C’est toujours inspirant de découvrir les pratiques de travail des grandes compagnies. Elles sont synonymes de succès et on souhaite donc s’en inspirer à notre tour, espérant, éventuellement, remporter le même succès.
Nous avons déjà parlé des trucs de Mark Zuckerberg pour améliorer l’efficacité des réunions chez Facebook, mais voici d’autres techniques empruntés à Google, Apple et Amazon, qui pourront certainement vous aider à rendre vos réunions plus efficaces.
Principes de base d’une réunion réussie
Avant toute chose, il est bon de dresser une liste des pratiques recommandées par la majorité des grandes compagnies de ce monde:
• Il est essentiel d’avoir préparé un ordre du jour. Si vous voulez que vos réunions soient productives, c’est la clé. Envoyer l’ordre du jour à l’avance permet d’avoir des participants préparés et qui connaissent l’objectif de se réunir.
• À la fin d’une réunion, les participants doivent quitter la réunion avec des tâches à accomplir et/ou connaitre les décisions et actions à prendre.
• Les réunions doivent avoir une fin planifiée. Lorsqu’une réunion n’a pas de fin prévue, il est facile de discuter de plusieurs sujets qui ne sont pas nécessairement pertinents. Il est donc approprié de déterminer l’heure à laquelle elle doit se terminer. Les gens n’auront pas le sentiment d’avoir perdu leur temps.
Maintenant que nous avons jeté un coup d’œil aux principes de base, voici quelques règles plus spécifiques que certaines compagnies ont mises en place.
Les 8 règles d’or des réunions réussies chez Google
Chez Google, avoir une bonne réunion veut dire permettre aux gens de prendre des décisions, résoudre des problèmes et partager des informations. Ils ne veulent surtout pas que leurs employés soient démoralisés par la perte de temps et d’énergie que causent les mauvaises réunions.
- Chaque réunion doit avoir un leader: une personne responsable des décisions qui seront prises.
- La réunion doit avoir un but précis et une structure: un contenu intéressant, des objectifs déterminés à l’avance, les bons participants ainsi que le partage de l’ordre du jour 24h à l’avance, si possible.
- Les réunions qui servent à partager de l’information ou de « brainstorming » doivent avoir un leader, sinon ce sont des pertes de temps.
- Tenir une réunion seulement si c’est nécessaire: les réunions doivent avoir un but, pas seulement avoir lieu par habitude.
- 8 personnes assistent à une réunion, pas plus; envoyer les résultats finaux à ceux (les observateurs) qui peuvent bénéficier de l’information.
- Inclure seulement les gens nécessaires à la prise de position.
- Suivre le temps alloué à l’ordre du jour.
- Soyez présent, totalement. Ce n’est pas le moment de faire d’autres tâches sur votre cellulaire.
La règle des 2 pizzas chez Amazon
Ça peut sembler assez comique comme idée, mais sachez que la compagnie Amazon a banni l’utilisation de PowerPoint pendant les réunions. Les dirigeants ont l’impression que les PowerPoint permettent que d’effleurer les sujets discutés.
En plus, les réunions débutent avec un moment de silence afin de lire les mémos qui se nomment « narrative memos ». Ces mémos de quatre à six pages sous la forme d’un discours sont lus au début, suivis de questions et d’une discussion.
Aussi si vous ne pouvez nourrir votre équipe avec 2 pizzas larges, repensez vos réunions! « We try to create teams that are no larger than can be fed by two pizzas, » said Bezos. « We call that the two-pizza team rule. » Trop de gens font en sorte qu’il y a trop d’opinions et qu’il est ardu de prendre une décision finale.
Des réunions hyper productives chez Apple
Chez Apple, Steve Jobs a certainement laissé son empreinte au niveau des réunions hyper productives. Comment?
1. Garder les réunions le plus courtes possible.
2. Il faut absolument qu’une personne soit responsable de chacun des points à l’ordre du jour.
3. Comme son homologue Amazon, les présentations PowerPoint sont bannies; de bonnes conversations face à face sont privilégiées afin de partager et défendre ses idées.
Pensez-vous copier ces idées pour vos réunions de travail?
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