Les réunions, nous en avons beaucoup, mais ce n’est pas « glamour » de penser à les améliorer. Il y a peu d’ouverture au changement; on aime mieux garder le statu quo. Pourquoi changer? On a toujours fait comme ça.
Mais vous êtes celui ou celle qui veut de meilleures réunions! Qui trouve que ça pourrait être mieux justement! Il est maintenant temps de prendre vos réunions en main et de les faire évoluer à un niveau supérieur.
Les réunions sont importantes et elles sont là pour de bon, car elles ont un réel impact sur l’avancement des projets, sur la prise de décisions.
Une solution de gestion des réunions est un outil primordial pour vous aider à améliorer l’ensemble du processus des réunions, de la planification jusqu’à la réalisation des actions.
Comment choisir une solution de gestion de réunions étape par étape
- Définissez les problèmes majeurs
- Notez les objectifs à court, moyen et long terme
- Déterminez les besoins de votre équipe
- Déterminez les fonctions que vous voulez que votre outil offre
- Faites une recherche en prenant en compte ces 7 bénéfices
- Faites des tests : mode gratuit, démo ou vidéos
- Le coût, un prix juste et compétitif
- Réussir la mise en place d’un nouveau produit
Étape 1: Définissez les problèmes majeurs
Tout d’abord, inscrivez tous les problèmes auxquels vous faites face. Par exemple, selon un sondage maison réalisé auprès de nos clients, les 5 principaux problèmes sont le manque de préparation des participants, une mauvaise communication, le temps alloué n’est pas respecté, pas de suivi des tâches et malheureusement pas de compte rendu.
Étape 2: Notez les objectifs à court, moyen et long terme
Les objectifs peuvent être centrés sur votre équipe, mais peuvent être aussi larges que la gestion des réunions au sein de toute l’entreprise.
Vous pourriez vouloir une meilleure communication au sein de l’équipe, obtenir un suivi des tâches et actions efficaces pour donner suite aux rencontres, avoir une manière de travailler uniforme, structurée propre à l’ensemble de l’entreprise, etc. Si vous êtes capable de quantifier vos objectifs, c’est encore mieux. J’aimerais réduire le temps passé en réunion de 20% par projet.
PSITT Savez-vous qu’avec Beenote, les clients ont eu une économie de 33% de temps avec des réunions plus productives?
Étape 3: Déterminez les besoins de votre équipe
Vous devez également déterminer les besoins selon les participants. Qui utilisera l’outil? Est-ce que ce sera des gens qui adorent les outils technos, des participants qui ont peu de connaissances technologiques, des invités externes feront souvent partie de la discussion, l’ensemble de ces réponses peut-être?
Bien sûr, vous devez également déterminer quels types de réunion vous pensez tenir, car les des conseils d’administration diffèrent des réunions de projet par exemple.
Étape 4: Déterminez les fonctions que vous voulez que votre outil offre
Bien entendu, il y a sûrement des fonctionnalités que vous tenez mordicus à avoir dans votre solution de gestion de réunions.
Ce sont les fonctions primordiales qui règleront les problématiques au sein de votre équipe. Vous pourriez faire une liste à plusieurs niveaux selon les besoins de l’équipe et aussi par coéquipier.
Votre liste pourrait être divisée selon 3 critères de sélection :
1. Doit absolument avoir
2. Important, mais pas nécessaire
3. Apprécié, mais pas essentiel
Étape 5: Faites une recherche en prenant en compte ces 7 bénéfices
Lorsque vous aurez un portrait clair de ce que vous cherchez à régler comme problématique et ce que vous espérez trouver dans votre futur outil de réunion, il est maintenant temps de faire vos recherches. Une solution de gestion de réunions devrait vous offrir l’ensemble ces 7 bénéfices.
