Comment choisir une solution de gestion de réunions pour conseil d’administration?

par | Nov 3, 2021 | Conseil d'administration, Collaboration d'équipe, Communication, Meilleures pratiques en réunion, Productivité

Dernière mise à jour le 9 novembre 2021

Pour organiser des réunions optimales pour un conseil d’administration ou comité de direction, il y a beaucoup d’éléments à tenir compte: la planification des réunions, la communication entre les membres et les directeurs, la rédaction de l’ordre du jour et d’un procès-verbal, la gestion de la documentation, la prise des décisions et le suivi des actions…et on en passe!

Il est donc important d’établir une bonne gouvernance, mais aussi d’utiliser le bon outil qui va optimiser la gestion de votre conseil d’administration et comité de direction. L’utilisation d’un logiciel de gestion de réunion est une solution à considérer. Encore faut-il faire le bon choix parmi tout ce qui est offert sur le marché.

Dans cet article, nous vous partageons les étapes à suivre pour vous éclairer dans votre choix. Cela peut vous éviter de faire des essais avec des outils qui ne sont pas optimaux pour vous au final.

Comment choisir une solution de gestion de réunions pour conseil d’administration et comité de direction étape par étape:

Introduction:  les étapes d’une réunion de conseil d’administration  

Revenons à la base! Savoir comment se préparer est important avant de choisir un outil de gestion de réunions. L’utilisation du bon outil est cruciale, mais les procédures et les méthodes employées le sont aussi.

Voici les étapes comment bien préparer un conseil d’administration:

  • Déterminer le calendrier de la réunion
  • Convoquer les membres
  • Rédiger un ordre du jour structuré
  • Bien se préparer avant le CA
  • Gérer la conduite du conseil
  • Consigner les décisions
  • Rédiger un procès-verbal

Consultez notre article comment bien préparer un conseil d’administration où vous trouverez le détail de chacune de ces étapes.

Étape 1: Définissez les problèmes majeurs

C’est le moment de faire le point en dressant une liste de vos problèmes majeurs que vous rencontrez dans le processus des réunions de votre CA ou comité de direction.

Pour vous donner quelques pistes, nous avons réalisé un sondage auprès de nos clients pour déceler les problèmes les plus récurrents en termes de réunion. Les 5 principaux sont:

  • Le manque de préparation et de structure pour la réunion;
  • Un ordre du jour non consulté avant les réunions;
  • Le temps de la réunion non respecté;
  • Aucun suivi des actions après les réunions;
  • Aucun endroit collaboratif et privé pour l’accès à la documentation (ordre du jour, procès-verbaux, etc);
  • Le manque de communication entre les membres.

Bien sûr, vous pourriez rencontrer d’autres problèmes par exemple un ordre du jour jamais consulté par les membres avant la réunion ou encore le droit de parole non respectée d’où l’importance d’établir aussi des règles de conduite claires soit une bonne gouvernance.

Problème réunion conseil d'administration

Étape 2: Notez les objectifs à atteindre 

Maintenant, il faut se demander: quels sont les objectifs à atteindre pour que vos réunions de CA soient optimales? Les objectifs peuvent être reliés seulement au CA ou à toute votre organisation.

Vous pourriez vouloir une meilleure communication entre les administrateurs et les directeurs suite à des décisions, avoir une plus grande coordination avec les membres externes, obtenir un suivi des actions plus rapidement, améliorer le déroulement des réunions et perfectionner la gouvernance.

Soyez précis lorsque vous notez vos objectifs. En les quantifiant, cela vous aidera à trouver des solutions adéquates et même de voir si celles-ci auront bien fonctionné. Un exemple d’objectif quantifiable: faire en sorte que 100% des membres consultent l’ordre du jour avant chaque réunion.

objectif réunion conseil administration

Étape 3: Déterminez les besoins essentiels

Ensuite, vous devez penser aux besoins selon le type de participants que ce soit les administrateurs, le secrétaire, les directeurs ou les personnes externes. Il faut aussi se demander qui utilisera l’outil et s’ils sont habiles avec la technologie?

