Si je vous demandais de lever la main pour m’indiquer si vous aimez vos réunions, j’aurais une ou deux personnes qui tenteraient timidement de lever leur bras. Malheureusement, les réunions sont devenues le mouton noir du travail.

Elles devraient toutefois être au centre de votre travail. Vous devriez tenir des réunions productives, qui sont en fait des opportunités de favoriser les échanges entre les employés et l’avancement de vos projets. Actuellement, elles sont plutôt perçues comme improductives, ennuyantes, répétitives, sans réel objectif et sans suivi. Ce n’est vraiment pas positif comme constat.

Il est toutefois possible de renverser cette tendance et de comprendre pourquoi on en est arrivé à ce constat.

Les réunions sont au centre de nos opérations. Elles sont essentielles au bon déroulement des projets, et ce, dans le but d’atteindre les objectifs établis. Mon expérience m’a permis de comprendre qu’un des principaux problèmes est que, à la base, les gens ne comprennent pas pourquoi ils se réunissent.

On se dit qu’on doit tenir une réunion de département toutes les semaines, mais on ne sait pas trop pourquoi. Sommes-nous devenus des automates de réunions?

Mais pourquoi se réunir? 3 principales raisons de le faire

  1. Fournir de l’information aux autres membres de notre équipe. Les réunions régulières de département en sont un exemple parfait. Comme leur but est de permettre l’échange d’informations, il est important d’avoir de l’information à communiquer avant d’inviter les gens à ce type de rencontre.
  2. Prendre des décisions. Dans tout projet, il arrive des étapes où l’on se doit de prendre des décisions et celles qui sont prises par une majorité de participants restent de loin les meilleures décisions. Il est toutefois important de présenter les bonnes informations afin que des décisions éclairées puissent être prises.
  3. Permettre les échanges, la génération d’idées (brainstrom) et la consultation. L’objectif ici est d’échanger et de maximiser le potentiel d’un groupe pour faire avancer un projet. Il faut éviter de faire des monologues et plutôt tirer profit de la valeur du groupe.

Il est possible qu’une réunion se tienne pour plusieurs de ces raisons. Effectivement, on peut avoir un point d’information, prendre une décision sur un autre point et demander une consultation pour un autre, mais ce n’est pas pratique courante. Mélanger les objectifs d’une réunion demande une bien plus grande planification, tant de la part du leader de la réunion que des participants.

Il est donc important de se demander quel est l’objectif que vous devriez viser pour définir l’ordre du jour et pour déterminer les personnes qui devront être invitées à cette rencontre.

Beenote vous offre toute cette flexibilité grâce à une approche simple de planification des réunions. Vous pouvez établir les objectifs pour chaque point, et ce, afin que les participants comprennent le pourquoi de la réunion et qu’ils puissent s’y préparer adéquatement. Des gens informés participent plus et mieux.

 

Entrepreneur technologique en série avec plus de 25 ans d’expérience en gestion et mise en marché de nouvelles technologies. Beenote 1er portail de gestion des réunions sans papiers pour conseil, comité et leurs équipes.

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