Planifiez, exécutez

et assurez le suivi de vos réunions

Découvrez comment vous serez plus efficient!

Un seul outil pour faire de vos réunions, un succès d’équipe.

Les réunions sont utiles, voire essentielles au sein de l’entreprise. Elles forgent l’esprit d’équipe, la collaboration, et font émerger de nouvelles idées tout en résolvant des problèmes importants.

Nous prenons en charge la planification, l’exécution et le suivi des tâches et vous, le contrôle de vos réunions.

Planifier efficacement votre ordre du jour

Préparez un ordre du jour clair et efficace pour vos réunions comprenant:

  • les sujets prévus
  • les responsables
  • les objectifs visés
  • les rôles de chaque participant
  • la durée de chaque sujet

Lorsque votre ordre du jour est rédigé, informer vos coéquipiers du contenu de la réunion par courriel pour qu’ils puissent être bien préparés.

Vous pouvez même collaborer à la rédaction de l’ordre du jour pour une réunion des plus réussie!

Votre aide-mémoire: enregistrer vos conversations

Rappelez-vous les moments importants de vos discussions d’équipe en enregistrant en entier ou à la demande vos rencontres. Durant vos réunions, documentez vos décisions et tâches avec l’enregistrement audio.

L’enregistrement vous offre l’efficience autant pour la documentation que pour vous faciliter la rédaction du compte rendu.

Partager le compte rendu rapidement

Économisez du temps en rédaction en générant automatiquement un compte rendu de votre réunion que vous pourrez facilement imprimer ou transmettre par courriel.

La rédaction du compte rendu peut également se faire en collaboration des autres membres de l’équipe.

L’ensemble des comptes rendus de l’organisation sont disponibles à un seul endroit afin de faciliter vos recherches.

Organisez votre première réunion! C’est gratuit, pour toujours.

Une réunion non planifiée? Pas de problème.

Téléchargez l’application Beenote pour tenir vos réunions quand bon vous semble. Peu importe l’endroit.

Synchronisation automatique de l’appli vers le web.

Avec l’appli, vous pouvez même faire vos réunions en marchant !

Gestionnaire de tâches : Suivez la progression des tâches

À tout moment dans votre travail et particulièrement à la suite d’une réunion, connaitre, suivre et accomplir les tâches sont des étapes importantes afin de bien mener vos projets d’équipe.

Le Beespace est votre espace de travail privilégié pour créer, assigner, distribuer par courriel et suivre vos tâches et celles de votre équipe. Vous pouvez même faire tout ceci lors de votre réunion, ce qui vous permettra d’atteindre l’efficacité recherchée.

Beenote est votre organisateur de tâches qui vous avise également lorsqu’une tâche est à échéance.

Planifier vos horaires de réunion sans tracas

Oubliez les allers-retours de courriels pour valider une heure et une date de réunion, tout ceci ce fait directement dans votre calendrier corporatif.

Vous serez même avisé de vos réunions à venir et des tâches à accomplir.

Organisez votre première réunion! C’est gratuit, pour toujours.

Enfin des réunions qui finissent à temps

Respectez le temps alloué de vos réunions à l’aide du chronomètre intégré.

Chaque sujet est défini par un temps déterminé préalablement à la rédaction de l’ordre du jour.

L’indicateur de temps de la réunion permet de savoir si vous êtes à l’heure ou dépasser le temps prévu initialement.

Collaboration en temps réel

Les réunions virtuelles sont de plus en plus fréquentes. Il arrive qu’une, plusieurs ou toutes les personnes ne puissent être dans la même pièce.

Combiné ou non à votre solution de réunion virtuelle, Beenote vous permet de partager en temps réel:

  • l’ordre du jour de la réunion
  • les notes prises par le leader ou un des partenaires
  • les documents importants inclus
  • les décisions prises
  • les tâches assignées

 

Encore plus de fonctions que vous aimerez

Impression et partage

Vos ordres du jour et comptes rendus sont disponibles en format PDF.

j

Notes sans papier

Prenez vos notes en réunion. Vous conserverez ainsi une trace écrite des points importants. Plus besoin de retranscrire!

Compte rendu privé

Si on le désire, le compte rendu d’une réunion peut être privé aux participants d’une même réunion.

U

Recherche avancée

Vous pouvez facilement rechercher par dossier, équipe, notes, tâches, réunions ou mots clés.

Documentation

Ajoutez une URL, attachez un document, une image à vos ordres du jour, comptes rendus et tâches.

Invités

Les invités externes peuvent consulter l’ordre du jour et assister à la réunion en temps réel.

Beespace : Votre tableau de bord

Regroupe toutes vos réunions de la journée, celles à venir, vos tâches et vos notes personnelles.

Statistiques

Rapports portant sur différentes données statistiques sur les réunions, les tâches et les présences en réunion.

Registre des décisions

Chaque décision prise peut être mise de l’avant et être suivie adéquatement.

Réunion récurrente

Dupliquer un ordre du jour précédent pour faciliter votre processus lors de la prochaine réunion.

Invitations simplifiées

Afin de diminuer votre tâche de travail, les invitations s’ajouteront automatiquement à votre calendrier.

Z

Gestion des présences

Faites le suivi des gens qui assistent ou pas aux réunions.

Organisez votre première réunion! C’est gratuit, pour toujours.