#1- Sécurité des données sensibles
La paix d’esprit, voilà la première raison d’utiliser un logiciel de gestion de réunions. La sécurité des données sensibles est primordiale. Une solution sécuritaire doit vous offrir:
- un contrôle d’accès aux données confidentielles sécurisées
- une traçabilité des documents
- une identification rapide des personnes qui ont eu accès aux données confidentielles
- répondre aux critères des plus hauts standards des normes: ISO 27001, SOC 1 et 2
- la possibilité de gérer plusieurs niveaux d’accès et de rôles pour l’accès aux informations.
#2- Améliorez la collaboration de votre équipe et organisation
Une solution de gestion de réunion permet l’écriture collaborative des documents de réunion: ordre du jour, notes, compte rendu avec journalisation des accès et suivi des approbations.
L’outil doit permettre la centralisation des documents ce qui assure une diminution exhaustive des échanges par courriel; vous n’avez plus besoin d’aviser vos collègues que votre sujet est rédigé et que c’est maintenant à leur tour d’insérer leurs points à l’ordre du jour. Les documents sont rédigés conjointement avec suivi des modifications des documents faits par les collaborateurs.
Un outil commun de gestion des réunions apporte aussi une structure de présentation claire, uniforme et récurrente ce qui permet une diminution importante du temps de rédaction et amène une plus grande communication lors de la tenue des réunions.
L’automatisation des activités telle que notifications de réunions à venir allège également les tâches administratives récurrentes. Ces automations sont générées à même l’outil ou intégrées avec vos outils utilisés en entreprise tels que Google, Microsoft 365 ou Teams.
#3- Augmentez la participation active aux réunions virtuelles
Avec un outil commun de gestion des réunions, les participants ont accès rapidement à tous les documents. Les participants peuvent les consulter, sur l’outil technologique de leur choix et peu importe l’endroit et fuseau horaire, avant la réunion et être bien préparé à la tenue de celle-ci. Les participants se sentiront donc plus impliqués.
Tel mentionné au point précédent, lors de télétravail, le travail collaboratif est plus qu’important au niveau des réunions virtuelles et une bonne solution doit faciliter le travail, permettre de travailler à plusieurs et assurer le suivi de ces réunions en ligne. En bonus, l’enregistrement des réunions afin de conserver une trace audio de certaines réunions plus importantes et sensibles.
La solution choisie devrait permettre également de se connecter à même un outil de vidéoconférence tel Beenote qui est offert en intégration complète à Teams.
#4- Diminuez les coûts inhérents aux réunions
Ce que nous cherchons à diminuer avant tout est le temps passé en procédure administrative: impression, manipulation, partage, classement, archivage et recherche ainsi que les dépenses de papier, encre, envois par la poste, etc. Un outil de gestion de réunions permet tout ceci et même plus.
Vous diminuez les coûts inhérents aux réunions grâce au dépôt centralisé des documents électroniques et par le fait même, vous gagnez beaucoup d’espace physique dans vos bureaux due à la diminution des documents d’archives.
Les invitations nombreuses sont un autre fléau en entreprise. Il n’y a pas toujours lieu d’inviter toute l’équipe à une réunion. La gestion des présences avec statistiques de présences peut être également un enjeu majeur pour diminuer les coûts inhérents aux réunions. De mauvaises personnes aux réunions vous coûtent cher. Faites le calcul!
#5- Facilitez le partage et la recherche par une bonne gestion documentaire
Gérez efficacement en un seul endroit tout contenu relatif aux réunions. Il doit être facile de rechercher par mot clé dans l’ensemble des ordres du jour et comptes rendus les décisions, tâches et notes.
Une bonne gestion documentaire facilite l’accès à l’information, le partage et la recherche des données et centralise l’ensemble des documents.
Les documents centralisés permettent d’avoir toujours en main la dernière version disponible et diminuent le risque d’erreur de version.
Il est aussi plus facile pour l’organisation d’avoir un répertoire centralisé de toutes les réunions de l’entreprise avec différent niveau d’accès pour conserver un historique opérationnel de l’entreprise.
