L’enregistrement est omniprésent dans nos échanges téléphoniques avec nos fournisseurs et partenaires. C’est même devenu une habitude d’entendre: “votre appel peut être enregistré ou écouté”, au point qu’on y porte peu attention.
Avec la naissance des téléphones intelligents (smartphones), l’enregistrement audio spontané est devenu d’une facilité déconcertante que nous utilisons mainte fois dans notre quotidien. Toutefois, ce n’est pas une fonctionnalité que nous utilisons d’emblée en milieu de travail.
Si je vous disais que l’enregistrement audio peut grandement vous être utile dans vos réunions et que cela comporte de nombreux avantages? Ça vous parle? Continuez votre lecture pour apprendre les nombreux avantages de le faire.
Avant de débuter, nous devons bien entendu répondre à la question:
Est-ce légal d’enregistrer ses réunions?
Selon le pays, il y a diverses lois qui entourent l’enregistrement audio. Les lois sont très précises sur l’enregistrement et nous vous recommandons de vérifier quelles sont les lois dans votre pays. Dans certains pays une seule partie de la communication doit en être informée et dans d’autres pays toutes les parties présentent. Il est important de retenir que la capture de conversation privée d’autrui est interdite dans une vaste majorité de pays. Pour en savoir plus: Informations légales pour l’enregistrement.
Je vous recommande d’informer les participants de vos réunions qu’il y a enregistrement audio. Dans l’application Beenote, il est indiqué de façon visuelle, qu’un enregistrement est en cours. Les comptes rendus des réunions avec enregistrement audio peuvent être également privés à l’équipe pour les réunions confidentielles du conseil d’administration ou les réunions du CSE.
Voici 13 raisons d’enregistrer vos réunions
#1- Enregistrement audio mobile
Le principal avantage des smartphones est bien entendu la mobilité et l’accessibilité en tout temps et lieu. Les réunions peuvent être spontanées ou planifiées à l’extérieur du bureau, par exemple lors d’un dîner d’affaires. Oubliez la prise de note sur un coin de table et enregistrez votre discussion en tout ou en partie. Vous avez ainsi une trace audio de ce qui a été mentionné.
#2- Gestion de projets: faites un meilleur suivi
En tant que cadre, vous avez beaucoup de choses en tête : les échéanciers, la gestion de votre équipe, les avancements de projets, les décisions prises, etc. En plus de vos notes écrites, l’enregistrement audio permet de documenter et de conserver une trace audio dans vos archives de réunions. Vous pourrez également revoir certains éléments d’une réunion telle une décision ou assigner une tâche plus détaillée à un membre de votre équipe.
#3- Des réunions plus productives
Il y a beaucoup de perte de temps en réunion uniquement avec les sujets non planifiés ou hors contexte. L’enregistrement audio permet, inconsciemment, d’apporter un encadrement, d’inviter les gens à la réunion à ne pas sortir du cadre établi (l’ordre du jour), de rester concentrer sur l’objectif de la réunion. Le sentiment de perte de temps en réunion est explicitement écarté, car la réunion est structurée.
Les décisions sont dictées et définies, ultérieurement elles seront rapidement prouvées et vérifiables.
#4- Se concentrer sur ce qui se dit (et non sur la prise de notes)
Une pratique courante en réunion: le leader est celui qui rédige tout, dirige la discussion, prend la parole, rédige les notes, bref c’est celui qui fait tout. À moins que vous ne déléguiez la tâche de prise de notes à une autre personne, l’enregistrement vocal de la réunion est une belle alternative pour vous aider à prendre en main vos réunions.
#5- Idéal pour les absents
Les absents pourront réécouter la discussion en tout ou en partie selon les besoins afin de rester informer sur l’avancement des dossiers. Vous évitez ainsi de vous répéter et de faire perdre beaucoup de temps à plusieurs personnes.
#6- Retour rapide sur les dossiers
Lorsque de nouvelles personnes reprennent des dossiers en cours, pour une maladie par exemple, l’enregistrement peut valider certains questionnements et faire avancer plus rapidement le projet. La prise en main du dossier est ainsi facilitée.
