Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de The One Thing You Should Do Before Any Meeting- Defining The Desired Outcome
Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.
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Est-ce que votre journée est remplie de réunions qui entraînent une perte de temps?
Créer un ordre du jour réfléchi est la meilleure façon de placer vos réunions sur le bon chemin. Mais parfois, vous n’avez tout simplement pas la bande passante ou, soyons honnête, l’habitude d’écrire un ordre du jour. Dans ce cas, quelle est la chose que vous devriez faire avant toute réunion?
Définissez le résultat souhaité de la réunion
Dans mon travail, en aidant les équipes et les organisations à améliorer leur culture de réunion, j’ai trouvé que cette loi est l’élément le plus important de toute réunion, que ce soit une conversation impromptue ou une réunion planifiée.
Cet acte définit à quoi ressemblera le succès de votre réunion. Sans cela, vous êtes juste un groupe de personnes se rassemblant pour une conversation sans but précis : agréable, peut-être, mais pas efficace parce que vous avez peu de chances de faire avancer votre travail.
Le résultat souhaité d’une réunion est le résultat spécifique que vous souhaitez obtenir lors de la réunion.
En identifiant d’abord l’objectif de la réunion, vous pouvez ensuite décider qui inviter, leur attribuer des documents de prélecture et concevoir un ordre du jour qui permettra à l’équipe d’atteindre le résultat souhaité. Il vous aide également à déterminer si une réunion est le moyen le plus approprié pour atteindre l’objectif ou si un courriel ou une autre forme de communication peut suffire.
OK, vous êtes donc prêt à vous engager à définir les résultats souhaités. Comment pouvez-vous le faire efficacement?
Écrivez l’objectif de réunion avec un nom, pas un verbe
La meilleure façon d’écrire un objectif de réunion que vous pouvez réellement mesurer est de commencer par un nom, plutôt que par un verbe. C’est une différence subtile et importante. Il est facile et irrésistible d’écrire des énoncés tels que « décider » ou « faire un remue-méninges », mais ce ne sont pas des résultats précis et mesurables.
Lorsque vous écrivez un résultat qui commence par un nom, vous avez pris l’activité de réunion et l’avez transformée en un résultat concret. Vous pouvez ensuite utiliser cela comme une mesure pour déterminer si votre réunion a été réussie. Définissez l’objectif de la réunion pour clarifier ce que vous allez accomplir, et pas seulement ce que vous ferez pendant la réunion.
Essayez d’utiliser l’une de ces expressions pour écrire des résultats forts et souhaités :
- Une liste de…
- Accord sur….
- Alignement sur …
- Une décision sur …
- Des idées pour …
- Événements programmés …
- Des relations plus fortes entre …
- Terminé…
- Version enrichie de …
- Réponses à …
Lorsque vous établissez un résultat souhaité, vous recadrez les réunions en tant que contexte de collaboration où les choses sont faites.
Comment utiliser le résultat de réunion souhaité?
Une fois que vous avez écrit un résultat concret, ne l’oubliez pas ! Rappelez-vous, ainsi qu’à votre équipe, ce que vous essayez de réaliser de la manière suivante :
Ajoutez le résultat souhaité pour votre réunion à l’ordre du jour de la réunion
Visez à envoyer l’ordre du jour de la réunion aux participants au moins 24 heures avant la réunion pour définir les attentes et permettre aux participants de se préparer mentalement.
Verbalisez le résultat souhaité au début de la réunion
Avec tout ce qui se passe dans une journée, les participants à la réunion ne se souviennent pas toujours à quelle réunion ils se rendent. Avant de commencer avec le premier point de l’ordre du jour, énoncez le résultat souhaité à haute voix pour vous assurer que tout le monde travaille dans le même but.
Demandez si vous avez atteint le résultat souhaité à la fin de la réunion
À la fin d’une réunion, récapitulez rapidement les décisions et les étapes suivantes et revenez à l’objectif de la réunion. L’équipe a-t-elle réussi ? Si oui, félicitez le groupe pour sa conversation ciblée et son bon travail. Si le groupe n’a pas réussi, essayez de comprendre pourquoi. La conversation s’est-elle égarée ? Le groupe n’avait-il pas les informations ou les personnes nécessaires dans la pièce ? Comment pouvez-vous éviter cela dans le futur ?
Au fur et à mesure que vous commencerez à utiliser les résultats souhaités pour guider les conversations, vos réunions deviendront plus efficaces, plus productives, voire même agréables.
Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.
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