Dernière mise à jour le 2 novembre 2021

Qui n’a pas déjà assisté à une réunion interminable avec l’impression de s’évader toujours du sujet ou sans savoir la réelle pertinence? Perdre du temps précieux avec des réunions qui ne sont pas toujours productives, c’est très commun. Même si nous sommes déjà débordés, prendre un moment pour bien l’organiser nous permet au contraire de sauver beaucoup de temps. Réunion rime avec planification!   

Si vous êtes responsable d’organiser une rencontre, cet article vous sera très utile pour les optimiser à jamais! Vous trouverez nos conseils comment organiser une réunion productive comme suit:

Avant la réunion

Pendant la réunion

Après la réunion

Avant la réunion: l’organisation

Établir l’objectif de la réunion

Avant de savoir comment organiser une réunion productive, il y a une première question à se poser: est-ce que c’est vraiment pertinent de faire une réunion à ce sujet? Notre arbre de décision peut vous aider à trouver la réponse.  

Si la réponse est non, rappelons-nous que les réunions ont pour but d’améliorer les opérations dans l’entreprise. Se rassembler ne devrait pas nous empêcher de faire notre travail, mais plutôt d’optimiser celui-ci.  

Si la réponse est oui, vous pouvez maintenant établir les objectifs de votre réunion avec les questions suivantes:  

  • Pourquoi organiser cette réunion?  
  • Quel résultat voulez-vous obtenir?  
  • Quelle information voulez-vous partager ou quelles décisions doivent être prises?  
  • Qui doit participer et quel sera le rôle de chacun?  

Déterminer la durée et le bon moment

Est-ce une réunion ponctuelle ou répétitive? Est-ce qu’elle durera 15 minutes tel un scrum ou bien sera-t-elle bien plus longue avec des pauses planifiées? En répondant à ces questions, vous serez en mesure d’établir une durée appropriée.

Il faut aussi déterminer quand aura lieu la réunion et si le moment choisi convient à tous. En utilisant des calendriers communs comme Microsoft Outlook ou Google Agendanous pouvons déterminer la date et l’heure selon les disponibilités de chacun des participants.   

Par la suite, il faut envoyer une invitation aux personnes concernées. Lorsque vous créez une réunion dans Outlook par exemple, vous pouvez ajouter le lien de la vidéoconférence ou le lieu. Quand les invités auront accepté, ce sera inscrit à leur propre calendrier. Résultat: beaucoup moins de chance d’absentéisme!  

Faire le choix du bon format et type de réunion

Les deux formats principaux sont les réunions présentielles et les réunions en ligne. Ces dernières sont d’ailleurs devenues plus courantes depuis la pandémie. Les rencontres en ligne nécessitent une attention des gens plus ardue, mais possèdent beaucoup d’avantages.  

BLOG  Comment faire une to-do liste efficace?

Il existe 16 types de réunion qui se mariera selon le contexte choisi, vos objectifs établis et aussi les différents départements de votre organisation.   

Voici les plus communes:  

Les réunions opérationnelles ou réunions de travail sont utilisées au sein d’une équipe qui a pour but soit d’informer, de résoudre des problèmes, d’instruire ou de brainstormer sur un sujet en particulier afin d’améliorer son travail.  

Pour augmenter la productivité et l’engagement quotidiennement au sein de votre entreprise, la réunion scrum peut-être une bonne pratique à adopter.  

Le comité de direction sert à réunir les cadres dirigeants pour mener les différentes activités de l’entreprise, échanger et assurer les suivis des décisions du CA.  

Le conseil d’administration (CA) quant à lui sert à définir les politiques et orienter l’équipe de direction sur les stratégies par un regroupement de personnes qui représente les intérêts financiers des actionnaires.  

Solution gestion de réunion

Structurer la réunion avec un ordre du jour 

Une fois après avoir fixé les objectifs, la date et le format, vous pouvez maintenant planifier les points dont vous allez parler durant la réunion. Le meilleur moyen pour établir une structure est d’utiliser un ordre du jour. Ce canevas sert de point de repère pour réduire les discussions non constructives, éviter les oublis et respecter le temps alloué.  

Les informations importantes à mettre dans un ordre du jour sont:  

1.    Les informations de base (titre de la réunion, date, heure, durée totale et lieu);  

2.    Le type de réunion;  

3.    L’objectif principal de se réunir;  

4.    Les sujets à discuter point par point avec la durée de chacun.  

Par la suite, vous pouvez partager l’ordre du jour avant la réunion pour que les participants puissent mieux se préparer.  

Pour en savoir plus, nous vous conseillons notre article sur comment rédiger un ordre du jour efficace pour vos réunions.  

