Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de How to decline a Meeting Invitation!

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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À quand remonte la dernière fois que vous avez répondu «non» à une invitation d’assister à une réunion au travail? Avez-vous déjà considéré cela comme une option? De nombreux clients avec lesquels j’ai travaillé acceptent sans distinction des invitations à des réunions, en particulier lorsqu’elles proviennent d’une figure d’autorité. Mais ensuite, ils sont frustrés de découvrir que la réunion n’était pas la meilleure utilisation de leur temps.

J’ai collaboré avec des centaines de personnes et d’équipes aux prises avec de nombreuses réunions. J’ai observé des cultures de réunions trop actives, des professionnels qui craignaient de manquer des réunions et des entreprises qui pensaient que si les réunions devenaient facultatives, personne ne choisirait d’y assister.

Quel est le résultat de tout cela? Des cultures de réunions confuses et des réactions négatives contre les réunions, surtout celles inefficaces. La plupart des employés participent en moyenne à 62 réunions par mois. C’est plus de 15 réunions par semaine. Il est temps d’examiner de manière critique la manière dont nous abordons la participation aux réunions.

Voici nos meilleurs conseils pour les employés:

1. Il est acceptable de refuser une invitation à une réunion

Les réunions ne doivent pas vous empêcher de faire votre « vrai » travail. Ils devraient plutôt améliorer la manière dont vous et votre équipe faites le travail individuel et en collaboration. Si ce n’est pas le cas, c’est à vous de remettre en question votre participation, compte tenu de vos autres priorités.

2. Sachez à quoi vous dites «non»

Avant de pouvoir évaluer avec précision si vous devez ou non assister à une réunion, vous devez connaître l’objectif de la réunion. Si vous ne savez pas pourquoi vous avez été invité ou comment vous comptez contribuer, contactez le responsable de la réunion.

Cela aide également le dirigeant à reconnaître qu’il doit réfléchir avant d’inviter les bonnes personnes à la conversation. Une fois que vous avez suffisamment d’informations, réfléchissez à l’objectif, à votre rôle et à la durée de la réunion dans le contexte de votre travail.

3. Réfléchissez avant d’appuyer sur le bouton «décliner»

Lorsque vous refusez une invitation à une réunion, vous êtes toujours responsable des résultats de la réunion qui vous concernent. Mais assister à une réunion en personne n’est qu’un des moyens d’interagir avec le contenu de la réunion et les participants.

  • Pour les réunions d’échange d’informations, telles les réunions du personnel dans lesquelles vous ne contribuez pas à la discussion, demandez que les informations soient partagées avec vous par courrier électronique ou par document. Si vous vous sentez confiant, vous pouvez suggérer au groupe de remplacer la réunion par une communication écrite.
  • Dans certains cas, vous devrez peut-être être informé des résultats de la réunion, même si vous ne faites pas partie du processus de prise de décision. Dans ce cas, demandez à être informé après la réunion des décisions et actions clés qui ont été prises. Offrez de faire un suivi avec le responsable de la réunion pour vous assurer de rester informé.
  • Parfois, une seule section de l’ordre du jour vous concerne, mais pas toute la réunion qui peut durer plusieurs minutes. Dans ce cas, demandez au responsable si vous pouvez assister uniquement à la partie liée à votre travail.
  • Vous voulez peut-être vraiment assister à une réunion, mais d’autres priorités l’emportent, comme une échéance imminente ou une réunion concurrente. Proposez de réviser les documents de la réunion à l’avance, de donner votre avis par courrier électronique ou d’avoir une conversation rapide avec le chef d’équipe pour que vos idées soient prises en compte. Reconnaissez que vous accepterez tout résultat de la réunion, y compris les tâches qui vous sont confiées, et effectuez un suivi pour rester informé.

4. Dire «non» est difficile, mais vous pouvez le faire.

Refuser une réunion n’est pas une pratique facile à mettre en place et la difficulté variera d’un organisme à l’autre. Si refuser est étranger à votre culture actuelle, trouver d’autres moyens de participer au contenu de la réunion et de rester informé peut vous aider à aborder le sujet.

En connaissant vos priorités et les avantages que vous et votre équipe retirerez de passer du temps ailleurs, votre responsable sera plus susceptible d’accepter votre demande. Communiquez toujours avec le responsable de la réunion et votre supérieur avant toute réunion pour assurer l’alignement.

Enfin, acceptez que votre responsable puisse avoir une compréhension alternative de vos priorités ou de la politique de votre entreprise, ce qui peut avoir une incidence sur votre capacité à assister ou non à la réunion.

Cet article a été publié à l’origine sur Inc.com.

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