Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Transform Your Meetings Through Effective Note-Taking

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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Beaucoup de gens considèrent la prise de notes comme une tâche administrative, mais c’est une compétence qui, faite de manière réfléchie, requiert une attention active et une pensée critique. Une bonne prise de notes synthétise la conversation dans les principaux points à retenir et un bon preneur de notes peut faire avancer une conversation coincée ou méandreuse. Apprenez à bien le faire et vous apporterez une grande valeur à vos réunions d’équipe !

Une prise de notes efficace peut façonner la conversation

Une base de connaissances partagée de notes de réunion peut faire avancer une conversation de réunion. Dans cette publication, nous discutons plus en détail des résultats tangibles d’une prise de notes efficace et comment développer vos compétences de prise de notes. Une prise de notes efficace aide votre équipe à :

1. Conduire vers des décisions

En tant que preneur de notes, vous devez saisir des informations avec précision. Dans cet esprit, vous pouvez orienter la conversation vers des résultats clairs. Par exemple: si le groupe semble pencher ou tourner autour d’une décision, vous pouvez dire:

« Je veux être sûr que je saisis correctement – quelqu’un peut-il indiquer la décision que nous prenons? » Ou « Ce que je comprends de la décision prise est (déclarez XYZ) – est-ce que j’ai bien compris? »

En appelant la question, vous avez fait passer la conversation à un point de prise de décision plus rapide que de laisser le groupe arriver à cette conclusion par une conversation organique. Et même s’il n’y a pas d’accord, vous avez aidé à identifier les points qui ont encore besoin d’être discutés, en concentrant la conversation sur ce qui compte le plus.

2. Clarifier les prochaines étapes.

Pour que vous puissiez consigner des notes claires et exploitables, que l’équipe peut mettre en action, vous devez inclure qui va accomplir quoi et quand. En tant que preneur de notes, soyez proactif et demandez cette information à l’équipe. Dites quelque chose comme:

« J’ai transcrit que nous devons faire XYZ – qui dois-je mettre comme responsable de cela et à quelle date? »

3. Créer l’alignement.

Vos notes de réunion créent un alignement entre les membres de l’équipe en fournissant un enregistrement écrit précis de la conversation de la réunion. À la fin d’une réunion, récapitulez rapidement les décisions et les prochaines étapes que vous avez enregistrées pour vous assurer que tout le monde est sur la même page. Certaines équipes incluent une « signature » verbale ou écrite que les notes sont approuvées. Les notes fourniront également un document écrit pour l’avenir, de sorte que n’importe qui peut les revoir pour résoudre les questions ou les préoccupations qui surviennent après la fin de la réunion.

4. Garder la réunion sur la bonne voie.

Soutenez l’animateur de la réunion en aidant à garder la réunion sur la bonne voie. Lorsque vous vous concentrez sur l’écoute et la capture de conversations importantes, vous êtes en mesure de reconnaître quand la discussion a dévié du sujet. Dites quelque chose comme :

« Je pense que nous sommes sortis un peu de la piste, donc si ça vous va, j’ai repris le thème XYZ et mis comme un élément de suivi pour une future réunion. Pouvons-nous revenir à l’ordre du jour original ? »

Si le groupe préfère passer à un sujet émergent et ne figurant pas à l’ordre du jour, demandez-lui quel devrait être le résultat de ce nouveau sujet afin de pouvoir inscrire les éléments appropriés de la conversation.

5. Tenir les autres informés.

Un résultat essentiel de la prise de notes efficace est la capacité à tenir les personnes absentes des réunions au courant des résultats de la réunion. Quand il y a des notes de réunion fiables, les gens se sentent plus en confiance de ne pas participer à une réunion dont le seul rôle est d’être informés. Cela leur permet de consacrer leur temps à des tâches plus importantes. Même avec des notes de réunion conservées dans un répertoire collectif, il est toujours recommandé d’envoyer des notes par e-mail aux participants et aux autres parties prenantes dans un délai de 24 heures pour que tout le monde soit au courant.

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Affiner vos compétences de prise de notes

La prise de notes efficace ne consiste pas à enregistrer chaque mot prononcé ; plutôt, son but est de cristalliser la conversation en résultats. Essayez les approches suivantes pour aiguiser votre capacité à prendre des notes.