#6- Effectuez un suivi efficace des décisions et des tâches attribuées
Un outil de gestion de réunions vous aide bien entendu à organiser vos réunions; de permettre à votre équipe de savoir ce qui sera discuté (ordre du jour) et ce qui a été réellement abordé (compte rendu). Mais par-dessus tout, votre solution doit vous assister dans le suivi de celles-ci.
Les réunions reposent sur un objectif précis et doivent leur réussite à l’atteinte de ces résultats.
Les décisions prises doivent être inscrites et conservées dans un registre afin d’y avoir accès rapidement. Si des actions doivent être prises, elles se doivent d’être consignées et la réalisation de ces tâches doit pouvoir être suivie aisément par les personnes concernées.
#7- Maximiser le temps investit et minimisez les coûts à long terme avec un outil évolutif
Le dernier élément à prendre en considération : est-ce que l’outil semble toujours en évolution, s’améliore en offrant de nouvelles fonctionnalités? Est-ce que l’outil fait des mises à jour régulièrement (voir les versions) ?
Pour le savoir, vous pouvez lire les blogues, vous abonner aux infolettres afin de vous tenir informer des mises à jour et nouveautés. Vous pouvez même en discuter avec votre gestionnaire de compte ou discuter avec une personne du soutien en ligne.
Étape 6: Faites des tests: mode gratuit, démo ou vidéos
Le plus important reste à faire; testez chacune des solutions et évaluez celles-ci selon vos besoins.
La plupart des outils offrent des versions gratuites avec des fonctionnalités limitées ou offrent l’accès à toutes les fonctions pour une période d’essai de plus ou moins 14 jours. S’il n’est pas possible pour vous d’en faire l’essai, les démos demeurent l’alternative de choix ou vous aurez peut-être accès à des vidéos.
Par exemple, Beenote vous offre la possibilité d’essayer toutes les fonctionnalités sans limitations pour une période de 14 jours avec la possibilité de visionner des vidéos d’aide en ligne pour une prise en charge plus rapide.
Étape 7: Le coût: un prix juste et compétitif
Sur le marché des solutions de réunions, la plupart des produits présentent sur leur site web, un prix selon le nombre de participants, des fonctionnalités précises, grosseur d’équipe, etc. Bien sûr, chacun a un budget à respecter, mais outre cet aspect, vous devriez plutôt analyser le retour sur investissement (ROI) que ce produit vous apportera.
Aussi lors de votre achat, il est important de prévoir les coûts d’implantation; est-ce que l’équipe de soutien vous accompagnera lors de l’implantation dans votre organisation et à quel prix?
Est-ce que la solution est disponible sur le nuage? Vous n’aurez donc pas besoin d’équipe d’expert pour configurer la solution.
Étape 8: Réussir la mise en place d’un nouveau produit
Vous devez tenir compte des 5 profils de groupes d’adoption de produit pour planifier votre implantation. Les gens de votre entreprise adopteront rapidement le nouveau produit s’il est simple et facile à utiliser.
Lors de votre analyse de solution de gestion de réunions, il est important de valider si vous avez accès à des webinaires, des démos, des vidéos tutoriels, une base de connaissances, une FAQ, l’accompagnement par une personne qualifiée. Tous ces éléments feront en sorte qu’il sera plus facile ultérieurement d’implanter votre outil en entreprise et vos collègues ne seront pas dépourvus devant l’apprentissage de ce nouveau produit, qui une fois bien en place, offrira que des bénéfices.
En conclusion
Le choix d’une bonne solution de gestion de réunion prend du temps et de l’analyse. Après la lecture de ce blogue, si vous avez toujours des interrogations dans le processus de sélection d’un outil, n’hésitez pas à nous contacter, nous aurons le plaisir de vous guider.
Vous préférez essayer par vous-même le produit avant de poser vos questions? Pas de problème. Faites l’essai de Beenote par ici
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