Nous aimons toujours découvrir les pratiques des compagnies et des grands dirigeants de ce monde. Notre curiosité nous pousse à vouloir savoir ce qui leur permet de se retrouver au sommet et d’atteindre leurs objectifs. C’est à la fois inspirant et motivant.

Nous apprenions récemment que le président fondateur de Facebook, Mark Zuckerberg, a décidé d’améliorer le processus d’organisation des réunions au sein de sa compagnie afin de les rendre plus efficaces. C’est du moins ce qu’a mentionné Sheryl Sandberg, bras droit de Zuckerberg chez Facebook, alors qu’elle répondait à une question qui lui a été posée sur la plateforme Quora.

Meilleure planification et clarification des objectifs

Dans la dernière année, deux principaux changements se sont opérés chez Facebook. D’abord, Zuckerberg demande maintenant aux employés d’envoyer le matériel nécessaire aux autres participants avant le début d’une réunion. Ils peuvent ainsi se préparer adéquatement et éviter les pertes de temps.

La seconde amélioration proposée par Zuckerberg consiste à clarifier les objectifs d’une réunion. Les employés doivent se demander, avant de se rencontrer, s’ils se voient pour prendre une décision ou s’ils souhaitent plutôt discuter. Ils doivent définir clairement l’objectif de la rencontre.

Des réunions plus efficaces

Ces deux approches rendent non seulement les réunions plus efficaces, mais facilitent aussi les prises de décisions. Dans la très grande majorité des réunions, des décisions doivent être prises. Ces dernières ont un impact définitif sur la poursuite d’un projet et de ses résultats. Qu’arrive-t-il lorsque nous prenons une décision sans avoir eu suffisamment d’informations pour bien comprendre? Nous prenons des décisions en nous fiant à notre instinct, l’histoire nous a pourtant appris qu’il n’est pas toujours notre meilleur conseiller.

C’est avec cette approche en tête que Beenote a été créé, soit dans l’optique de rendre accessible à tous les intervenants d’une réunion un ordre du jour qui indique les objectifs à atteindre, en plus de proposer une plateforme qui rend disponibles tous les documents nécessaires à la préparation adéquate des participants.

LA meilleure technique

Les techniques de Zuckerberg peuvent assurément vous permettre d’améliorer vos réunions. Toutefois, le meilleur truc, la meilleure technique, c’est de trouver des solutions qui conviennent à votre équipe et qui s’intègrent bien à votre milieu de travail. Inspirez-vous de bonnes pratiques, testez-les, adaptez-les. Prenez aussi soin de demander l’avis des membres de votre équipe, ils pourront certainement vous orienter dans la bonne voie. L’utilisation d’un logiciel comme Beenote, qui automatise plusieurs étapes de l’organisation des réunions, peut aussi vous faciliter grandement la tâche.

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Crédit photo : deneyterrio via Foter.com / CC BY

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