#7- Éviter les oublis
Dans le feu de l’action, on oublie parfois d’écrire des éléments importants. L’enregistrement sert donc à se remémorer des bribes de conversations. À revenir sur des points qui nous semblent nébuleux ou incompris. À tête reposée et avec du recul, on voit les choses dans une toute nouvelle perspective. Fini les interprétations!
#8- Régler les conflits entre collègues ou parties
« Tu m’avais dit cela…la décision que nous avons prise c’est ceci et non cela… » Peu importe la raison de la mésentente, l’interprétation personnelle peut facilement être évitée en réécoutant un segment de votre réunion et régler le conflit plus simplement.
#9- Avez-vous dit procès-verbal ou verbatim?
Voilà une bonne façon de transcrire fidèlement votre réunion. En plus, vous réduirez grandement les délais de transcription. La rigueur est de mise par contre!
#10- Garder un historique organisationnel
Vous pouvez enregistrer en tout ou en partie vos réunions. Vous pourriez même mettre en place une procédure obligatoire d’enregistrement; l’entreprise enregistre toutes les décisions qui sont prises dans le cadre d’une réunion.
C’est aussi une bonne façon de conserver la mémoire institutionnelle lorsque des employés quittent ou lorsque des consultants externes terminent leur contrat.
#11- Un contrat verbal entre les parties
L’enregistrement audio peut vous servir de contrat verbal établi entre 2 parties. Par exemple,lorsque vous déplacez des dates dans un projet, enregistrez le consentement des parties présentes renforce cette décision.
Bien entendu, en utilisant Beenote vos enregistrements restent confidentiels, car l’enregistrement audio peut être limité uniquement qu’aux participants.
#12- Protection en cas de litige commercial
Un enregistrement peut servir de preuve en cours et prouver vos dires plus aisément. Un répertoire centralisé des comptes rendus vous permet ainsi de conserver une trace de toutes vos réunions pour une meilleure conformité, mais surtout pour une sécurité d’esprit.
#13- Utiliser les services d’un consultant ou agence pour la transcription
Si la rédaction des comptes rendus ou des procès-verbaux est une tâche ardue pour vous, que vous manquez de temps, l’enregistrement audio pourrait être utilisé par un service externe de transcription. Vous pourriez ainsi vous concentrer plus aisément sur les actions qui découlent de votre rencontre.
Notre conseil #1: si vous privilégiez l’enregistrement: les détails
Bien entendu, lorsque nous sommes en réunion, nous sommes dans le vif du sujet et les éléments que nous discutons sont des éléments d’actualité à notre travail. Cependant, pour bien profiter de l’enregistrement audio, car il sera utilisé à des fins futures ou même écouté par des gens qui n’étaient pas présents à la rencontre, détaillez plus qu’il en faut. Surtout lorsqu’il est question des décisions. Parler clairement et dicter tout ce qui est pertinent de savoir.
Conseil #2: investissez dans un bon micro
Bien entendu, vous pouvez utiliser votre smartphone ou votre ordinateur de bureau pour enregistrer votre réunion. Cependant, investir dans de bons micros en vaut la peine:
- On évite les bruits de fond;
- On entend clairement toutes les personnes, même celles éloignées;
- Les micros sont dirigés dans de différentes directions et non unidirectionnels tel les micros de base.
Pour conclure, nous pouvons avancer qu’un plus grand sentiment de confiance accompagne la simple existence du fichier audio. Les disputes se règlent plus vite et peu d’éléments sont laissés à l’interprétation. Être capable de se référer aux faits facilement vérifiables est un bon outil pour toute équipe souhaitant atteindre des objectifs communs.
NB: Cet article est écrit que dans un but informatif et ne peut représenter un avis légal qui engage Comnet Technologie Inc. Il est de votre responsabilité de vérifier si dans votre juridiction vous pouvez enregistrer vos échanges lors de réunions en milieu de travail.
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