SUCCÈS CLIENT

Les équipes de Marcil Lavalléee ont considérablement amélioré l’ensemble du processus de gestion des réunions

et ce, avant, pendant et après leurs réunions

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Marcil Lavallée est un cabinet indépendant d’experts-comptables, qui offre ses services, entre autres, dans la communauté d’affaires francophone de la capitale nationale du Canada, Ottawa. Depuis plus de 35 ans, elle favorise l’utilisation de la technologie de pointe pour toujours mieux servir sa clientèle. L’équipe est constituée de plus de 80 professionnels, dont 16 associés.

Beenote, pour la gestion des réunions de comités

Marcil Lavallée, fournisseur de services comptables variés, utilise Beenote pour la gestion de leurs réunions de comités. Ceci leur a permis d’améliorer grandement l’efficacité de leurs rencontres, d’assurer un suivi serré des tâches attribuées ainsi que de faciliter la documentation et la recherche des éléments abordés.

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Quels étaient leurs critères d’un bon outil de gestion de réunion?

​L’équipe de Marcil Lavallée avait déjà en place une pratique d’affaires internes de gestion documentaires sécurisées en format PDF.

Cependant, l’entreprise désirait améliorer l’ensemble du processus de gestion des réunions autant avant, pendant et après la tenue de celles-ci avec la mise en place d’une solution collaborative.

L’équipe a alors établi une liste de critères d’évaluation des outils disponibles sur le marché qui répondraient à leurs besoins.

Les critères les plus importants étaient:

• La simplicité de l’outil
• Le suivi des tâches à réaliser
• La recherche de contenu dans l’ensemble des réunions documentées
• L’intégration à l’environnement de courriel/calendrier/tâches de Microsoft 365

«En quelques secondes, il m’est possible de retrouver quoi que ce soit qui a été discuté dans le cadre de mon comité de gestion. Autant les sujets, que les décisions et que les actions à réaliser.» François Fontaine, Directeur, Projets et Amélioration Continue

Les principales raisons qui ont poussé Marcil Lavallée à choisir Beenote

La simplicité de l’outil a permis aux participants de tenir et documenter leurs réunions sans nécessairement impliquer le personnel administratif.

L’intégration à Microsoft 365 leur permet, en plus, de facilement planifier leur rencontre et suivre la réalisation des points d’action. Mais, c’est surtout la possibilité de faire des recherches dans l’historique des décisions qui a fait que Marcil Lavallée a choisi Beenote.

L’expérience d’implantation et d’utilisation de Beenote

L’implantation de Beenote au sein de l’équipe s’est faite facilement. La solution était tout d’abord destinée aux partenaires du bureau comptable. La solution Beeboard répondant très bien à leurs besoins.

Afin de répondre à leurs besoins grandissants, ils apprécient grandement qu’il soit possible d’ajouter éventuellement des équipes opérationnelles par l’entremise des équipes Beenote.

Beenote permet à l’équipe de Marcil Lavallée:

• Une gestion uniforme des réunions au sein de l’équipe
• Centraliser tous les documents dans un seul outil, accessible par tous
• Structurer les réunions avec un gabarit simple d’utilisation
• Diminuer le temps passé à la rédaction du compte rendu
• Collaborer à l’écriture de l’ordre du jour
• Rechercher l’information facilement.
• Documenter les décisions
• Faire le suivi des actions

«Je recommande Beenote pour sa capacité à nous permettre d’être confiant que tout ce qui se dit et se décide pendant nos réunions. Beenote est disponible en temps réel et accessible immédiatement à la suite de la clôture de celles-ci.» François Fontaine, Directeur, Projets et Amélioration Continue

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Pourquoi choisir Beenote comme solution de gestion de réunions de comité?

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Comment les équipes Beenote utilisent Beenote pour leurs réunions?

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Toutes les fonctions dont vos équipes ont besoin, dans un seul outil.