Utiliser les bons outils de gestion de réunion

Maintenant que vous êtes bien préparé, encore faut-il avoir les bons outils pour de gestion de réunion. Les fonctions peuvent différer selon vos besoins.

BLOG  Clôture de réunion: 5 minutes pour des résultats profitables

Un tableau de bord qui réunit la planification(avant), la production(pendant) et le compte rendu et les suivis(après) est une bonne solution pour augmenter l’efficacité de vos rencontres. Pour vous aider dans votre choix, vous pouvez consulter notre Guide comment choisir une solution de gestion de réunion.  

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Pendant la réunion: un déroulement efficace

Il est important d’avoir de bonnes pratiques d’animation durant une réunion pour renforcer l’attention des participants. Si vous animer des réunions, vous savez que c’est facile de perdre le focus des personnes qui y assiste, donc optez pour une approche énergique et adaptée.  

N’hésitez pas à rappeler les règles de conduites et comportements comme le respect du temps ou le moment de parole, etc.  

Règles d'or pendant la réunion

L’introduction

Avoir un «mindset» productif va teinter la dynamique de la rencontre. Si vous prenez le temps de rappeler que cette réunion a pour but d’être efficace, les participants suivront la cadence. Commencez par rappeler le contexte et les intentions avant de suivre l’ordre du jour.  

La phase de production

Vient ensuite le moment de passer point par point ce qu’il y a à l’ordre du jour. Si vous êtes l’animateur, votre rôle est de vous assurer que la réunion se déroule bien en dirigeant les échanges et veillant à ce que les sujets ne dérapent pas.   

Tout au long de la réunion, il est essentiel que la personne chargée de prendre des notes soit bien à l’écoute. Les notes pourraient être ajoutées à même l’ordre du jour au fur et à mesure que la réunion coule. Cette pratique permet de garder une trace de tout ce qui a été discuté ainsi que les tâches assignées pour pouvoir faire les suivis par la suite.  

Un gardien du temps est aussi nécessaire pour s’assurer que vous respectez le temps alloué à la rencontre et idéalement, le temps attribué à chaque sujet ou personne.  

Finalement, en respectant la structure établie et en ayant un animateur qui encourage la participation active cela alimente l’engagement et la concentration.  

La conclusion

Pour finir, l’animateur doit conclure la conversation par une synthèse de ce qui a été dit ainsi qu’un rappel des tâches et décisions. Les notes prises durant la réunion doivent être conservées et révisées pour en faire un compte rendu.  

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Après la réunion: une bonne gestion des suivis

Pour tenir une réunion productive, les actions entreprises après sont tout aussi précieuses. Vous avez probablement pris des décisions, assigné des tâches et établis un plan d’action alors, il faut s’assurer que le tout se met bien en pratique.  

BLOG  Faites évoluer vos conversations avec des normes claires

Le compte rendu 

La rédaction d’un compte rendu est primordiale pour rapporter tout ce qui a été conclu et échangé durant la réunion. En d’autres mots, c’est le résumé. On peut repartir de l’ordre du jour et des informations récoltées pendant la rencontre puis le formaliser en compte rendu. Dans le cas des conseils d’administration, on parle de procès-verbaux qui sont un document beaucoup plus formel.  

Psss! Notre modèle de compte rendu pourrait vous être utile afin de bien le rédiger.  

Une fois qu’il est finalisé, c’est le moment de le transmettre aux participants pour qu’ils puissent le consulter. De plus, il est important de compiler toute la documentation à un seul endroit collaboratif et sécuritaire à des fins de référence ultérieure.  

La gestion de tâche

Les tâches qui ont été assignées peuvent être répertoriées avec un outil de gestion de tâches ou à l’aide d’une to do liste. D’ailleurs, si vous désirer améliorer votre système de tâches, nous vous invitons à lire notre article: comment faire une to do liste efficace.  

Réunion rime avec planification

En conclusion, le secret pour organiser des réunions plus productives est dans la planification, la structure avec un ordre du jour, l’animation adaptée, le respect du temps et des rôles durant la réunion ainsi qu’un suivi grâce au compte rendu et à une bonne gestion de tâches.   

En espérant vous avoir redonné la flamme des réunions grâce à tous nos conseils pour les rendent plus productif, mais aussi plus agréable!  

Emy Levasseur
Emy Levasseur

Passionnée de création de contenu sur le web et rédactrice chez Beenote, sa première motivation est de créer du contenu qui peut guider les organisations voulant optimiser leurs réunions et conseils d’administration. Donner des ressources pratiques pour inspirer les entreprises à adopter de meilleures pratiques pour devenir des pros de réunion. Fini la perte de temps!

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