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Pour votre conseil d’administration: est-ce qu’il y aura des invités temporaires qui ne doivent pas avoir accès à certaines données sensibles dans l’ordre du jour? Lors de la réunion, plusieurs décisions seront prises, est-ce que tous les membres auront besoin d’être en contact direct avec le comité exécutif? Est-ce que certains procès-verbaux devront être plus confidentiels?

Pour un comité de direction: est-ce que tous les cadres dirigeants auront besoin d’avoir un accès rapide au procès-verbal du CA? Comme ils veillent à ce que les décisions du CA se transposent au sein de l’entreprise, est-ce qu’un système de suivi des tâches peut être essentiel? Avez-vous besoin de suivre le temps durant vos réunions pour éviter les pertes de temps?

Pour les réunions d’équipe dites opérationnelles, nous avons justement un article pour bien choisir une solution de gestion de réunion.

Étape 4: Déterminez les fonctions que vous voulez que votre outil offre

Vous savez maintenant quels sont les problèmes, les objectifs et les besoins de votre CA et comité. Il faut ensuite dresser une liste de fonctionnalités que vous tenez absolument à avoir dans votre logiciel de gestion de réunion.

Vous pourriez faire une liste à plusieurs niveaux selon les besoins des administrateurs et de la direction. Votre liste pourrait être divisée selon 3 critères de sélection: doit absolument avoir, important, mais pas nécessaire ou apprécié, mais pas essentiel.

Critères sélection choix

Étape 5: Faites une recherche en prenant en compte ces 7 critères

Après avoir établi le portrait clair de ce que vous voulez, c’est le moment d’être en mode recherche! Un logiciel de gestion de réunion est une très bonne solution pour améliorer l’efficacité de vos conseils d’administration et comité de direction. Pour vous éclairer davantage, voici les 7 bénéfices qu’il devrait comporter:

1- Sécurité des données sensibles 

Nous savons tous que la sécurité des informations devrait être le critère numéro 1 d’un logiciel. Il y a des données de votre organisation qui doivent demeurer confidentielles. Il y a peut-être certaines documentations qui doivent rester privées au sein de votre conseil ou de la direction selon le niveau hiérarchique.

Pour être encore plus précis, votre logiciel choisi devrait compter:

  • Un contrôle d’accès aux données confidentielles sécurisées;
  • Une traçabilité des documents;
  • Répondre aux critères des plus hauts standards des normes: ISO 27001, SOC 1 et 2; et RGPD
  • La possibilité de gérer plusieurs niveaux d’accès et de rôles pour l’accès aux informations.

2- Améliorez la collaboration des administrateurs et la direction

Une solution de gestion de réunion qui permet la rédaction collaborative des documents: ordre du jour et procès-verbal avec journalisation des accès et suivi des approbations empêchent la multiplication des documents et permettent d’améliorer la communication au sein de votre conseil ou de votre comité.

L’outil doit permettre la centralisation des documents ce qui assure une diminution exhaustive des échanges par courriel; vous n’avez plus besoin d’aviser les autres membres du CA que l’ordre du jour est rédigé et que c’est maintenant à leur tour d’insérer leurs points à l’ordre du jour ou d’envoyer un courriel avec le procès-verbal à tous les membres. Les documents sont rédigés conjointement avec un suivi des modifications fait par les collaborateurs.

Un outil commun de gestion des réunions apporte aussi une structure de présentation claire, uniforme et récurrente ce qui permet une diminution importante du temps de rédaction et une communication plus fluide lors de la tenue de votre conseil ou de votre comité.

L’automatisation des activités telle que des notifications de réunions à venir allège également les tâches administratives récurrentes. Ces automations sont générées à même l’outil ou intégrées avec vos outils utilisés tels que Google, Microsoft 365 ou Teams.