Résumer les messages clés

« Enregistrez le message, pas les mots. » – Joanna Gutmann, auteur du livre Taking Minutes of Meetings

Prenez des notes à puces ou notez les éléments sous forme de liste au lieu d’écrire des phrases complètes ou d’essayer d’enregistrer chaque mot. Ne vous inquiétez pas de la mécanique de grammaire de la langue à ce stade; vous pouvez la revoir après la réunion avant d’envoyer les notes de la réunion par courriel. Lors d’une de nos réunions, nous avons exploré les avantages et les inconvénients de différentes plateformes de blogs. Au lieu d’écrire les avantages et les inconvénients dans le format « phrase » ou enregistrer qui a dit quoi, nous avons juste énuméré les points clés. Regardez comment simple et facile à lire ces notes sont:

prendre des notes dans beenote

Écouter le conférencier et poser des questions de clarification

Posez des questions de clarification pour aider l’orateur à articuler un point plus clairement ou pour mettre fin à un sujet. Écoutez vos collègues et paraphrasez ce que vous entendez en disant:

« XYZ est ce que j’ai entendu. Ai-je bien compris? Sinon, corrigez-moi s’il vous plaît. »

Après que vos collègues ont confirmé ou corrigé ce que vous partagez, écrivez ces points sous forme de notes.

Organiser les notes en informations précieuses

L’organisation des notes en différentes catégories aide, vous et votre équipe, à identifier les prochaines étapes à suivre. Catégorisez vos notes en tâches (T), (D) décisions et (A) apprentissages, et laissez tout le reste sous forme de notes générales. Vous pouvez catégoriser les notes au fur et à mesure que vous les prenez pendant la réunion ou juste après la fin de la réunion. Vous pouvez écrire « T », « D » ou « A » devant une note ou un code de couleur les différents types de notes pour les distinguer les unes des autres (par exemple, les tâches sont jaunes, les décisions sont grises, etc.).

Ce tableau illustre les actions que vous pouvez entreprendre pour chaque catégorie de notes.

Un bon outil et un bon procédé font gagner du temps et de l’énergie

Il faut du temps pour maîtriser les compétences mentionnées ci-dessus ; un bon outil de gestion de réunions et un processus clair facilitent la tâche. Certaines personnes créent des modèles de notes de réunion dans Word ou Google Documents à utiliser lors de chaque réunion. Certains outils logiciels, comme Evernote, combinent la prise de notes avec d’autres fonctionnalités utiles de gestion d’équipe.

Alternativement, il existe un nombre croissant d’outils logiciels conçus spécifiquement pour les notes de réunion (Trello). Nous préférons (évidemment) le nôtre, Beenote, qui inclut la prise de notes personnelles et collaboratives. Quoi que vous choisissiez, considérez deux choses : 1) Les notes sont-elles exploitables et claires pour ceux qui étaient présents et absents à la réunion ? 2) Les notes sont-elles facilement accessibles à tous les membres de l’équipe ?

Laissez tous les membres de votre équipe apprendre à devenir un preneur de notes

Apprendre à prendre des notes efficaces ne se fait pas du jour au lendemain. Prendre des notes efficaces tout en participant pleinement à une réunion est tout un défi! Si la culture de votre équipe le permet, assigner le rôle de preneur de notes à tour de rôle pour que tout le monde ait la possibilité de développer ses compétences et de participer pleinement aux réunions à d’autres moments. Envisagez d’avoir un preneur de notes de secours qui intervienne quand le preneur de notes principal veut contribuer verbalement à une discussion.

Preneur de notes : nos héros de réunion méconnus

Tandis que l’expression « preneur de notes de réunion » a peut-être suscité des gémissements dans le passé, nous espérons que cela est perçu moins négativement maintenant ! Une approche réfléchie et professionnelle de la prise de notes peut faire des merveilles pour rendre vos réunions plus productives.

Comment vous et vos coéquipiers prenez vos notes de réunion ? Qu’est-ce qui fonctionne et qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Nous vous invitons à partager vos pensées ci-dessous !

Voici deux de nos articles supplémentaires pour rendre votre prise de notes en réunions plus efficaces: 7 étapes clés de la prise de notes en réunion et Prendre des notes en réunion, 6 raisons d’être accro.

 

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Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.