Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de 3 Steps to Implement Effective Meeting Ground Rule
Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.
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Le respect des règles clairement établies constitue les bases de la collaboration d’une équipe. Pour aller plus loin sur ce sujet, dans l’article Faites évoluer vos conversations avec des normes claires, nous explorerons les normes générales de réunion pour le processus, la préparation et la communication, ainsi que les normes pour des types spécifiques de réunions, comme le brainstorming et la prise de décision.
Dans ce blogue, nous explorons comment appliquer des règles de base de réunion pour en faire une pratique continue. Des règles de base réfléchies, spécifiques à chaque équipe et à chaque réunion, créent et maintiennent une pratique de réunion efficace qui favorise une communication ouverte.
Pourquoi établir des règles de base de réunion est-il crucial pour assurer l’efficacité?
Des normes de réunion claires alignent les attentes des participants sur la manière de se comporter lors d’une réunion. Ils sont particulièrement puissants pour encourager un comportement nouveau ou atypique. Par exemple, si votre équipe a du mal à rester sur le sujet, établissez une norme de «Reconnaître lorsque la conversation s’est éloignée du sujet et ramener le groupe à se concentrer».
Si les règles de base ne sont pas spécifiées et acceptées au début d’une réunion, les gens agiront selon leurs propres préférences ou ce qui était auparavant acceptable dans le contexte de cette organisation. Lorsque les comportements antérieurs ne sont pas désirés ou lorsque chaque personne a des attentes différentes quant à ce qui constitue un comportement approprié, une communication efficace est entravée. En se concentrant sur la satisfaction du comportement plutôt que sur une personne spécifique, les normes permettent au leader de la réunion et aux participants de rediriger le comportement sans être «le méchant».
Vous n’êtes toujours pas sûr de devoir respecter les normes ? La société Meeteor ne pensait pas non plus qu’elle avait à le faire – jusqu’à ce qu’elle découvre comment l’établissement de règles de réunion améliorait considérablement l’efficacité des réunions.
3 étapes pour mettre en œuvre des règles de base de réunion qui durent
Les normes ne sont pas seulement pour les réunions ; ils peuvent également aider à bâtir une culture d’équipe réussie. Avec un peu de planification, vous aussi pouvez construire des normes dans vos réunions d’équipe et regarder vos réunions et votre entreprise se transformer. Utilisez les trois étapes suivantes pour commencer.
1. Expérimenter
Il n’y a pas de «moment idéal» pour présenter les normes de réunion à votre équipe. Peu importe le moment, c’est un bon moment tant que vous commencez avec de petites étapes. Décidez quelles réunions pourraient le plus bénéficier des normes établies en identifiant les défis rencontrés lors des réunions.
Astuce n° 1: Utilisez ces questions pour vous aider à réfléchir
Pensez à votre brainstorming, à la prise de décision, à l’alignement et à d’autres types de réunions. Demandez-vous:
- Laquelle de ces réunions bénéficierait de normes qui favorisent un type de comportement différent de ce qui se passe actuellement?
- Y a-t-il des réunions qui souffrent de situations ou de comportements difficiles tels que le manque de structure, le fait de ne pas commencer ou de terminer à temps, les participants dominants, les interruptions ou de se laisser distraire?
Astuce n° 2: Introduire des normes dans certaines réunions
Une fois que vous avez choisi une réunion dans laquelle intégrer les normes, expliquez votre raisonnement à l’équipe. Une première étape importante consiste à partager cet article en tant que prétravail de réunion!
2. Engager l’équipe à contribuer et à se mettre d’accord sur les règles de base
«Un ensemble de comportements ne sont pas les règles de base de votre équipe jusqu’à ce que tout le monde dans l’équipe accepte de les utiliser.» – Roger Schwarz
Afin de développer des équipes performantes, la responsabilité mutuelle est essentielle. Lorsque tout le monde est impliqué dans la co-création des normes de réunion, ils ont tendance à se sentir plus impliqués dans le processus et le résultat final. Assurez-vous d’énoncer clairement chaque norme afin que tout le monde sache ce que cela signifie.
Astuce n° 1: Utiliser les ressources existantes ou créer votre propre ensemble de normes
Commencez par fournir à l’équipe une liste des normes de réunion existantes et demandez-leur de choisir celles qui sont les plus pertinentes pour l’équipe ou une réunion particulière. Vous pouvez aussi commencer à partir de zéro en écrivant des normes possibles sur des notes post-it ou un document partagé que l’équipe pourra utiliser comme point de lancement d’une discussion.
Note: une bonne règle empirique ne dépasse pas 6 normes par réunion. Trop de normes deviennent difficiles à retenir et à suivre.
Astuce n° 2: Passez en revue les règles de base et gardez-les affichées visiblement
Vous n’avez pas besoin de sélectionner de nouvelles règles de base au début de chaque réunion. Une fois que l’équipe connaît le concept, vous pouvez sélectionner les règles de base qui conviennent le mieux à la réunion en cours et les examiner au début d’une réunion. Il est utile de demander: «Est-ce que quelqu’un veut offrir une règle de base supplémentaire ou apporter des modifications à celles qui sont proposées?» Cela garantit un accord.
Pensez à afficher les normes au mur ou à les écrire sur papier devant vous. Cela permet au groupe de se souvenir plus facilement des normes au fil de la conversation.
3. Tenir chaque personne responsable
La mise en œuvre est la clé. Si l’équipe ne respecte pas ces normes, cela a peu d’importance que vous ayez fait le travail de les créer. Reportez-vous aux normes lors des réunions pour vous rappeler mutuellement et assurer une adoption à long terme. C’est un effort de collaboration.
Comme le dit Schwarz, « vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le chef formel puisse identifier chaque fois qu’un membre de l’équipe agit en contradiction avec une règle de base. »
La responsabilité partagée de l’équipe est de respecter les règles du terrain.
Astuce n° 1: Quand quelqu’un ne suit pas les règles de base, rappelez-lui doucement
Si quelqu’un agit de manière incongrue selon les règles du terrain, faites-le savoir. Par exemple, si les gens parlent les uns avec les autres, rappelez-leur la norme de laisser une personne parler sans être interrompue. Dites quelque chose comme « Hey, Éric, nous avons accepté de laisser une personne parler à la fois. Pourquoi ne faisons-nous pas un tour de table pour que nous ayons chacun une chance de partager nos pensées et d’être entendus ? »
Astuce n° 2: Utilisez les normes pour vous autonomiser
Les normes peuvent renforcer votre propre comportement dans les réunions. Si vous voulez proposer des idées stimulantes, adoptez la norme de «l’avocat du diable». Vous pouvez dire: «Nous avons convenu que les gens devraient se sentir libres de jouer le rôle de l’avocat du diable, alors j’aimerais proposer quelques idées controversées. D’accord? Alors, ils sont là. »
Les règles de base des réunions conduisent à de meilleures réunions
Bien que les participants puissent d’abord se plaindre de respecter les règles de base, la vérité est que les normes créées collectivement, convenues et mises en œuvre créent un endroit pour le respect mutuel et l’expression qui peut finalement conduire à un plus grand bien.
Prêt à créer des règles de réunion? Partagez cet article avec d’autres leaders et participants pour en faire une norme pour avoir des normes de réunion!
Faites-nous part de vos défis et succès en matière de normes dans la section des commentaires.
La motiviation première de Tai Tsao est d’aider les individus, les équipes et les organisations à libérer leur potentiel, à transformer leur façon de travailler et à avoir un impact durable. Tai est responsable de la gestion du changement et du succès client chez Meeteor et co-auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Tai collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes à améliorer leurs pratiques de réunion.
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