3- Augmentez la participation active aux réunions virtuelles

Avec la pandémie, nous avons vu les réunions en ligne devenir de plus en plus une normalité voire même un avantage. Le travail collaboratif est plus qu’important au niveau des réunions virtuelles. Un bon outil de gestion de réunion pour conseil d’administration et comité de direction doit permettre à tous les administrateurs et directeurs de travailler au même endroit.

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Avec un outil commun, tous les participants auront accès rapidement aux documents autorisés. Ils peuvent ainsi les consulter, sur l’outil technologique de leur choix et peu importe l’endroit et le fuseau horaire. L’accès rapide à l’ordre du jour peut motiver les membres de votre CA à le consulter avant la réunion pour être mieux préparés à celle-ci.

La solution choisie devrait permettre également de se connecter à même un outil de vidéoconférence tel Beenote qui est offert en intégration complète à Teams.

engagement réunion virtuelle

4- Diminuez les coûts inhérents aux réunions

Avant tout, ce que nous cherchons à diminuer est le temps passé en procédure administrative: impression, manipulation, partage, classement, archivage et recherche ainsi que les dépenses de papier, encre, envois par la poste, etc. Un outil de gestion de réunions permet tout ceci et même plus!

Vous diminuez les coûts inhérents aux réunions de votre CA grâce au dépôt centralisé des documents électroniques et par le fait même, vous gagnez beaucoup d’espace physique dans votre organisation due à la diminution des documents d’archives.

La gestion des présences avec statistiques de présences peut être également un enjeu majeur pour diminuer les coûts inhérents aux réunions. La participation non pertinente d’invités externes durant votre conseil ou comité peut vous coûter cher.

Faites-le teste! Calculez le coût de vos réunions avec notre calculatrice ci-dessous et vous constaterez qu’il n’y a que des avantages à adopter un outil pour mieux les gérer.

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5- Facilitez le partage et la recherche par une bonne gestion documentaire

Gérez tout le contenu relatif aux réunions à un seul endroit augmente la collaboration, fait sauver du temps, mais facilite aussi la recherche et le partage des données. Il doit être facile de rechercher par mot clé dans l’ensemble des ordres du jour, procès-verbaux, notes, tâches et décisions pour tous les administrateurs ou directeurs.

Une bonne gestion documentaire simplifie l’accès à l’information et centralise l’ensemble des documents pour avoir toujours en main la dernière version disponible et ainsi diminue le risque d’erreur de version.

Il est aussi plus facile pour l’organisation d’avoir un répertoire centralisé de toutes les réunions de votre conseil ou de votre comité avec différent niveau d’accès pour conserver un historique.

6- Effectuez un suivi efficace des décisions et des tâches attribuées

Bien entendu, un outil de gestion de réunions vous aide à organiser vos réunions pour votre CA ou votre comité exécutif; de permettre à tous les collaborateurs de savoir ce qui sera discuté (ordre du jour) et ce qui a été réellement abordé et décidé (procès- verbal). Mais par-dessus tout, il doit vous assister après vos réunions dans le suivi des décisions et actions.

Les décisions prises doivent être inscrites et conservées dans un registre de décision afin d’y avoir accès rapidement. Si des actions doivent être prises, elles se doivent d’être consignées et la réalisation de ces tâches doit pouvoir être suivie aisément par les personnes concernées grâce à un système de tâche intégré (Google Tasks ou Microsoft To Do) ou unique dans votre outil.

Les réunions de conseil d’administration et de comité de direction ont pour but d’améliorer le fonctionnement de l’ensemble de l’organisation, donc elles doivent leur réussite à l’atteinte de ces résultats.

Suivi de tâches

7- Maximiser le temps investi et minimisez les coûts à long terme avec un outil évolutif

Le dernier élément à prendre en considération : est-ce que l’outil semble toujours en évolution, s’améliore en offrant de nouvelles fonctionnalités? Est-ce que l’outil fait des mises à jour régulièrement? C’est très important pour que l’outil reste performant selon les changements de votre organisation, mais aussi selon l’évolution technologique.

