Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Six Strategies to Influence Others Towards Better Meeting Preparation.

Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.

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Si vous avez déjà dirigé une réunion au cours de laquelle des gens sont arrivés non préparés, vous savez à quel point l’expérience peut être frustrante. Vous avez donné à tout le monde le matériel dont ils avaient besoin pour se préparer à une bonne réunion, mais ils ne l’ont tout simplement pas fait. Maintenant, la réunion durera longtemps ou le contenu de la discussion sera raccourci. D’une façon ou d’une autre, les gens partiront insatisfaits, la discussion n’obtiendra pas l’attention qu’elle mérite et le résultat de la réunion ne sera peut-être pas atteint, ce qui entraînera probablement la nécessité d’une autre réunion.

Lorsque vous êtes le chef d’équipe, vous pouvez tirer parti de votre autorité de position pour façonner les comportements de l’équipe. (Nous ne disons pas que c’est facile, mais il est dans votre rôle d’introduire des pratiques et d’établir des règles de base pour une collaboration efficace.) Mais si les participants ne se rapportent pas directement à vous, assurer une bonne préparation peut être déconcertant. Alors, comment pouvez-vous influencer les participants aux réunions lorsque vous n’avez pas de pouvoir positionnel? Essayez donc ces six stratégies.

6 stratégies pour amener les participants à s’engager dans la préparation aux réunions

1. Co-créer l’ordre du jour de la réunion avec les participants

Invitez les participants à prendre connaissance des résultats souhaités, des activités et des sujets quelques jours avant la réunion, puis affinez l’ordre du jour pour répondre à leurs commentaires. En incluant les participants tôt dans le processus de planification de la réunion, vous renforcerez leur sentiment d’appropriation du succès de la réunion.

2. Définir les attentes

Envoyez une invitation formelle à la réunion avec l’ordre du jour et le prétravail au moins 24-48 heures à l’avance. Expliquez en quoi consiste le prétravail; ce que les participants doivent faire (lire et réfléchir, réfléchir à une question particulière, etc.) et comment il va propulser la conversation vers l’avant. Quand les gens comprennent comment leur préparation influencera la conversation, ils seront plus enclins à s’y préparer.

3. Être conscient du temps de préparation

Lorsque vous envoyez l’ordre du jour de la réunion, incluez des estimations pour le temps que vous prévoyiez pour le pré travail. Soyez conscient du temps des gens et gardez les attentes réalistes : il n’est généralement pas logique d’assigner une heure de préparation pour une réunion de 30 minutes. Si certaines personnes préfèrent des informations plus détaillées, incluez une prélecture optionnelle, mais assurez-vous de faire savoir aux participants ce qui est requis et ce qui est facultatif.

4. Rendre le prétravail accessible et engageant

Au lieu d’un simple document texte:

  • Utilisez des puces, des tableaux et/ou des images pour faire passer l’idée rapidement;
  • Envoyez un mémo vocal ou un message vidéo;
  • Rédigez une étude de cas qui encadre le contexte et le problème;
  • Si votre culture d’équipe le permet, utilisez des graphismes amusants et des couleurs pour l’égayer.

5. Utiliser les rappels à votre avantage

Envoyer un rappel 24 heures à l’avance, surtout si la préparation de la réunion est essentielle au succès de la réunion. Vous pouvez réaffirmer l’importance du prétravail et le temps qu’il faudra pour le compléter. Pensez à inclure toutes les pièces jointes pour un accès facile.

6. Renforcer le comportement responsable

Remerciez ceux qui ont fait le prétravail. Si vous pouvez l’éviter, ne passez pas du temps à revoir les prétravaux pour ceux qui se présentent non préparés, car cela pourrait décourager ceux qui se sont préparés à le faire à nouveau.

Pas certain que cela fonctionnera pour vous ? Alternatives au prétravail

Certains géants de la technologie comme LinkedIn et Amazon utilisent une approche totalement différente: ils intègrent le prétravail comme le premier point de l’ordre du jour dans les réunions pour les cadres occupés afin de s’assurer que le travail est fait. Les participants à la réunion font le travail individuellement en silence avant le début de la discussion.

Pour que cette approche fonctionne, le responsable de la réunion doit préparer l’affectation de prétravail. Mais au lieu de l’envoyer à l’avance, il inclut 10-20 minutes de temps de prétravail au début de la réunion au cours de laquelle il remet le matériel approprié. Ceci est différent de la présentation du matériel, qui peut souvent prendre toute la réunion.

Exploiter la puissance de l’équipe

L’utilisation de n’importe quelle combinaison de ces six stratégies conduira à une meilleure expérience de réunion. L’utilisation de chacun d’eux sera plus puissante. Mais, comme pour tout changement d’habitude, il faut du temps pour établir de nouvelles normes de réunion telles que l’importance d’une bonne préparation à la réunion. Trouvez des alliés et des influenceurs dans l’équipe et demandez leur aide. Si de plus en plus de participants commencent le travail de préparation pour les réunions,  les autres suivront également.

Avez-vous rencontré des circonstances similaires lors de vos réunions? Comment vous ou votre organisation avez-vous résolu ces problèmes? Nous voulons savoir! Commentez ci-dessous ou envoyez-nous un tweet à @InfoBeenote.

 

Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.

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