dans votre organisation ou conseil d’administration, la dernière étape consiste à faire des suivis. Entretenir une bonne culture de réunion est réalisable avec un outil qui s’adapte à l’évolution de vos besoins. Encore faut-il garder un oeil ouvert sur le rendement du logiciel et les méthodes utilisées.

Analysez! Quelles méthodes et procédures peuvent être optimisées? Est-ce que les utilisateurs ont d’autres questions ou problèmes dont vous pouvez répondre pour leur permettre une utilisation optimale et durable?

Notre solution Beenote offre un onglet de statistique de réunion qui vous permet de voir le rendement de vos réunions, vos tâches et qui consulte l’ordre du jour avant les réunions. Cela est d’ailleurs un bon motivateur qui peut encourager votre équipe à conserver cette bonne habitude.

Entretenez! Vous pouvez organiser une réunion de suivi quelques semaines ou mois plus tard. Revisitez l’emploi du logiciel avec tous les utilisateurs pour plus de durabilité et d’optimisation.

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Une implantation réussie

Finalement, l’implantation de logiciel de gestion de réunions dans une organisation ou dans un conseil d’administration doit être bien réfléchie. Une bonne stratégie permet de façonner la vision de l’outil et une intégration beaucoup plus durable. Cela évite une perte de temps considérable de formations supplémentaires et de désagréments.

Comme une implantation peut parfois être assez complexe, nous offrons un service d’implantation de Beenote adapté à vos besoins. Notre service vous permettra de profiter davantage des facultés du logiciel et vous donnera des atouts pour faire fleurir votre mission, une réunion à la fois!

Emy Levasseur
Emy Levasseur

Passionnée de création de contenu sur le web et rédactrice chez Beenote, sa première motivation est de créer du contenu qui peut guider les organisations voulant optimiser leurs réunions et conseils d’administration. Donner des ressources pratiques pour inspirer les entreprises à adopter de meilleures pratiques pour devenir des pros de réunion. Fini la perte de temps!

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