Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Check-in: 3 Minutes to More Effective Meeting Conversations

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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Avez-vous déjà eu ce sentiment au début d’une réunion où votre esprit n’est tout simplement pas concentré? Peut-être que vous étiez en train de penser à un courriel qui vient d’arriver, partiez d’une réunion précédente et essayer encore de trouver un sens à cette conversation, ou vous vous inquiétez d’un tas de choses à faire sur votre liste.

Vous n’êtes pas seul. Il n’est pas inhabituel d’avoir d’autres choses en tête qui vous empêchent d’être pleinement présent dans une réunion. Mais par conséquent, il est difficile de contribuer avec vos meilleures réflexions. Et quand tout le monde est légèrement distrait, les conversations de réunion peuvent être bloquées ou les anciennes idées peuvent être réassemblées, et les conclusions peuvent ne jamais être atteintes.

Une pratique qui peut aider à préparer le terrain pour une conversation productive est l’ouverture de réunion. Ce processus de trois à cinq minutes peut avoir un impact énorme sur l’efficacité globale de votre réunion.

Les ouvertures aident à mettre de côté les distractions

L’ouverture de réunion permet aux participants de partager tout ce qu’ils ont en tête, que ce soit en rapport avec la réunion ou non. Il peut sembler contre-intuitif de demander aux gens de partager des informations non pertinentes ou hors sujet. La vérité est, si vous ne reconnaissez pas ces pensées ou sentiments, ils vont vous distraire tout au long de la réunion. Au lieu de cela, reconnaissez que nous avons tous d’autres choses en cours en créant l’espace pour que chacun puisse se débarrasser de ce qu’ils ont en tête en ce moment et ensuite mettre ces pensées ou ces sentiments de côté. Selon Kristin Cobble dans son article How to Start a Meeting,

« Les ouvertures de réunion encouragent tout le monde dans la salle à se concentrer sur la réunion et les uns sur les autres. »

Les ouvertures de réunion font entendre la voix de tout le monde dans la salle (et habilitent les introvertis)

Qu’il s’agisse d’une conversation en face à face ou d’une réunion virtuelle, il est important de faire entendre la voix de tout le monde dès le départ. Cela aide les gens à se sentir plus à l’aise pour parler plus tard dans la réunion. Si vous êtes un introverti comme moi, qui parle moins souvent que vos pairs extravertis, vous pouvez certainement sentir la différence – entendre votre propre voix dans la pièce permet le deuxième essai. Pendant que vos collègues partagent leurs pensées, écoutez-les activement, établissez un contact visuel et reconnaissez leur présence. Ces réponses non verbales simples constituent un moyen puissant (et moins long) d’établir une confiance mutuelle et des relations positives.

Les ouvertures aident à prendre la température de la pièce

Si vous avez déjà animé une réunion, vous avez probablement fait l’expérience des dangers de sauter dans une conversation sans comprendre où tout le monde est. Les ouvertures de réunion vous donnent une évaluation rapide des émotions et des pensées dans la pièce. Cela vous aide à ajuster la façon dont vous facilitez la réunion afin que vous puissiez engager les gens dans la conversation dès le début et profiter au maximum de votre temps ensemble.

Voici quelques conseils pour vous aider à appliquer cette pratique exemplaire:

CONSEIL N ° 1: COMMENCEZ AVEC UNE QUESTION

Une question ouvre la porte aux réponses. Et vous pourriez être surpris que les gens veuillent naturellement répondre quand on leur demande. Voici quelques questions courantes:

  • Avant de commencer avec le programme, qu’est-ce qui préoccupe tout le monde?
  • Que voulez-vous mettre de côté mentalement pour que vous puissiez vous concentrer sur cette conversation?
  • Quel est le mot qui peut le mieux décrire votre sentiment en ce moment?
  • Comment va tout le monde?

Il est parfois plus facile d’introduire la procédure d’ouverture en utilisant des questions qui se concentrent davantage sur le contenu de la réunion.

  • Quelle est la chose que vous espérez accomplir aujourd’hui, lors de cette réunion?
  • Selon vous, quelles questions doivent être abordées lors de cette réunion?
  • Qu’avez-vous trouvé utile lors de notre dernière réunion que vous aimeriez continuer à faire aujourd’hui?

 

CONSEIL # 2: AJOUTEZ L’OUVERTURE À L’ORDRE DU JOUR

Démontrer l’importance d’une ouverture en l’inscrivant comme le premier point à l’ordre du jour. Généralement, 5 minutes suffiront, bien que cela puisse être plus rapide ou plus lent selon le nombre de participants. Cela fait de l’ouverture une étape officielle de la réunion et indique que tout le monde devrait la prendre au sérieux.

 

CONSEIL # 3: MODÈLE: LE COMPORTEMENT

Le démarrage d’une réunion avec une ouverture peut ne pas être familier dans votre organisation. Dans certaines cultures, elle peut être vue comme émotive et touchante ou comme une perte de temps. Ne vous attendez pas à ce que tous les membres de votre équipe adoptent cette pratique dès le premier essai. Si vous êtes le chef d’équipe, vous pouvez définir la tonalité en modélisant un bon comportement de démarrage. Soyez patient, donnez aux gens le temps de se familiariser avec le processus d’ouverture et bientôt, les autres seront les premiers à partager leurs pensées.Comme l’ont écrit Suchamn et Williamson dans leur document de 2007 Principles and Practices of Relationship-Centered Meetings,

l’étape de l’ouverture est «un investissement dans l’établissement de relations avec le potentiel de verser des dividendes importants en termes d’efficacité et de performance».

Une fois que l’ouverture est devenue un aspect standard de vos réunions d’équipe, vous constaterez probablement que non seulement vos réunions sont plus productives, mais que vos relations d’équipe sont renforcées.

C’est ton tour!

Article connexe: Clôture de réunion: 5 minutes pour des résultats plus efficaces.

Mais d’abord, je voudrais vous inviter tous à partager votre expérience dans la section des commentaires ci-dessous. Avez-vous d’excellentes questions d’ouverture de réunion? Comment engagez-vous les participants aux réunions dès le départ?

La motiviation première de Tai Tsao est d’aider les individus, les équipes et les organisations à libérer leur potentiel, à transformer leur façon de travailler et à avoir un impact durable. Tai est responsable de la gestion du changement et du succès client chez Meeteor et co-auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Tai collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes à améliorer leurs pratiques de réunion.

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