Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Successful Meetings Start with Why.

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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La nouvelle année est traditionnellement le moment de prendre des résolutions personnelles. C’est aussi le moment idéal pour réfléchir à vos pratiques de travail. Comment pouvez-vous être plus efficace dans votre vie professionnelle? Nous vous suggérons d’examiner vos pratiques de réunion, un domaine dans lequel quelques changements mineurs peuvent avoir de gros résultats. Une pratique facile que vous pouvez mettre en œuvre aujourd’hui est de suivre la règle du POURQUOI: Pourquoi avez-vous une réunion? Comprendre cela à l’avance peut vous faire économiser des heures dans le futur.

Savoir pourquoi vous aide à savoir ce que vous avez accompli

Il est difficile de mesurer si une réunion a été productive si vous n’avez pas exploré le pourquoi ou l’objectif de la réunion. Le pourquoi existe pour façonner ce qui va se passer à la réunion et pour clarifier un objectif à atteindre. Si votre réunion atteint le pourquoi, elle a été couronnée de succès. Rappelez-vous qu’une bonne conversation de réunion n’est pas la même chose que l’accomplissement d’un objectif. Les réalisations font avancer les choses.

Je suis partant, mais je ne sais pas comment commencer ?

Voici six catégories communes d’objectifs de réunion. Notez que de nombreuses réunions comportent des éléments de plusieurs catégories, mais il existe généralement un objectif global que vous souhaiterez mettre en évidence.

Transformer les objectifs en résultats

Maintenant que vous connaissez les six objectifs de la réunion, vous devez les transformer en résultats concrets à atteindre d’ici la fin de la réunion. Que déciderez-vous exactement? Qu’est-ce qui sera aligné? Quelles idées aurez-vous générées? Soyez précis sur la façon dont vos objectifs auront l’air de sorte que vous sachiez si vous avez réussi. Voici quelques exemples:

Objectif principal: DÉCIDER

Contexte: Réunion de sélection des fournisseurs

Les résultats souhaités: 

– Convenir d’un ensemble de critères pour la sélection des fournisseurs

– Décision finale sur le fournisseur avec lequel nous allons travailler

 

Objectif principal: ALIGNER

Contexte: Réunion hebdomadaire pour s’assurer que l’équipe soit sur la même longueur d’onde

Les résultats souhaités:

– Partager les directions entre les projets

– Assurer une période ouverte de questions pour toute l’équipe

 

Objectif principal : GÉNÉRER DES IDÉES

Contexte : Réunion de remue-méninges de la campagne de médias sociaux

Les résultats souhaités : 

– Une liste d’idées sur les hashtags Twitter que nous pouvons utiliser

– Une liste des canaux de médias sociaux que nous allons exploiter

 

Objectif principal : PRODUIRE

Contexte : Session de travail sur la nouvelle image du produit

Les résultats souhaités :

– 2-3 prototypes basés sur de nouvelles idées des clients

– Présentation des idées et des solutions pour l’équipe de direction

 

Objectif principal : PLANIFIER

Contexte : Réunion de planification stratégique

Les résultats souhaités :

– Principaux jalons commerciaux en 2018

– Principaux objectifs pour chaque département

– Une liste de ressources requises

– Une liste des risques potentiels et des approches de gestion des risques

 

Objectif principal : CONNECTER

Contexte : Réunion d’engagement des ventes

Les résultats souhaités :

– Renforcement de la relation entre le client potentiel et le directeur des ventes

– Une liste des exigences et des préoccupations du client

– Prochaine conversation prévue

Et après ?

Une fois que vous avez passé quelques minutes à réfléchir à ce que vous voulez accomplir dans votre réunion, à sélectionner votre objectif de réunion principal et à spécifier les résultats souhaités, vous devez partager votre objectif avec vos participants à la réunion. Faites-le à travers l’invitation du calendrier, l’ordre du jour de la réunion, et verbalement à la réunion. Gardez l’infographie, vue plus haut, accessible pendant que vous planifiez chaque réunion pour aider à clarifier si vous vous réunissez pour décider, aligner, générer des idées, produire, planifier ou se connecter.

Si vous êtes un participant à une réunion, vous pouvez également poser des questions sur l’objectif de la réunion si votre responsable de réunion n’en a pas fourni. Demandez : « Que voulons-nous accomplir lors de cette réunion ?» ou « À la fin de cette réunion, qu’est-ce qui sera différent ?

Prêt à faire changer cette réunion maintenant ?

Voici un défi : Identifiez le POURQUOI pour toutes vos réunions au cours des deux prochaines semaines, et dites-nous quelle différence cela fait. Si vous trouvez que cela n’a pas d’impact positif, nous vous rencontrerons pour une consultation téléphonique gratuite afin de vous aider à comprendre pourquoi.

Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.

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