La façon dont se comporte un CEO en réunion aura un impact important sur son organisation. Dans une entrevue vidéo accordée au Wall Street Journal, le nouveau CEO de Microsoft, Satya Nadella, répond à quelques questions d’une journaliste. Pour ma part, c’est la question How do you run a meeting? (Comment diriges-tu une réunion?), qui m’a paru particulièrement importante.

 

La question est d’une grande importance, puisqu’elle implique le concept de diriger. Une réunion se doit d’être dirigée si on veut pouvoir en tirer les bénéfices recherchés. Une réunion sans direction, c’est comme un bateau sans gouvernail.

La réponse de Satya Nadella est aussi importante que courte : « Écouter plus, parler moins et savoir décider quand le temps vient. ». Ces mots sont importants à mes oreilles, car ils impliquent plusieurs concepts que notre solution Beenote offre aux gestionnaires de réunions.

Ordre du jour structurée avec notre application Beenote

Un ordre du jour bien préparé, disponible à l’avance en ligne et accessible à tous les participants permet aux gens de bien se préparer. C’est particulièrement utile pour ceux qui ont plus d’un sujet spécifique à couvrir.

Avec Beenote, le titre que nous attribuons à la personne qui dirige la réunion est celui de leader et on prend ce rôle au sérieux. Un leader de réunion peut, en quelques minutes, planifier une réunion et construire un ordre du jour qui déterminera les sujets à couvrir, les personnes qui en sont responsables et le temps alloué à chacun. En plus, on lui permet d’indiquer aux participants l’approche qui doit être privilégiée. Ce peut aussi être une combinaison de plusieurs approches :

informer, échanger, générer des idées, consulter, décider

Ces choix permettent aux participants de bien comprendre ce qui est attendu d’eux pour chacun des sujets couverts lors d’une réunion. Cette pratique permet d’augmenter l’intérêt et la concentration des participants tout en favorisant le travail de celui qui doit présenter un point.

Pour revenir aux mots choisis par Satya Nadella (Écouter plus et parler moins), cela demande de la préparation de la part du leader, mais aussi l’implication des participants. Beenote offre une approche simple et facile pour y arriver, tout en vous permettant de faire de meilleures réunions en écoutant plus et en parlant moins.

Grâce à cette approche, vous pourrez, comme l’affirme Satya Nadella, prendre des décisions lorsque nécessaire, car vous aurez inscrit à l’ordre du jour les points qui nécessitent une prise de décision.

Pour conclure mon premier billet, je ne peux qu’exposer l’importance de bien planifier vos réunions. Vous et votre équipe serez mieux préparés à échanger sur les points, ce qui vous permettra de prendre de meilleures décisions.

Changer votre monde, une réunion à la fois®

 

Crédit photo : tecnomovida via Foter.com / CC BY-NC-SA

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