Organisateur de réunions

Enfin, plus de temps pour vous,

pour réaliser vos autres tâches de travail.

Vous avez comme rôle de planifier les réunions dans votre milieu de travail? Cette tâche est devenue répétitive et ardue? Beeteam est le forfait complet de Beenote qu’il vous faut et qui offre toutes les fonctionnalités essentielles pour les équipes de travail de toutes les tailles.

Beeteam est là pour alléger votre tâche en prenant en charge la planification de l’ordre du jour, la tenue de la réunion, l’écriture du compte rendu et même le suivi des tâches en post réunion.

ORGANISATION

Atteignez les objectifs définis grâce à l’écriture collaborative, structurée et rapide de votre ordre du jour. Vous pouvez même utiliser vos modèles prédéfinis pour les réunions récurrentes!

TENUE DE LA RÉUNION

En réunion, prenez vos notes (globales ou personnelles) directement dans Beenote. Vous pouvez même enregistrer afin de faciliter l’écriture du compte rendu.

POST RÉUNION

La rédaction de votre compte rendu est presque complété lorsque la réunion se termine. Quelques corrections, envoi par courriel à tous les participants et le tour est joué!

SUIVI DES TÂCHES

Assignez des tâches en réunion ou à tout moment à vos coéquipiers. Vous pourrez suivre la réalisation de celles-ci dans votre tableau de bord.

GESTION DES HORAIRES

Planifiez facilement vos horaires de réunion

Oubliez les allers-retours de courriels pour valider une heure et une date de réunion, tout ceci se fait à partir de votre calendrier corporatif. Validez rapidement l’heure qui convient à tous en un simple coup d’œil.

L’horaire choisi de la réunion s’ajoute à tous les calendriers des participants et vous serez avisé des réunions à venir.

ORDRE DU JOUR

Structurez votre ordre du jour en équipe

Rédigez en équipe un ordre du jour clair et structuré. Fini les tâches répétitives! Vous pouvez même créer votre ordre du jour à partir de modèle préétabli selon vos besoins ou dupliquer l’ordre du jour désiré.

Votre ordre du jour comprend les éléments essentiels tels que les responsables, les objectifs, les rôles de chaque participant, la possiblité de joindre des documents, mais le plus important pour avoir des réunions efficientes, qui finissent à temps : déterminer la durée de chaque sujet et le temps global de la réunion.

Lorsque la version brouillon de l’ordre du jour est approuvé, chaque participant est avisé par courriel et peut le consulter sur l’appareil de son choix, afin d’être bien préparé à la réunion.

Organisez votre première réunion! C’est facile, rapide et gratuit.

Fini les conflits d’horaire!

Il est maintenant facile de gérer votre horaire et même réserver une salle de conférence avec Beeteam.

LE COMPTE RENDU

Rédigez rapidement votre compte rendu

Économisez du temps en rédaction de compte rendu à l’aide de notre outil en temps réel. Lors des réunions, prenez vos notes directement dans Beenote. Vous pourrez l’envoyer directement après la réunion. Si vous préférez réviser l’ortographe, l’intégration à Antidote de Druide peut vous être d’une grande utilité.

Si vous ne pouvez être présent, l’enregistrement audio de la réunion vous permettra d’écrire rapidement votre compte rendu ou procès-verbal.

Une fois terminé, le compte rendu est accessible à tout moment dans le registre des comptes rendus. Vous pouvez même le transmettre par courriel incluant un lien URL ou un fichier PDF selon votre choix.

OUTIL COLLABORATIF

Beeteam est idéal pour les équipes multi-sites

Beenote est avant tout un espace de travail collaboratif alliant efficience et efficacité.

Beenote permet d’enrayer tous les courriels envoyés et reçus en lien avec les réunions. C’est une solution collaborative qui permet de partager l’ordre du jour à tous avant la réunion, mais également de permettre l’écriture collaborative de l’ordre du jour ou du compte rendu, peu importe l’endroit et l’heure.

Beeteam est utilisé en temps réel avec l’outil de vidéoconférence de votre choix pour les équipes multi-sites afin d’avoir accès à tous les documents de la réunion.

Fonctionnalités essentielles de Beeteam

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NOTES PERSONNELLES

Prenez vos notes personnelles directement dans Beenote. Vous conserverez ainsi une trace écrite des points importants.

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PROPOSER ET APPUYER UNE DÉCISION

Documentez vos décisions: indiquez le proposeur et ceux qui appuie la décision.

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RÉUNION RÉCURRENTE

Dupliquez un ordre du jour précédent pour faciliter votre processus lors de la prochaine réunion.

MODÈLE D'ORDRE DU JOUR

Utilisez un modèle de base prédéfini selon vos préférences. Fini les tâches récurrentes!

UN SEUL OUTIL DE GESTION DE RÉUNIONS

Rassemblez dans un même outil, l’ensemble des données liées aux réunions: ordres du jour, comptes rendus, documents et tâches.

PARTAGE FACILE

Vos ordres du jour et comptes rendus sont disponibles en format PDF.

INTÉGRATIONS AVEC VOTRE CALENDRIER

Gérez les invitations directement dans votre agenda corporatif avec les intégrations Microsoft Office 365 et Google Agenda.

JOURNALISATION DES ACCÈS

Ayez une trace de qui consulte l’ordre du jour et le compte rendu.

INVITATIONS SIMPLIFIÉES

Afin de diminuer votre tâche de travail, les invitations s’ajouteront automatiquement à votre calendrier.

Organisez votre première réunion avec Beenote!