Pour le savoir, vous pouvez lire les blogues, vous abonner aux infolettres afin de vous tenir informé des mises à jour et nouveautés de la solution choisie. Vous pouvez même en discuter avec votre gestionnaire de compte ou discuter avec une personne du soutien en ligne. L’équipe derrière cette solution de gestion de réunion doit être à votre disposition.

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Étape 6: Faites des tests : mode gratuit, démo ou vidéos

La phase plus concrète: tester les outils de gestions de réunion qui semble corresponde le mieux et évaluez celles-ci selon les besoins de votre CA et comité de direction préétablis selon les étapes mentionnées plus haut.

La plupart des logiciels offrent des versions gratuites avec des fonctionnalités limitées ou offrent l’accès à toutes les fonctions pour une période d’essai de plus ou moins 14 jours. S’il n’est pas possible pour vous d’en faire l’essai, les démos demeurent l’alternative de choix ou vous aurez peut-être accès à des vidéos.

Par exemple, Beeboard vous offre d’essayer toutes les fonctionnalités sans limitations pour une période de 30 jours. Vous aurez également accès aux articles et vidéos d’aide en ligne pour une prise en charge plus rapide. Vous pouvez également profiter d’une démo personnalisée.

Meilleure logiciel conseil administration

Étape 7: Évaluer les coûts et comparer

Sur le marché des solutions de réunions, la plupart des produits ont un prix selon le nombre de participants, des fonctionnalités précises, grosseur d’équipe, etc. Bien sûr, vous avez sûrement déjà un budget à respecter, mais il serait pertinent que vous analyser le retour sur investissement (ROI) que ce produit vous apportera. Un logiciel vous coûte de l’argent, mais si celui-ci vous fait sauver du temps, il faut le considérer.

Lorsque vous faites votre achat, il est important de prévoir les coûts d’implantation, c’est à dire, si l’équipe de soutien peut vous accompagner lors de l’implantation dans votre organisation.

De plus, si la solution est disponible sur le nuage, vous n’aurez donc pas besoin d’équipes d’experts pour configurer le logiciel.

Étape 8: Réussir la mise en place d’un nouveau produit

La dernière étape consiste à analyser l’implantation de votre futur produit. Le changement n’est que le réalignement de votre organisation dans le but d’évoluer et prospérer, mais l’adoption d’un nouvel outil peut parfois rendre certaines personnes inconfortables. C’est pourquoi il faut bien faire les choses!

Tenez compte des 5 profils de groupes et phases d’adoption de produit pour planifier votre implantation. Les membres de votre conseil et la direction adopteront rapidement le nouvel outil s’il est simple et facile à utiliser.

Utiliser les ressources que votre outil offre pour accompagner les futurs utilisateurs. Vous devriez avoir accès à des webinaires, des démos, des vidéos tutoriels, une base de connaissances, une FAQ, l’accompagnement par une personne qualifiée. Tous ces éléments feront en sorte qu’il sera plus facile de l’implanter au sein de votre conseil ou comité qui une fois bien en place, offrira que des bénéfices.

Phase d'adoption utilisateur

Conclusion

Prenez votre temps d’analyser et de choisir un outil de gestion de réunion pour votre CA et comité qui respectent tous vos besoins et les 7 bénéfices mentionnés plus haut.

N’oubliez pas que c’est un investissement à long terme qui finalement vous fait économiser du temps et facilite la charge de travail. Beenote a été nommé meilleurs logiciels de gestion de réunion pour vos conseils d’administration et comité de direction. Notre outil complet Beeboard vous accompagne avant, pendant et après vos réunions de conseil d’administration ou de comité de direction.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions, ce sera un plaisir de vous guider!

Emy Levasseur
Emy Levasseur

Passionnée de création de contenu sur le web et rédactrice chez Beenote, sa première motivation est de créer du contenu qui peut guider les organisations voulant optimiser leurs réunions et conseils d’administration. Donner des ressources pratiques pour inspirer les entreprises à adopter de meilleures pratiques pour devenir des pros de réunion. Fini la perte de temps!

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